Cum să scrieți un e-mail profesional (cu imagini)

Cuprins:

Cum să scrieți un e-mail profesional (cu imagini)
Cum să scrieți un e-mail profesional (cu imagini)

Video: Cum să scrieți un e-mail profesional (cu imagini)

Video: Cum să scrieți un e-mail profesional (cu imagini)
Video: Cum scriem corect un e-mail? 2024, Martie
Anonim

E-mailul este o parte importantă a comunicării de afaceri, deci este esențial să o faceți corect. Deși e-mailurile nu sunt de obicei la fel de formale ca scrisorile, acestea ar trebui să fie totuși profesionale și să prezinte o imagine bună despre dvs. și despre afacerea, comunitatea sau poziția dvs. Urmați pașii din acest tutorial pentru a crea e-mailuri comerciale care respectă eticheta și asigură profesionalism.

Pași

Partea 1 din 4: Adresarea e-mailului

Scrieți un e-mail profesional Pasul 1
Scrieți un e-mail profesional Pasul 1

Pasul 1. Adresați-vă e-mailul

Tastați adresa de e-mail a destinatarului dvs. în câmpul Către. Utilizați câmpul Către dacă doriți să trimiteți prin e-mail contacte în timp ce încurajați răspunsul acestora.

  • Acest câmp este destinat persoanelor pe care mesajul le afectează direct. Dacă vă așteptați ca cineva să facă ceva ca reacție la e-mailul dvs., acesta ar trebui să se afle în câmpul Către.
  • Este o idee bună să includeți pe toți oamenii din câmpul Către în linia de deschidere a e-mailului. În acest fel, îi angajați pe toți în conversație de la început și îi informați pe toți despre cine mai este implicat în conversație.
  • Dacă ați inclus mai mult de patru persoane în câmpul Către, adresați-vă grupului în ansamblu începând e-mailul cu ceva de genul „Bună echipă sau„ Bună dimineața tuturor”.
  • Câmpul Către poate fi utilizat pentru câte adrese doriți. Amintiți-vă, toți cei care sunt direct implicați și trebuie să ia măsuri ar trebui să fie incluși în câmpul Către.
Scrieți un e-mail profesional Pasul 2
Scrieți un e-mail profesional Pasul 2

Pasul 2. Folosiți câmpul Cc (opțional)

Câmpul Cc (sau Carbon Copy) este utilizat ca o modalitate de a-i ține pe alții „în buclă” fără obligația sau cerința de a răspunde sau de a lua măsuri în această privință. Gândiți-vă la câmpul Cc ca la un FYI pentru a distribui informații relevante sau actualizări unui număr de asociați care trebuie doar să le privească. Pentru a adăuga adrese în câmpul Cc, trebuie doar să faceți clic pe câmpul Cc și să tastați câte adrese doriți în interior.

Când Cc-ing mai mulți asociați, fiecare destinatar va avea acces la lista Cc-urilor de e-mail

Scrieți un e-mail profesional Pasul 3
Scrieți un e-mail profesional Pasul 3

Pasul 3. Utilizați câmpul Cco (opțional)

Scopul principal al câmpului Cco este de a trimite un e-mail către un grup de contacte care nu se cunosc. Câmpul Bcc (Blind Carbon Copy) vă permite să trimiteți un mesaj către mai multe persoane de contact fără ca aceștia să știe cine altcineva a primit mesajul. Pentru a adăuga adrese în câmpul Bcc, trebuie doar să faceți clic pe câmp și să introduceți fiecare e-mail pe care trebuie să îl includeți.

  • Utilizați câmpul Cco pentru a trimite un e-mail către mai mulți asociați care nu se cunosc. Acest lucru protejează confidențialitatea fiecărui destinatar păstrând lista destinatarilor vizibilă numai pentru expeditor și nu pentru fiecare destinatar.
  • Utilizați câmpul Cco când trimiteți un e-mail către sute de persoane.
  • Contactele dvs. vor putea vedea pe oricine căruia i-a fost trimis e-mailul în câmpurile Către sau Cc, dar nu în câmpul Cco.
Scrieți un e-mail profesional Pasul 4
Scrieți un e-mail profesional Pasul 4

Pasul 4. Răspunde la un e-mail Cc

Dacă sunteți inclus într-un e-mail Cc, probabil că faceți parte dintr-o mână de alți asociați, toți incluși în conversație și este posibil ca expeditorul să nu caute sau să aștepte un răspuns de la niciunul dintre voi. Dacă trebuie să răspundeți, gândiți-vă la natura răspunsului dvs. și la cine se aplică. Puteți alege „Răspundeți expeditorului” dacă aveți doar o notă pentru autorul original al e-mailului sau puteți „Răspunde tuturor” numai dacă informațiile sunt relevante pentru toți cei implicați în conversație.

  • Doar atunci când comentariile dvs. sunt importante pentru întregul grup, veți utiliza câmpul „Răspundeți la toți”.
  • Aveți grijă când alegeți să răspundeți tuturor destinatarilor de pe e-mail. Ar trebui să evitați să inundați căsuțele primite ale altor persoane cu informații irelevante ori de câte ori este posibil.
Scrieți un e-mail profesional Pasul 5
Scrieți un e-mail profesional Pasul 5

Pasul 5. Răspunde la un e-mail Bcc

Dacă ați fost inclus într-un e-mail Bcc, veți avea doar opțiunea de a răspunde expeditorului e-mailului și nu veți putea vedea lista altor destinatari care au primit și un Bcc. Pur și simplu faceți clic pe butonul Răspuns pentru a compune un e-mail către expeditor.

Scrieți un e-mail profesional Pasul 6
Scrieți un e-mail profesional Pasul 6

Pasul 6. Folosiți un antet de subiect scurt și precis

Folosiți cât mai puține cuvinte pentru a descrie subiectul sau natura e-mailului dvs. În loc să umpleți subiectul cu unul sau doi termeni vagi, lăsați-l pe destinatar să știe din timp ce se poate aștepta de la e-mailul dvs. În caz contrar, s-ar putea să nu aibă impactul pe care ar trebui să-l facă. Fiți cât mai specific posibil atunci când furnizați un subiect pentru e-mail, fără a deveni prea vorbăreți. Încercați lucruri precum:

  • „Actualizare întâlnire de conducere”
  • „Problemă legată de pauzele de prânz”
  • "Prezentare generală a întâlnirii pentru 12 martie"

Partea 2 din 4: Compunerea e-mailului

Scrieți un e-mail profesional Pasul 7
Scrieți un e-mail profesional Pasul 7

Pasul 1. Rămâneți la o structură standard

Când abordați un e-mail profesional, este important să îl păstrați curat, scurt și clar. Spuneți ce trebuie spus și țineți cont de asta. Vă puteți dezvolta propria structură care funcționează cel mai bine pentru dvs. Iată o structură de bază de luat în considerare:

  • Felicitarea ta
  • O plăcere
  • Scopul tău
  • Un îndemn la acțiune
  • Un mesaj de închidere
  • Semnatura ta
Scrieți un e-mail profesional Pasul 8
Scrieți un e-mail profesional Pasul 8

Pasul 2. Scrieți salutarea

Pentru a păstra lucrurile profesionale și sofisticate, deschideți-vă întotdeauna e-mailul cu un salut formal, cum ar fi „Dragă domnule Lu”. În funcție de relația dvs. cu destinatarul, îi puteți adresa conform așteptărilor, fie cu întregul nume și titlu, fie doar cu prenumele. Dacă nu sunteți pe numele de persoană alături de persoana respectivă, rămâneți cu numele de familie pentru a evita potențialul să o jigniți.

  • Dacă relația voastră este foarte întâmplătoare, puteți chiar să spuneți „Salut Gabe”. În majoritatea cazurilor, este perfect să deschizi cu o simplă „Dragă Marie”. Dacă natura corespondenței dvs. necesită ceva mai formal, este cel mai sigur să folosiți numele destinatarului singur ca salut pentru a menține lucrurile scurte și dulci.
  • Dacă nu cunoașteți numele destinatarului, puteți utiliza: „Cui îi poate interesa” sau „Stimate domn / doamnă”.
  • Dacă compuneți un e-mail către un grup de destinatari pe care i-ați inclus în câmpul Către și de care aveți nevoie de un răspuns, salutați-le ca grup (dacă numărul de destinatari este de patru sau mai mare) sau includeți fiecare dintre numele lor în felicitare.
  • Dacă trimiteți un e-mail cu Cc's, pur și simplu adresați-vă grupului în ansamblu dacă aveți un număr mare de destinatari, altfel includeți numele fiecărui destinatar în felicitare.
  • Dacă trimiteți un e-mail cu BCC, adresați-vă grupului în ansamblu deschizând cu ceva de genul „Bună tuturor”.
  • Dacă trimiteți prin e-mail cuiva pentru prima dată, păstrați scurt prezentările și spuneți-i cine sunteți într-o singură frază. De exemplu: "A fost minunat să te cunosc la [evenimentul X]."
  • Dacă nu sunteți sigur dacă este necesară o introducere și ați contactat destinatarul înainte, dar nu sunteți sigur dacă își amintesc de dvs., puteți să vă lăsați acreditările în semnătura de e-mail.
Scrieți un e-mail profesional Pasul 9
Scrieți un e-mail profesional Pasul 9

Pasul 3. Identifică-te imediat

Menționarea numelui și a titlului formal sau a funcției va ajuta destinatarul să spună de la cine provine mesajul, fără a fi nevoie de presupuneri. Acest lucru este important mai ales dacă îi scrieți cuiva pe care nu l-ați cunoscut niciodată. Chiar dacă numele dvs. este cuprins în adresa de e-mail de la locul de muncă, informarea celeilalte persoane care sunteți este o curtoazie obișnuită.

  • Puneți interesul destinatarului dvs. evidențiind o conexiune comună sau o experiență comună („Ne-am întâlnit la conferința anuală Women as Leaders de la Toronto anul trecut”).
  • Este bine să omiteți introducerea dacă sunteți deja familiarizat cu persoana pe care o scrieți.
Scrieți un e-mail profesional Pasul 10
Scrieți un e-mail profesional Pasul 10

Pasul 4. Mulțumiți destinatarului pe scurt

Cititorul dvs. este o persoană ocupată, așa că recunoașterea pentru că a luat timp să vă citească e-mailul este un gest plin de grație. În plus, aceasta va fi prima dvs. oportunitate de a le informa despre motivul dvs. pentru scriere. „Vă mulțumim că ați luat în considerare propunerea mea de finanțare pentru cercetare” dă un ton prietenos în timp ce îi spuneți destinatarului ce trebuie să știe.

Începerea unui e-mail prin exprimarea aprecierii dvs. demonstrează, de asemenea, respect, care poate împiedica ca mesajul să apară la fel de rece sau impersonal

Scrieți un e-mail profesional Pasul 11
Scrieți un e-mail profesional Pasul 11

Pasul 5. Spuneți motivul e-mailului dvs

Dacă inițiați linia de comunicare, sunteți responsabil pentru comunicarea destinatarilor dvs. cu privire la e-mail. Este important să vă precizați scopul mai devreme. Asociații de afaceri vor dori să vă poată citi e-mailul rapid și să ajungă la subiect. Lăsați-vă un minut să vă întrebați de ce îl scrieți și de ce aveți nevoie de destinatarul dvs. pentru a-l vedea. Acest lucru vă va ajuta să evitați chitchat-ul inactiv și să vă îndreptați spre un e-mail mai profesionist. Acesta este, de asemenea, un moment bun pentru a vă întreba: „Este cu adevărat necesar acest e-mail?” Din nou, numai trimiterea de e-mailuri care sunt absolut necesare arată respect pentru persoana pe care o trimiteți prin e-mail. După ce sunteți gata să vă compuneți e-mailul, încercați să începeți cu ceva de genul:

  • „Scriu să mă interesez despre …”
  • „Scriu referindu-mă la …”
  • „Vă rog să vă alăturați aceste modificări și să-mi oferiți feedback-ul dvs. …”
Scrieți un e-mail profesional Pasul 12
Scrieți un e-mail profesional Pasul 12

Pasul 6. Mulțumește destinatarului (opțional)

Dacă răspundeți la întrebarea unui client sau dacă cineva a răspuns la unul dintre e-mailurile dvs., ar trebui să începeți cu o linie de mulțumire. De exemplu:

  • "Mulțumesc pentru răspuns…"
  • "Vă mulțumesc pentru atenția acordată în această chestiune …"
  • „Vă mulțumim că ați contactat Ocean Safari Scuba …”
  • Mulțumirea cititorului este o modalitate excelentă de a rămâne politicos, profesionist și în relații bune cu destinatarul.
Scrieți un e-mail profesional Pasul 13
Scrieți un e-mail profesional Pasul 13

Pasul 7. Păstrați scurt corpul e-mailului

Cu e-mailurile de afaceri, cu cât includeți mai puțin, cu atât mai bine. Creați fiecare e-mail pe care îl trimiteți aproape un singur lucru. Dacă trebuie să comunicați despre un alt proiect, scrieți un alt e-mail.

  • Încercați să comunicați tot ce aveți nevoie în doar cinci propoziții. Spune tot ce trebuie să spui și nu mai mult. Uneori va fi imposibil să vă limitați e-mailul la doar cinci propoziții. Nu vă faceți griji dacă trebuie să includeți mai multe informații.
  • În corpul e-mailului dvs., includeți toate informațiile relevante și orice aveți nevoie de la destinatari.
Scrieți un e-mail profesional Pasul 14
Scrieți un e-mail profesional Pasul 14

Pasul 8. Includeți un îndemn (opțional)

Dacă aveți nevoie de destinatarul dvs. pentru a face ceva, nu presupuneți doar că vor ști ce să facă sau când. Ajutați-i să conturați clar de ce aveți nevoie. Spune ceva de genul:

  • "Ai putea să-mi trimiți acele fișiere până joi?"
  • "Ai putea scrie asta în următoarele două săptămâni?"
  • „Vă rog să-i scrieți lui Thomas despre acest lucru și să-mi spuneți când ați făcut acest lucru”.
  • Structurarea cererii dvs. ca întrebare încurajează un răspuns. Puteți spune: „Anunță-mă când ai făcut asta”.
Scrieți un e-mail profesional Pasul 15
Scrieți un e-mail profesional Pasul 15

Pasul 9. Spuneți destinatarului cum vă așteptați să urmărească

Acum, că ați oferit un îndemn la acțiune, dați cititorului o lovitură în direcția corectă. O cerere de examinare a unui raport financiar, de exemplu, ar putea fi însoțită de o rugăminte de genul „anunțați-mi ce părere aveți despre aceste cifre”. În acest fel, cealaltă parte nu se va întreba ce să facă cu informațiile care le-au fost date.

  • Oferirea unui interval de timp definit în care doriți să auziți înapoi („ar fi ideal dacă am putea organiza aceste documente înainte de întâlnirea de joi”) poate asigura un răspuns mai rapid.
  • Încercați să răspundeți la e-mailurile importante în termen de 24 de ore.
Scrieți un e-mail profesional Pasul 16
Scrieți un e-mail profesional Pasul 16

Pasul 10. Adăugați închiderea

Pentru a vă menține e-mailurile profesionale, terminați-le cu un alt mulțumesc cititorului sau cu un la revedere formal, cum ar fi:

  • "Multumesc pentru rabdarea si cooperarea ta"
  • "Multumesc ca ai luat in considerare"
  • „Dacă aveți întrebări sau nelămuriri, nu ezitați să mă anunțați”
  • "Aștept cu nerăbdare să ne auzim".
  • Încheiați e-mailul cu o închidere corectă înainte de numele dvs., cum ar fi „Cu salut” sau „Cu stimă”
  • Evitați închiderile casual, cum ar fi „Noroc”, cu excepția cazului în care sunteți prieteni buni cu cititorul, deoarece aceste tipuri de închideri sunt mai puțin profesionale.
Scrieți un e-mail profesional Pasul 17
Scrieți un e-mail profesional Pasul 17

Pasul 11. Semnează-ți numele

Într-un e-mail profesional, semnătura dvs. ar trebui să includă următoarele:

  • Numele dumneavoastră.
  • Titlul postului tău.
  • Un link către site-ul dvs. web.
  • Linkuri către conturi de socializare (opțional).
  • Informații de contact necesare.
Scrieți un e-mail profesional Pasul 18
Scrieți un e-mail profesional Pasul 18

Pasul 12. Deconectați-vă cu o semnătură personalizată

Semnătura din partea de jos a e-mailului ar trebui să ofere destinatarului toate informațiile de care au nevoie despre cine sunteți, astfel încât să nu fie nevoie să vă prezentați pe larg în mesaj. Asigurați-vă că includeți numele dvs. complet, numele companiei dvs., titlul sau funcția, adresa de e-mail preferată și un număr de telefon la care puteți fi contactat direct.

  • Pentru a vă salva unele probleme, salvați-vă semnătura personalizată în orice platformă de e-mail pe care o utilizați, astfel încât să fie afișată automat în mesajele viitoare.
  • Furnizarea de linkuri către conturile dvs. de socializare va oferi contactelor necunoscute o imagine mai completă a dvs.
  • Nu împiedicați semnătura cu detalii, citate sau grafică inutile.

Partea 3 din 4: Furnizarea profesionalității prin e-mail

Scrieți un e-mail profesional Pasul 19
Scrieți un e-mail profesional Pasul 19

Pasul 1. Mențineți un ton profesional

Când trimiteți e-mailuri comerciale, este important să fiți atenți în special la limba pe care o utilizați pentru a evita confuzia sau interpretarea greșită. În general, nu ar trebui să le spuneți într-un e-mail șefului sau colegilor dvs. ceva ce nu le-ați spune personal. Cuvintele tale ar trebui să fie întotdeauna calme, politicoase și agreabile, chiar și în situații în care tu nu te simți așa.

  • După ce ați scris e-mailul, citiți-l înapoi pentru a determina dacă ați captat tonul potrivit.
  • Deși ar trebui să fie de la sine înțeles, abțineți-vă de la utilizarea oricărui tip de argou sau blasfemie.
  • În timp ce umorul este adesea o calitate valoroasă la locul de muncă, e-mailurile legate de muncă nu sunt de obicei vehiculul potrivit pentru acesta.
Scrieți un e-mail profesional Pasul 20
Scrieți un e-mail profesional Pasul 20

Pasul 2. Prezentați mai întâi cele mai importante informații

Așa cum am menționat anterior, ar trebui să presupuneți că destinatarul dvs. are multe pe farfurie și să faceți un efort să nu vă ocupați prea mult din timpul lor. După ce le-ați mulțumit pentru atenție, treceți direct la subiect. Nu tăiați cuvintele și nu simțiți nevoia să veniți cu o introducere prea detaliată. Spre deosebire de metodele mai obișnuite de corespondență, e-mailurile profesionale ar trebui să fie politicoase, dar directe.

  • Încercați o propoziție introductivă de genul „Vă scriu pentru a vă informa că abonamentul dvs. a expirat și că trebuie reînnoit personal înainte de a putea primi în continuare beneficii pentru membri”. Apoi, puteți urmări cu detaliile pertinente de care are nevoie destinatarul pentru a lua măsuri.
  • Majoritatea oamenilor tind să scaneze e-mailurile, mai degrabă decât să citească fiecare cuvânt. Cu cât obiectivul dvs. principal este mai aproape de început, cu atât este mai probabil ca destinatarul dvs. să-l ridice.
Scrieți un e-mail profesional Pasul 21
Scrieți un e-mail profesional Pasul 21

Pasul 3. Mențineți restul mesajului concis

Nu are sens să vă plimbați fără scop după ce v-ați declarat scopul. Cu spațiul rămas, furnizați orice alte detalii pe care credeți că merită menționate. Folosiți întotdeauna cuvinte și fraze scurte, simple, pentru a elimina cât mai mult din munca interpretării sensului dvs.

  • Respectați „regula celor cinci propoziții” - mesajele mai scurte de cinci propoziții se pot dovedi vii sau nepoliticoase, în timp ce orice mai lung de cinci propoziții vă pune în pericol să vă pierdeți atenția cititorului.
  • Dacă din anumite motive trebuie să includeți o cantitate mare de informații, faceți-o ca atașament separat.
Scrieți un e-mail profesional Pasul 22
Scrieți un e-mail profesional Pasul 22

Pasul 4. Transmiteți o idee sau o cerere clară

După ce v-ați declarat motivul pentru care scrieți, spuneți cititorului exact cum ați dori să răspundă. Dacă trebuie să știe ceva, spuneți-le; dacă trebuie să facă ceva, întreabă-i. Până când vor termina de citit mesajul dvs., destinatarul dvs. ar trebui să fie pregătit să formuleze un răspuns.

  • Comunicatorii cu experiență se referă la acest lucru ca „chemare la acțiune” și este o modalitate bună de a vă asigura că dialogul dvs. menține un simț distinct al scopului.
  • Un îndemn la un e-mail profesional ar putea spune ceva de genul „este important să memorați numărul de autorizare de securitate furnizat împreună cu acest e-mail” sau „Vă rugăm să vă actualizați disponibilitatea de vară până la sfârșitul lunii”.
Scrieți un e-mail profesional Pasul 23
Scrieți un e-mail profesional Pasul 23

Pasul 5. Limitați-vă e-mailul la un singur subiect

Confruntarea destinatarului cu prea multe informații dintr-o dată îi poate face să se simtă copleșiți. Cel mai bine este să limitați domeniul de e-mail la unul sau două subiecte relevante. Acest lucru nu numai că va permite cititorului să înțeleagă ce se întâmplă mult mai repede, ci vă va ajuta și să vă păstrați mesajul succint.

Mai multe subiecte sau solicitări ar trebui rezervate pentru mai multe e-mailuri

Partea 4 din 4: Trimiterea e-mailului

Scrieți un e-mail profesional Pasul 24
Scrieți un e-mail profesional Pasul 24

Pasul 1. Corectați-vă e-mailul înainte de al trimite

Reveniți cu atenție la mesajul dvs. pentru a vă asigura că nu conține greșeli de scriere, greșeli de ortografie sau propoziții neclare. Greșelile nepăsătoare se pot reflecta slab asupra dvs. și a companiei pe care o reprezentați.

  • Utilizați funcția de verificare ortografică a platformei dvs. de e-mail pentru a evita neglijările accidentale.
  • Puteți, de asemenea, să vă alocați acest timp pentru a face modificări de ultim moment în formatare, care credeți că vă pot face e-mailul mai ușor de digerat.
Scrieți un e-mail profesional Pasul 25
Scrieți un e-mail profesional Pasul 25

Pasul 2. Simplificați-vă e-mailul, dacă este posibil

Amintiți-vă, destinatarii dvs. sunt ocupați și vor să ajungă rapid la carnea e-mailului. Faceți un pas înapoi și evaluați-vă e-mailul. Iată câteva lucruri de luat în considerare:

  • Folosiți propoziții scurte, cuvinte și paragrafe. Acest lucru face ca e-mailul să fie rapid și ușor de citit și de înțeles.
  • Dacă este posibil să tăiați un cuvânt, tăiați-l. Tăiați-vă frazele cât mai scurt posibil.
Scrieți un e-mail profesional Pasul 26
Scrieți un e-mail profesional Pasul 26

Pasul 3. Oferiți e-mailului dvs. o corectură corectă

E-mailurile profesionale necesită o corectură corectă. Citiți-vă e-mailul cu voce tare. Acest lucru vă poate ajuta să prindeți o mulțime de greșeli de ortografie și de gramatică. Intreaba-te pe tine insuti:

  • E-mailul meu este clar?
  • E-mailul meu ar putea fi înțeles greșit?
  • Cum ar suna dacă aș fi destinatarul?
Scrieți un e-mail profesional Pasul 27
Scrieți un e-mail profesional Pasul 27

Pasul 4. Păstrați-l profesional

Nu trebuie să vă arătați personalitatea în e-mailul profesional. Dacă doriți, puteți să-l lăsați să se afișeze subtil prin stilul dvs. de scriere, dar stați departe de emoticoane, abrevieri de chat (cum ar fi LOL) sau fonturi și fundaluri colorate.

  • Singura dată când este adecvat să utilizați emoticonuri sau abrevieri de chat este atunci când oglindiți limba de e-mail a persoanei căreia îi scrieți.
  • Scrie ca și cum ai vorbi. Acest lucru vă poate ajuta să vă păstrați e-mailul scurt, prietenos și simpatic.
  • Nu spuneți nimic într-un e-mail pe care nu l-ați spune destinatarului personal.
Scrieți un e-mail profesional Pasul 28
Scrieți un e-mail profesional Pasul 28

Pasul 5. Trimiteți e-mailul

După ce ați corectat e-mailul și ați inclus toate informațiile necesare și ați adăugat fiecare destinatar în câmpul corespunzător, faceți clic pe butonul Trimiteți.

Video - Prin utilizarea acestui serviciu, unele informații pot fi partajate cu YouTube

sfaturi

  • Amintiți-vă, oamenii vor să citească rapid e-mailurile, deci păstrați-vă propozițiile scurte și clare.
  • Dacă puteți spune ceva pozitiv despre destinatarul dvs. sau despre munca acestuia, faceți acest lucru. Cuvintele tale nu vor fi irosite.
  • Configurați o semnătură. Este un mod scurt de a partaja informații pe care ar trebui să le includeți în fiecare e-mail. Punând aceste informații în semnătura dvs., vă păstrați corpul e-mailurilor scurte.
  • Dacă destinatarul v-a ajutat în vreun fel, nu uitați să le mulțumiți. Ar trebui să faceți acest lucru chiar și atunci când este treaba lor să vă ajute.
  • Doriți să vă îmbunătățiți scrierea e-mailurilor? Încercați să scrieți mesajul ca și când acesta va fi transmis către CEO. Acest lucru vă ajută să vă păstrați tonul și limbajul consecvent și profesional.
  • Acordați o atenție deosebită gramaticii, ortografiei și punctuației, astfel încât să prezentați o imagine profesională a dvs. și a companiei dvs.
  • Păstrați scurt prezentările scriindu-le de parcă ați vorbi față în față.
  • Luați un moment pentru a stabili dacă un e-mail este chiar necesar înainte de a începe să scrieți unul. În multe cazuri, aceleași informații pot fi transmise printr-un simplu telefon sau o scurtă plimbare către un alt departament.
  • Nu uitați să spuneți „vă rog” și „mulțumesc”. Manierele parcurg un drum lung în stabilirea unor relații profesionale bune.
  • Așteptați până după ce ați terminat corectura pentru a introduce adresa destinatarului. Acest lucru vă va împiedica să trimiteți accidental e-mailul înainte ca acesta să fie finalizat.
  • Scrierea e-mailurilor eficiente este ca orice altceva. Cu cât exersezi mai mult, cu atât vei primi mai bine.

Avertizări

  • Aveți grijă cu câmpul Cc. Dacă trimiteți prin e-mail tone de contacte care nu se cunosc, dar toate trebuie să cunoască informațiile, asigurați-vă că utilizați câmpul Cco pentru a le proteja confidențialitatea.
  • Folosiți opțiunea Răspundeți la toți cu moderare. Trimiteți răspunsul dvs. numai celor care trebuie să știe.
  • Evitați să folosiți argou sau abrevieri informale („LOL”, „ICYMI”, „TTYL” etc.). Acestea pot fi confuze pentru cititori și nu pot avea loc într-un e-mail referitor la muncă.
  • Nu introduceți mesajul cu majuscule sau minuscule.

Recomandat: