Cum să organizezi o AGA (Adunarea Generală Anuală) (cu imagini)

Cuprins:

Cum să organizezi o AGA (Adunarea Generală Anuală) (cu imagini)
Cum să organizezi o AGA (Adunarea Generală Anuală) (cu imagini)

Video: Cum să organizezi o AGA (Adunarea Generală Anuală) (cu imagini)

Video: Cum să organizezi o AGA (Adunarea Generală Anuală) (cu imagini)
Video: A Guide to Virtual Annual General Meeting Strategies 2024, Martie
Anonim

O adunare generală anuală (AGM) are loc o dată pe an, în conformitate cu constituția sau regulile unei organizații. În timpul acestei întâlniri, va trebui să discutați finanțele, alegerile consiliului și alte probleme care afectează întreaga organizație.

Pași

Partea 1 din 3: Prima parte: Planificarea întâlnirii

Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 1
Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 1

Pasul 1. Revedeți regulile organizației

Înainte de a configura ceva, consultați regulile și reglementările organizației cu privire la AGA. În timp ce majoritatea organizațiilor aderă la aceeași structură generală, unele detalii pot varia.

  • Detalii pe care este posibil să trebuiască să le acordați o atenție specială pentru a include tipul de notificare pe care trebuie să o furnizați membrilor cu privire la ședință, procedura de alegere a noilor membri ai consiliului și tipul de informații care trebuie revizuite la fiecare AGA.
  • De asemenea, trebuie să verificați câte persoane trebuie să fie prezente pentru ca întâlnirea să fie considerată oficială și modul în care ar trebui prezentate și votate noile amendamente la constituția organizației.
Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 2
Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 2

Pasul 2. Programați întâlnirea mai devreme

Setați data și ora AGA cât mai curând posibil. Notificați imediat membrii cheie.

  • Membrii neesențiali trebuie informați odată ce detaliile sunt finalizate.
  • Odată ce toată lumea a fost informată cu privire la dată, ar trebui să trimiteți reamintiri regulate pentru a împiedica pe cineva să uite.
Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 3
Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 3

Pasul 3. Asigurați locul

Dacă nu aveți propriul loc de desfășurare, va trebui să alegeți un loc care să vă poată organiza AGA și să-l securizeze cât mai curând posibil.

  • Chiar dacă aveți propriile facilități, organizarea AGM într-un loc separat poate face ca ocazia să pară mai semnificativă și, ca atare, poate atrage mai mulți participanți.
  • Alegeți un loc care poate găzdui pe toți cei implicați. Asigurați-vă că camera este suficient de mare pentru a ține pe toată lumea confortabil. Dacă aveți membri sau alți participanți care au nevoie de spații de cazare speciale (cum ar fi ușile largi și rampele pentru membrii legați de scaunul cu rotile), verificați dacă locul poate corespunde acestor nevoi înainte de a-l rezerva.
  • După ce decideți locul potrivit, rezervați-l imediat ce ați stabilit data și ora.
Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 4
Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 4

Pasul 4. Pregătiți o agendă

Agenda este în esență o listă sau o schiță a informațiilor care vor fi acoperite la AGA.

  • Pregătiți această agendă în avans. Poate că va trebui să-l trimiteți participanților cu notificarea întâlnirii, dar chiar dacă nu o faceți, va trebui să-l pregătiți să se difuzeze la întâlnirea propriu-zisă.
  • Enumerați subiectele de discuție în ordinea în care vă așteptați să le abordați.
  • De obicei, listarea titlului fiecărui subiect este suficientă pe o agendă. Probabil că nu este nevoie să oferiți detalii despre fiecare subiect.
  • Un exemplu de agendă ar putea arăta ca:

    • AGENDĂ
    • 1) Bun venit
    • 2) Scuze pentru absență
    • 3) Minutele AGM anterioare
    • 4) Probleme care decurg din procesele verbale
    • 5) Raportul anual al președintelui
    • 6) Raportul anual al secretarului
    • 7) Raportul anual al trezorierului
    • 8) Alegerea ofițerilor
    • 9) Afaceri generale
    • 10) Data următoarei ședințe
    • 11) Încheierea întâlnirii
Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 5
Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 5

Pasul 5. Luați timpul necesar pentru a pregăti documente și rapoarte

Este nevoie de timp pentru a pregăti toate declarațiile, rapoartele și documentele de care aveți nevoie pentru AGA, așa că începeți devreme.

  • Aveți grijă de toate documentele și rapoartele de care vă ocupați cât mai curând posibil.
  • Reamintiți celorlalți membri ai comitetului să pregătească și informațiile de care sunt responsabili.
  • Documentele pe care poate fi necesar să le pregătiți pot include rapoarte financiare lunare și alte situații financiare, procesele-verbale anterioare ale AGA, raportul președintelui, raportul secretarului și raportul trezorierului.
Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 6
Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 6

Pasul 6. Comunicați cu membrii despre rolurile de conducere

În cazul în care alegerile consiliului vor fi discutate la AGA, ar trebui să căutați membri care ar putea îndeplini rolurile necesare înainte de ședință.

  • Vorbește cu membrii pe care îi urmărești și întreabă dacă ar fi dispuși să-și asume rolul.
  • Dacă va fi necesară o pregătire suplimentară, oferiți acelor membri instruirea de care vor avea nevoie.
Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 7
Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 7

Pasul 7. Trimiteți notificarea

Trebuie să trimiteți un „Aviz de întâlnire” oficial tuturor membrilor. Respectați reglementările stabilite în regulile organizației dvs. atunci când stabiliți când și cum să faceți acest lucru.

  • De asemenea, este posibil să fie nevoie să invitați sponsori, membri pe viață și absolvenți, precum și alte părți interesate sau părți conexe.
  • De obicei, o notificare a întâlnirii trebuie să includă data, ora, durata și locul de desfășurare a AGA. Va trebui să declarați că se organizează alegeri atunci când este cazul.
  • Puteți include întreaga agendă a ședinței sau puteți alege să menționați unul sau două elemente cheie. Verificați constituția organizației pentru a determina procedura corectă.
Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 8
Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 8

Pasul 8. Configurați spațiul înainte de întâlnire

În ziua AGA, sosiți cu câteva ore mai devreme, astfel încât să puteți configura camera.

Rețineți că unii participanți pot ajunge cu 30 de minute mai devreme sau cam așa ceva. Încercați să configurați toate locurile și băuturile răcoritoare înainte ca acest lucru să se întâmple

Partea 2 din 3: Partea a doua: Discutarea agendei la reuniune

Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 9
Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 9

Pasul 1. Ia minute

Secretarul este de obicei responsabil pentru preluarea proceselor-verbale ale întâlnirii, dar dacă acest lucru nu este cazul organizației dvs., va trebui să desemnați pe cineva care să înregistreze conținutul AGA.

  • Păstrați o evidență a oricăror decizii luate la AGA, în special a celor referitoare la alegeri și modificări ale constituției organizației.
  • De asemenea, poate fi o idee înțeleaptă să înregistrați numele și informațiile de contact ale participanților. Puteți face acest lucru instruind participanții să se conecteze odată ce sosesc.
Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 10
Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 10

Pasul 2. Bine ați venit participanții

Deschideți AGA cu un salut formal. În timpul acestui salut, asigurați-vă că agenda întâlnirilor și rapoartele anuale sunt distribuite participanților.

  • Declarați întâlnirea deschisă. În timp ce faceți acest lucru, indicați numele complet al organizației și numărul AGA actual (a douăzeci și a doua Adunare generală anuală, a treizeci și nouă adunare generală anuală etc.).
  • Bun venit tuturor membrilor și numiți orice vizitator special.
Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 11
Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 11

Pasul 3. Faceți scuze necesare

Dacă vreun ofițer sau membru semnificativ este absent, poate doriți să menționați pe scurt numele celor absenți după mesajul de întâmpinare.

  • Puteți invita și alți membri prezenți să-și ceară scuze în numele participanților absenți suplimentari.
  • Faceți o mișcare formală pentru a accepta scuzele.
Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 12
Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 12

Pasul 4. Consultați procesul-verbal al ședinței anterioare

Verificați dacă toată lumea a primit o copie a ședințelor de la AGA de anul trecut. Examinați aceste procese verbale și, când toate problemele sunt soluționate, treceți la acceptarea formală a procesului verbal.

  • Dacă sunt necesare modificări sau corecții, acestea trebuie făcute înainte ca procesele verbale să fie acceptate.
  • După ce a votat pentru a accepta procesul-verbal, președintele va trebui să se semneze pe ele.
Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 13
Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 13

Pasul 5. Introduceți orice aspecte noi

Subiectele care au legătură cu procesele verbale din AGA anterioară trebuie abordate imediat după acceptarea acestor procese verbale.

Discutați problemele după cum este necesar. Acesta este de obicei un moment pentru a prezenta preocupări și observații, astfel încât este posibil să nu fie necesare mișcări formale

Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 14
Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 14

Pasul 6. Consultați rapoartele

Va trebui să discutați raportul președintelui sau al președintelui, raportul secretarului și raportul trezorierului.

  • Citiți și discutați fiecare raport unul câte unul. După ce fiecare raport a fost examinat cu atenție, ar trebui să faceți o propunere oficială pentru a adopta raportul respectiv.
  • În timpul raportului trezorierului, va trebui să prezentați participanților o evidență a finanțelor anului precedent. Trezorierul poate îndeplini de obicei sarcina, dar unele organizații pot necesita utilizarea unui partid independent.
Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 15
Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 15

Pasul 7. Treceți prin orice alegeri

Dacă noi membri ai consiliului trebuie să fie aleși la AGA din acest an, ar trebui să țineți aceste alegeri după transmiterea rapoartelor, dar înainte ca orice problemă generală să fie abordată.

  • Pregătiți materialele necesare în avans.
  • Decideți asupra sistemului de vot înainte de ședință. Explicați clar sistemul înainte de voturi.
  • Un partid neutru ar trebui să numere voturile.
  • Procesul-verbal va trebui să arate cine a fost nominalizat, cine a propus nominalizarea și cine a secundat-o. De asemenea, ar trebui să enumere numărul de voturi pe care le-a avut fiecare candidat și cine a fost ales pentru fiecare funcție.
Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 16
Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 16

Pasul 8. Discutați despre problemele generale

Afacerea generală este de obicei ultima chestiune discutată la o AGA. Acesta este un moment pentru participanți pentru a aduce probleme și preocupări care nu sunt acoperite altfel.

Deoarece această parte a ședinței este oarecum informală, probabil că nu veți lua nicio moțiune sau vot în acest timp

Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 17
Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 17

Pasul 9. Setați o dată pentru următoarea întâlnire

Dacă știți data și locația următoarei AGA, indicați-o la sfârșitul acestei întâlniri.

Treceți peste acest pas dacă nu s-au făcut încă planuri formale

Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 18
Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 18

Pasul 10. Închideți întâlnirea

Când totul a fost acoperit, declarați AGA închisă.

Partea 3 din 3: Partea a treia: Întâlnirea plăcută

Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 19
Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 19

Pasul 1. Postează un salut în ușă

Numiți un membru sau doi care să stea la ușă și să salute oamenii pe măsură ce sosesc.

Folosirea salutărilor poate face ca atmosfera să pară mai prietenoasă și mai primitoare

Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 20
Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 20

Pasul 2. Furnizați băuturi răcoritoare

Încercați cel puțin să furnizați apă participanților, mai ales dacă întâlnirea va fi una lungă.

  • Oferirea unei varietăți de băuturi răcoritoare este o opțiune mai bună. Luați în considerare furnizarea de băuturi reci (apă, ceai cu gheață și limonadă / pumn) și băuturi calde (cafea și ceai fierbinte).
  • În funcție de momentul zilei, poate fi, de asemenea, adecvat să oferiți gustări ușoare, cum ar fi brânza și biscuiții.
Rulați o AGM (Adunarea Generală Anuală) Pasul 21
Rulați o AGM (Adunarea Generală Anuală) Pasul 21

Pasul 3. Invită un vorbitor invitat

Vorbitorul ar trebui să vorbească despre o problemă neoficială de mare importanță pentru membrii organizației dvs.

De obicei, vorbitorul va urma prezentarea lucrărilor generale, dar va veni înainte de încheierea ședinței propriu-zise. Dacă doriți, puteți cere oratorului să prezinte după închiderea ședinței oficiale

Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 22
Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 22

Pasul 4. Oferiți premii

Un premiu la ușă poate încuraja participarea. Luptele pot încuraja atât participarea, cât și sprijinul financiar.

  • Luați în considerare găzduirea unei tombole de 50/50 în care jumătate din încasări merg la câștigător și jumătate la organizație.
  • Tombole coș cadou sunt o altă opțiune.
  • Luați în considerare ca prezența să fie o cerință pentru a solicita premii.
Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 23
Rulați o AGA (Adunarea Generală Anuală) Pasul 23

Pasul 5. Urmăriți întâlnirea cu un social

Încurajați participarea, menținând partea formală de afaceri a AGA cât mai scurtă posibil. Urmați-l cu un social în care participanții pot interacționa și se pot distra.

  • Dacă aveți bugetul, luați în considerare găzduirea unui prânz după încheierea întâlnirii. Puteți reduce costurile făcând masa de prânz un potluck.
  • Pentru organizațiile cu bugete mai mici, o oră informală de cocktail ar putea fi mai realistă. În loc să oferiți băuturi răcoritoare în timpul întâlnirii, așteptați până după aceea și serviți gustarea cu o varietate de băuturi nealcoolice și vin.

Recomandat: