Când conduceți o ședință, chemarea la ordine a întâlnirii este o așteptare. Unii oameni consideră că această sarcină este intimidantă, mai ales atunci când sunt noi. A vorbi în fața unui grup poate fi dificil, dar devine mai ușor odată ce începeți. Deși s-ar putea să vă simțiți nervos la început, chemarea unei întâlniri la comandă este o sarcină simplă odată ce ați însușit demonstrarea profesionalismului într-o întâlnire, demonstrarea încrederii folosind limbajul corpului și menținerea unei posturi bune.
Pași
Partea 1 din 3: Arătarea profesionalismului într-o întâlnire
Pasul 1. Bine ai venit pe măsură ce sosesc
Aceasta este o oportunitate excelentă de a da tonul, de a încuraja oamenii să vorbească și de a direcționa oamenii către zona de relaxare.
- Păstrați-vă limbajul corpului casual, zâmbind și deplasându-vă pe calea de intrare.
- Folosiți felicitări ocazionale. Ai putea încerca un simplu „Bună dimineața. Ce mai faci?"
Pasul 2. Fă discuții
Purtă conversații scurte și întâmplătoare cu participanții. Nu uitați să păstrați subiectele dvs. profesionale.
- Folosiți discuții mici pentru a vă stabili rolul de președinte într-un mod relaxat. Aceasta este oportunitatea dvs. de a vorbi cu participanții în rolul dvs. oficial de gazdă a întâlnirii. Spuneți: „Ați văzut articolul de știri despre echipamente de joacă mai sigure pentru parcuri?”
- Alegeți subiecte legate de agenda întâlnirii, astfel încât să puteți muta cu ușurință participanții către obiectivul întâlnirii. De exemplu, dacă întâlnirea dvs. este legată de serviciile parcului, alegeți subiecte precum îmbunătățirile recente ale parcului sau poveștile care au loc în parc.
Pasul 3. Începeți la timp
Setați o oră de început exactă și o oră de sfârșit proiectată. Respectați-vă programul, deoarece întârzierea începerii unei întâlniri costă organizației timpul fiecărei persoane care așteaptă.
- Dacă cineva crucial pentru întâlnirea dvs. nu a sosit sau vă lipsește cvorumul necesar, adresați-vă participanților dvs. pentru a le informa despre întârzierea sosirii acelei persoane. Începeți întâlnirea și utilizați timpul de întârziere ca forum deschis. Direcționați discuția, astfel încât oamenii să nu stea în așteptare.
- Rețineți că, dacă începeți târziu, există probabilitatea ca oamenii să plece în continuare la ora de finalizare programată inițial, deoarece este posibil să fi programat alte întâlniri sau activități pentru mai târziu în cursul zilei.
Pasul 4. Ridică-te
Când sosește timpul pentru a începe întâlnirea, ridicați-vă de la locul dvs. pentru a atrage atenția participanților și a semnaliza că sunteți pe punctul de a începe. Stând în picioare, comunicați că sunteți la conducerea camerei.
Pasul 5. Salută participanții
Începeți să vorbiți cu o remarcă de deschidere generalizată. Acest lucru semnalează deschiderea ședinței și atrage atenția oricui este încă ocupat cu o conversație laterală sau o activitate în afara sarcinii, cum ar fi derularea prin e-mailul de lucru pe un telefon mobil.
- De exemplu, spuneți: „Bună dimineața. Vă mulțumim că v-ați alăturat astăzi.”
- Evitați felicitările informale, cum ar fi „Hei, toată lumea”. Acest lucru va seta tonul greșit.
Pasul 6. Prezintă-te
Furnizați pe scurt numele dvs. și menționați-vă poziția. Chiar dacă participanții vă cunosc, este important să stabiliți că sunteți președintele. Acesta este, de asemenea, momentul pentru a introduce orice difuzoare.
Pasul 7. Anunță-ți apelul la comandă
În calitate de președinte, sunteți responsabil pentru stabilirea unei ore de început pentru înregistrare. Minutele încep după apelul oficial la comandă. Ca parte a apelului dvs. la comandă, veți indica și data și ora înregistrării.
- La o întâlnire oficială, spuneți: „Eu chem această întâlnire la comandă la 11:30 AM, joi, 4 mai 2017”.
- Dacă întâlnirea dvs. este informală, vă puteți modifica discursul, dar este totuși important să precizați că întâlnirea a început. În loc să spuneți că ședința este chemată la ordine, ați putea spune: „Începem această întâlnire joi, 4 mai 2017 la 11:30 AM.”
Pasul 8. Precizați scopul întâlnirii
Reamintiți participanților obiectivul întâlnirii. În calitate de președinte, este responsabilitatea dumneavoastră să vă asigurați că toată lumea înțelege ceea ce se așteaptă de la ședință și că toată lumea este la sarcină pe durata ședinței.
- Spuneți: „Suntem aici astăzi pentru a selecta o culoare de vopsea pentru noile bănci din Quiet Pines Park”.
- Scopul dvs. ar trebui să fie menționat în 1-2 propoziții.
Pasul 9. Conduceți întâlnirea
Ia-ți loc și urmărește agenda pentru a continua întâlnirea. În calitate de președinte al ședinței, ar trebui să vă asigurați că ședința rămâne în sarcină și că părerea tuturor este ascultată.
- Cât de mult aveți controlul asupra ședinței în calitate de președinte va depinde de stilul dvs. personal și de cultura organizației dvs.
- Odată ce începe întâlnirea, chemarea la comandă este finalizată.
SFAT DE EXPERT
Gene Linetsky, MS
Startup Founder & Engineering Director Gene Linetsky is a startup founder and software engineer in the San Francisco Bay Area. He has worked in the tech industry for over 30 years and is currently the Director of Engineering at Poynt, a technology company building smart Point-of-Sale terminals for businesses.
Gene Linetsky, MS
Fondator startup și director inginerie
Respectați limita de timp.
Gene Linetsky, un fondator de startup, spune:"
Partea 2 din 3: Arătarea încrederii folosind limbajul corpului
Pasul 1. Faceți contact vizual
Contactul vizual crește atenția, te face mai vizibil și convinge oamenii că ceea ce spui este important.
- Într-un cadru de întâlnire, schimbați-vă privirea în jurul camerei în timp ce vorbiți, făcând contact vizual cu fiecare persoană în timp ce privirea trece peste cameră.
- Dacă nu vă simțiți confortabil, uitați-vă la centrul nasului lor.
- Vă simțiți confortabil cu contactul vizual în prealabil, practicând cu prietenii, familia și colegii. Începeți să vă uitați la frunte, apoi treceți la centrul nasului. În cele din urmă, faceți contactul vizual timp de câteva secunde, progresând încet către un contact vizual consistent în timp ce vorbiți.
Pasul 2. Nu te agita
Stând în picioare sau așezat încă îți transmite că ești încrezător, așa că găsește-ți echilibrul.
- Mutare în jurul valorii de mult și agitat sugerează că sunteți nervos sau anxios, subminând autoritatea ta.
- Păstrați-vă mâinile concentrate pe o sarcină, cum ar fi strângerea mâinii sau notarea agendei.
Pasul 3. Vorbește într-un ritm normal
Oamenii nervoși au tendința de a vorbi rapid, așa că fii atent la discursul tău. Transmite încredere vorbind calm și tare.
Pasul 4. Rămâneți deschis
Ține-ți brațele lângă tine. Persoanele anxioase își încrucișează adesea brațele sau încearcă să-și acopere fețele.
Pasul 5. Lean in
Când vorbiți cu cineva, aplecați-vă spre el pentru a arăta că sunteți interesat de ceea ce spun și că sunteți activ în conversație. Acest lucru arată că recunoașteți ceea ce alții aduc la masă și nu vă este frică să auziți puncte de vedere alternative.
Pasul 6. Setați tonul
În calitate de președinte, atitudinea dvs. dictează atitudinea întregii întâlniri. Pentru a avea o întâlnire de succes, abordați-vă rolul de președinte cu profesionalism și o perspectivă optimistă. Prin limbajul corpului, transmiteți participanților că vă așteptați la profesionalism.
- Zâmbește când vorbești despre obiectivele, planurile sau responsabilitățile organizației.
- Gesticulează în timp ce vorbești.
- Spuneți: „Avem o mare oportunitate de a reflecta misiunea organizației noastre prin noul program pe care am venit să-l discutăm”.
Partea 3 din 3: Menținerea unei posturi bune
Pasul 1. Îndreptați-vă spatele
Imaginarea unui șir care te trage în sus este primul pas pentru a menține o postură bună. O postură bună arată încredere și vă oferă o prezență comandantă.
- Exersează să stai drept, astfel încât să devină un obicei.
- Puneți-vă în stomac și lăsați-vă brațele să atârne în lateral.
- Împingeți umerii înapoi. Ar trebui să vă simțiți omoplații strânși de parcă ar fi trasi unul spre celălalt.
Pasul 2. Aștept cu nerăbdare
Ține-ți capul drept. Pentru a avea o postură bună, lobii urechii ar trebui să fie egali cu umerii.
- Nu vă împingeți capul înainte. Vrei să arăți că ești încrezător, nu prea dornic.
- Nu priviți în jos, ceea ce vă poate determina să vă relaxați.
Pasul 3. Evitați legănarea
Ține-ți picioarele bine plantate. Deși îți poți schimba greutatea de la un picior la altul când stai mult timp în picioare, aceasta ar trebui să fie o schimbare subtilă, nu o influență.
sfaturi
- Un președinte bun menține ordinea, concentrându-se mai degrabă pe obiectivele comitetului decât pe creșterea poziției lor personale.
- Începeți și terminați la timp.
- Păstrați un comportament profesional înainte, în timpul și după întâlnire.