Indiferent dacă sunt pentru afaceri, recreere sau asistență, întâlnirile sunt un mod esențial de a furniza o mulțime de informații unui grup de oameni. A vorbi în fața unui grup poate fi intimidant, mai ales atunci când este treaba ta să menții întâlnirea pe drumul cel bun. Deși poate părea stresant la început, inițierea unei ședințe poate fi ușoară atâta timp cât vă pregătiți observațiile de deschidere, vă gestionați bine timpul și obțineți puncte clar.
Pași
Metoda 1 din 3: Pregătirea observațiilor de deschidere
Pasul 1. Proiect de observații de deschidere pentru o întâlnire de afaceri
Decideți un format de întâlnire înainte de a începe să planificați orice declarații de deschidere. Reuniunile de afaceri și ale consiliului de administrație ar trebui să aibă observații de deschidere mai formale pentru a recunoaște membrii participanți. Continuați să deschideți cuvintele scurte pentru întâlniri mai neobișnuite, mai ales atunci când participanții au timp alocat pentru a se prezenta. Puteți găsi șabloane pentru cum să începeți o întâlnire ocazională online.
- Este posibil ca întâlnirile la masa rotundă să nu necesite atât de multă pregătire, deoarece fiecare membru conduce o porțiune diferită a întâlnirii.
- De exemplu, începeți o întâlnire spunând: „Bine ați venit! Aș dori să mulțumesc tuturor că au venit la întâlnirea noastră bugetară trimestrială. Înainte de a începe, aș vrea ca toți să aruncați o privire asupra agendei cu mine.”
Pasul 2. Indicați clar scopul întâlnirii
Asigurați-vă că toți participanții la ședință înțeleg ce veți discuta. Oamenii vor fi mult mai greu să se concentreze dacă nu stabiliți un scop sau un scop clar. Spuneți-le la ce să se aștepte după ce le-ați salutat.
- Într-un cadru de afaceri, puteți spune ceva de genul: „Scopul acestei întâlniri este de a găsi o modalitate de a reduce bugetul acestui trimestru”.
- Pentru setări mai obișnuite, ați putea rămâne, „Să ne împărtășim gândurile și experiențele noastre cu privire la această problemă”.
Pasul 3. Urmați o agendă pentru a evita orice confuzie
Examinați ce va acoperi întâlnirea înainte de a intra în conversații noi. Subiecte diferite pot duce la discuții diferite, care pot dezactiva rapid subiectul dacă nu urmăriți o agendă planificată. A avea o agendă ajută la menținerea ședinței pe linie și pe subiect și oferă participanților o modalitate de a monitoriza cât durează întâlnirea.
Precizați în mod clar dacă o anumită parte a agendei se aplică numai unei singure persoane. Pentru a evita orice confuzie în cadrul ședinței, stabiliți cine este responsabil de sarcina respectivă. De exemplu, spuneți: „Ioan se va ocupa de toate documentele bugetare. Vorbește cu el dacă ai întrebări.”
Metoda 2 din 3: Rularea eficientă a întâlnirii
Pasul 1. Începeți întâlnirea la timp pentru a rămâne programat
Asigurați-vă că întâlnirea începe la ora programată. Doriți să arătați tuturor participanților la întâlnire că timpul lor este valoros. Începând întâlnirea la timp, creați o atmosferă de respect reciproc. Punctualitatea face, de asemenea, mai ușor să-ți faci timp pentru întrebări ulterior.
Asigurați-vă că încheiați întâlnirea și la timp
Pasul 2. Revizuiți orice reguli de bază pentru a menține ordinea
Reamintiți participanților politicile întâlnirii înainte de a începe. În funcție de întâlnire, este posibil să aveți mai multe reguli de bază decât altele.
- De exemplu, o întâlnire de asistență poate avea un memento de confidențialitate pentru membri. O întâlnire de afaceri poate avea o regulă cu privire la faptul că participanții sunt minuțioși și specifici atunci când vorbesc.
- Stabiliți aceste reguli la începutul ședinței. Va fi mult mai dificil să aplicați reguli dacă le aduceți la întâmplare.
- De exemplu, într-o întâlnire de afaceri, ați putea spune: „Dacă aveți probleme cu bugetul acestui trimestru, vă rugăm să așteptați până la sfârșitul întâlnirii pentru a vorbi cu mine în mod privat”.
Pasul 3. Acordați timp participanților să se prezinte
Oferiți participanților posibilitatea de a saluta și de a învăța reciproc numele. Prezentările membrilor sunt mai necesare și mai valoroase pentru grupurile de sprijin, deoarece fiecare participant va vorbi pe tot parcursul ședinței. Introducerile pot fi valoroase și într-un cadru formal, dar asigurați-vă că nu elimină punctele de pe agenda întâlnirii.
- De exemplu, ați putea spune acest lucru la o întâlnire oficială: „Înainte de a începe, aș vrea să merg prin cameră, astfel încât fiecare persoană să-și poată spune numele și funcția în cadrul companiei”.
- La o întâlnire obișnuită, ai putea spune: „Să ocolim cercul și să ne prezentăm. Puteți, de asemenea, să împărtășiți un lucru pozitiv și unul negativ care vi s-a întâmplat săptămâna aceasta.”
Pasul 4. Stabiliți un timp pentru întrebări și comentarii
Asigurați-vă că participanții au ocazia de a-și face auzite vocile. Încercați să includeți un anumit punct în agenda întâlnirii, dedicat răspunsurilor la întrebări și ascultării feedback-ului. Dacă participanții se simt confuzi când pleacă, ar putea crede că întreaga întâlnire a fost o pierdere de timp.
Închideți orice comportament toxic de la participanți. În timp ce comunicarea deschisă este importantă, conversațiile pasiv-agresive tind să facă o întâlnire tensionată și incomodă. Dacă credeți că comentariul pasiv-agresiv ar putea fi o problemă serioasă pentru participanții dvs., faceți un comentariu despre comportamentul toxic la începutul întâlnirii
Metoda 3 din 3: Obținerea punctului dvs
Pasul 1. Vorbiți cu un limbaj concis pentru a face un punct clar
Evitați să folosiți un limbaj de completare inutil într-un cadru formal de întâlnire de afaceri. Într-un cadru mai casual, încercați să utilizați un limbaj prietenos și primitor pentru a elimina orice confuzie cu privire la cine vă adresați. Simplificând propria limbă, simplificați și eficiența întâlnirii în ansamblu.
- De exemplu, într-o ședință oficială, în loc să spunem: „Avem dificultăți în distribuirea de hârtii din cauza unei probleme mecanice”, spuneți: „Nu putem face copii deoarece imprimanta s-a stricat”.
- Într-o întâlnire întâmplătoare, spuneți „Să ne împărtășim cu toții ceva bun care s-a întâmplat săptămâna aceasta” pentru a clarifica faptul că vă adresați întregului grup.
Pasul 2. Incorporează pauze pentru a pune accentul pe un punct
Alegeți locuri strategice în discurs pentru a include o secundă sau două pauze, deoarece acest lucru îl ajută pe ascultător să acorde mai multă atenție la ceea ce veți spune în continuare. Pauzele vă permit, de asemenea, să vă respirați și să revedeți mental ceea ce doriți să spuneți în continuare. Vorbește încet și clar, astfel încât toată lumea să te audă și să te înțeleagă.
Pasul 3. Treceți la subiect folosind verbe clare și active
Vorbiți într-un mod clar și concret, astfel încât oamenii să poată înțelege imediat ceea ce încercați să spuneți. Încercați să evitați utilizarea vocii pasive, care va scoate acțiunea directă din vorbirea dvs. Includerea unei voci active îți oferă punctul de vedere mult mai direct și mai ușor decât o voce pasivă.
De exemplu, spuneți „Ne-am atins obiectivul”, în loc să spuneți „Scopul a fost atins”
Pasul 4. Evitați limbajul redundant, astfel încât să puteți face un punct clar
Nu folosiți cuvinte inutile atunci când încercați să vă arătați ideea. Nu este nevoie să faceți o declarație mai lungă decât trebuie când puteți să vă exprimați ideea în câteva cuvinte.
- În orice tip de întâlnire, termeni precum „apropiere” și „interes particular” pot fi scurtați la „proximitate” și „interes” atunci când vorbiți.
- De exemplu, spuneți: „Acest proiect trebuie finalizat până la prânz” în loc să spuneți „Acest proiect trebuie să fie finalizat până la ora 12”.