3 moduri de a scrie un comunicat de presă

Cuprins:

3 moduri de a scrie un comunicat de presă
3 moduri de a scrie un comunicat de presă

Video: 3 moduri de a scrie un comunicat de presă

Video: 3 moduri de a scrie un comunicat de presă
Video: PRESS RELEASES: How To Write Them. A PR Lesson For Beginners. 2024, Martie
Anonim

Începeți un comunicat de presă cu un titlu care atrage atenția în caractere aldine. Începeți copia corpului cu data și orașul din care este lansat. Propoziția principală ar trebui să fie un rezumat concis al subiectului comunicării. Restul corpului spune toate detaliile importante ale poveștii tale: cine, ce, când unde de ce și cum. Puneți cele mai importante informații pe primul loc, urmate de informații mai generale și nu uitați să includeți informațiile dvs. de contact la final.

Pași

Exemple de comunicate de presă

Image
Image

Exemplu de comunicat de presă

Image
Image

Exemplu de comunicat de presă pentru concert

Image
Image

Exemplu de comunicat de presă pentru prezentarea de modă

Metoda 1 din 2: Făcând-o pop

Scrieți un comunicat de presă Pasul 1
Scrieți un comunicat de presă Pasul 1

Pasul 1. Scrie un titlu autentic.

Ar trebui să fie scurt, clar și la obiect: o versiune ultra-compactă a punctului cheie al comunicatului de presă. O mulțime de profesioniști în PR recomandă să vă scrieți titlul la final, după ce se scrie restul versiunii. Dacă urmați acele instrucțiuni, continuați și reveniți la scrierea titlului odată ce restul este terminat. Titlul este cunoscut sub numele de atrăgător și este foarte important pentru întreaga versiune.

  • wikiHow recunoscut ca fiind cea mai fiabilă sursă de informații.

    Vedeți cum funcționează? Acum vrei să afli mai multe! Titlurile comunicatului de presă ar trebui să aibă un „captivant” pentru a atrage jurnaliști, la fel cum titlul unui ziar este menit să atragă cititorii. Poate descrie cea mai recentă realizare a unei organizații, un eveniment recent de veste, un produs sau serviciu nou.

  • Titluri scrise cu aldine!

    Un titlu îndrăzneț folosește, de obicei, o dimensiune mai mare a fontului decât copia corpului. Titlurile convenționale ale comunicatului de presă folosesc timpul prezent și exclud „a” și „the”, precum și formele verbului „a fi” în anumite contexte.

  • Primul cuvânt cu majuscule. La fel ca toate substantivele proprii. Majoritatea cuvintelor cu titlu apar cu litere mici, deși folosirea unui stil stilizat „cu majuscule mici” poate crea un aspect și o senzație mai atractive din punct de vedere grafic. Nu scrieți cu majuscule fiecare cuvânt.
  • Extrageți cuvinte cheie importante. Cea mai simplă metodă de creare a titlului comunicatului de presă este extragerea celor mai importante cuvinte cheie din comunicatul dvs. de presă. Din aceste cuvinte cheie, încercați să încadrați o afirmație logică și care atrage atenția. Dacă se include o propoziție sumară după titlu, se aplică aceleași reguli. Utilizarea cuvintelor cheie devreme vă va oferi o vizibilitate mai bună în motoarele de căutare și va fi mai simplu pentru jurnaliști și cititori să aibă ideea conținutului comunicatului de presă. Uitați-vă la acțiunile din acest prim pas și observați cum fiecare dintre ele ar putea fi un titlu al comunicatului de presă.
Scrieți un comunicat de presă Pasul 2
Scrieți un comunicat de presă Pasul 2

Pasul 2. Scrieți copia corpului

Comunicatul de presă trebuie scris așa cum doriți să apară într-o știre. Majoritatea jurnaliștilor sunt foarte ocupați; s-ar putea să adâncească povestea dacă nu sună credibil, dar în general nu vor avea timp să facă cercetări aprofundate despre marele anunț al companiei dvs. O mare parte din ceea ce scrieți pentru comunicatul dvs. de presă va fi ceea ce jurnaliștii folosesc la redactarea marelui dvs. eveniment - cu alte cuvinte, dacă există detalii importante pe care doriți să le includă în poveste, trebuie să le includeți în comunicatul de presă.

  • Începeți cu data și orașul din care provine comunicatul de presă. Orașul poate fi omis dacă va fi confuz - de exemplu, dacă comunicatul este scris la New York despre evenimentele din divizia Chicago a companiei.
  • Plumbul sau prima teză ar trebui să apuce cititorul și să spună concis ce se întâmplă. De exemplu, dacă titlul este „Editura Carpren lansează un nou roman din cel de-al doilea război mondial”, prima frază ar putea fi ceva de genul „Carpren Publishing, Ltd., a lansat astăzi primul lor roman din cel de-al doilea război mondial al celebrului scriitor Darcy Kay”. Extinde titlul suficient pentru a completa unele dintre detalii și aduce cititorul mai departe în poveste. Următoarele una sau două propoziții ar trebui apoi să se extindă pe rolul principal.
  • Copia corpului comunicatului de presă trebuie să fie compactă. Evitați să folosiți propoziții și paragrafe foarte lungi. Evitați repetarea și utilizarea excesivă a limbajului și jargonului elegant. Străduiți-vă pentru simplitate și fără cuvinte irosite.
  • Primul paragraf (două-trei propoziții) ar trebui să însumeze comunicatul de presă, iar conținutul suplimentar trebuie să-l elaboreze. Într-o lume accelerată, nici jurnaliștii, nici alți cititori, nu ar citi întregul comunicat de presă dacă începutul articolului nu ar genera interes.
  • Luați în considerare faptele reale - evenimente, produse, servicii, oameni, ținte, obiective, planuri, proiecte. Încercați să oferiți o utilizare maximă a faptelor concrete. Aceasta este o veste. O metodă simplă pentru redactarea unui comunicat de presă eficient este aceea de a face o listă cu următoarele clarificări: Cine, ce, când, unde, de ce și cum.
Scrieți un comunicat de presă Pasul 3
Scrieți un comunicat de presă Pasul 3

Pasul 3. Comunicați clar „5 W” (și H)

Cine, ce, când, unde, de ce –– și cum–– ar trebui să spună cititorului tot ce trebuie să știe. Luați în considerare lista de verificare în context cu punctele de mai jos, folosind exemplul de mai sus pentru a genera comunicatul nostru de presă:

  • Despre cine este vorba? Editura Carpren.
  • Care sunt știrile reale? Editura Carpren lansează o carte.
  • Când se întâmplă acest eveniment? Mâine.
  • Unde are loc acest eveniment? Pe toate piețele importante, mâine.
  • De ce sunt vești? A fost scris de renumitul autor, Darcy Kay.
  • Cum se întâmplă asta? Evenimentul principal este la o semnare a cărților în Chicago, urmată de un turneu de carte în toate zonele metropolitane majore.

    • Cu elementele de bază definite, completați golurile cu informații despre oameni, produse, articole, date și alte lucruri legate de știri.
    • Dacă compania dvs. nu este subiectul principal al știrilor, dar este sursa comunicatului de presă, faceți-o clar în corp.
  • Păstrați-l scurt și la obiect. Dacă trimiteți o copie pe hârtie, textul ar trebui să fie dublu spațiat.
  • Cu cât faceți o copie a comunicatului de presă mai actualizată, cu atât sunt mai mari șansele ca acesta să fie selectat de un jurnalist pentru raportare. Aflați ce înseamnă „vrednic” pentru o anumită piață și folosiți aceste cunoștințe pentru a lega editorul sau reporterul.
Scrieți un comunicat de presă Pasul 4
Scrieți un comunicat de presă Pasul 4

Pasul 4. Faceți-o curată, clară și aplicabilă publicului dvs

Cotele sunt oricui la care ați trimis comunicatul dvs. de presă are o duzină la fel ca acesta în căsuța de e-mail care așteaptă să fie ignorată. Dacă vrei să fie ales al tău, trebuie să fie bine. Nu numai că trebuie să fie bun, ci trebuie să fie cât mai aproape de „pregătit pentru presă”.

  • Când un editor se uită la piesa ta, el / ea se gândește, din prima secundă, la cât timp le va lua până la tipărire. Dacă munca dvs. este plină de erori, lipsește conținut sau trebuie doar să fie revizuită, nu își vor pierde timpul. Deci, asigurați-vă că aveți o gramatică bună, toate elementele de bază și că aveți ceva de scris.
  • De ce ar trebui să le pese acestor oameni ce ai de spus? Dacă îl trimiteți publicului potrivit, va fi evident. Dacă nu ești, de ce îți pierzi timpul? Oferiți oamenilor potriviți o știre (știri, nu publicitate) și sunteți pe drumul cel bun.

    Le va păsa mai mult dacă o trimiteți dimineața. Asta le oferă timp să-ți asigure piesa în ceea ce lucrează deja. Fii atent

Scrieți un comunicat de presă Pasul 5
Scrieți un comunicat de presă Pasul 5

Pasul 5. Legați-l împreună

Furnizați câteva linkuri de informații suplimentare care vă susțin comunicatul de presă. Compania pe care o vindeți are informații suplimentare online pe care cititorii le pot găsi utile? Grozav. Adăugați-l în.

Dacă sunteți nervos cu privire la ceea ce aveți, faceți câteva cercetări despre ceea ce există deja acolo. Probabil că cineva a scris ceva la un eveniment la fel ca cel pe care îl acoperiți. PR Web și PR Newswire sunt locuri bune pentru a începe

Metoda 2 din 2: Stăpânirea formatului

Scrieți un comunicat de presă Pasul 6
Scrieți un comunicat de presă Pasul 6

Pasul 1. Descărcați structura de bază

Bine, acum că ai carnea împreună, cum o pui pe hârtie? Ei bine, pentru început, tăiați-l la lungime. Ar trebui să aibă cel mult o pagină lungă, dacă e așa. Nimeni nu va pierde timpul cu 5 paragrafe decât dacă acoperi al treilea război mondial. Iată de ce aveți nevoie (unele dintre acestea le-am acoperit deja):

  • PENTRU ELIBERARE IMEDIATĂ, ar trebui să mergeți în partea de sus a paginii, pe marginea din stânga.

    Dacă lansarea este embargonată, puneți „EMBARGOED PÂNĂ…” cu data la care doriți ca povestea să fie lansată. O lansare fără dată de lansare se presupune că este pentru lansare imediată

  • Titlul, de obicei cu caractere aldine, ar trebui să fie centrat sub acesta.

    Dacă doriți, puneți un subtitlu în cursiv (elaborând pe scurt titlul)

  • Primul paragraf: cele mai importante informații. Poate fi destul de asemănător unei știri, începând cu o dată sau de unde vin știrile.
  • Al doilea paragraf (și probabil al treilea): informații secundare. Ar trebui să includă citate și fapte.
  • Informații despre boilerplate: mai multe despre compania dvs. Cine ești tu cu adevărat? Ce realizări ai? Care este misiunea ta?
  • Informații de contact: mai multe despre scriitor (probabil tu!). Dacă atrageți interesul cuiva, acesta va dori să poată afla mai multe!
  • Multimedia: în zilele noastre, există întotdeauna o anumită problemă Twitter.
Scrieți un comunicat de presă Pasul 7
Scrieți un comunicat de presă Pasul 7

Pasul 2. Scrieți un cazan sub corpul de eliberare

Asta înseamnă că este timpul să includeți informații despre compania dvs. Când un jurnalist ridică comunicatul dvs. de presă pentru o poveste, el sau ea ar trebui, în mod logic, să menționeze compania în articolul de știri. Jurnaliștii pot obține apoi informațiile despre companie din această secțiune.

  • Titlul acestei secțiuni ar trebui să fie „Despre [XYZ_COMPANY]”.
  • După titlu, utilizați un paragraf sau două pentru a descrie compania dvs. cu 5 sau 6 rânduri fiecare. Textul trebuie să descrie compania dvs., activitatea sa principală și politica de afaceri. Multe companii au deja broșuri scrise profesional, prezentări, planuri de afaceri etc. Acest text introductiv poate fi pus aici.
  • La sfârșitul acestei secțiuni, indicați spre site-ul dvs. web. Link-ul ar trebui să fie adresa URL exactă și completă fără nicio încorporare, astfel încât, chiar dacă această pagină este tipărită, linkul va fi tipărit așa cum este. De exemplu: https://www.example.com, nu Faceți clic aici pentru a vizita site-ul web.
  • Companiile care mențin o pagină media separată pe site-urile lor web trebuie să indice adresa URL respectivă aici. O pagină media conține de obicei informații de contact și truse de presă.
Scrieți un comunicat de presă Pasul 8
Scrieți un comunicat de presă Pasul 8

Pasul 3. Adăugați informațiile de contact

Dacă comunicatul dvs. de presă este cu adevărat de actualitate, jurnaliștii ar dori cu siguranță mai multe informații sau ar dori să intervieveze persoane cheie asociate cu acesta. Dacă sunteți confortabil cu ideea de a permite persoanelor cheie să fie contactate direct de către mass-media, puteți furniza detaliile lor de contact pe pagina comunicatului de presă. De exemplu, în cazul unei inovații, puteți furniza mass-media informațiile de contact ale echipei de inginerie sau de cercetare.

  • Dacă nu, trebuie să furnizați detaliile departamentului dvs. media / PR în secțiunea „Contact”. Dacă nu aveți o echipă dedicată pentru această funcție, trebuie să desemnați pe cineva care să acționeze ca o legătură între mass-media și oamenii dvs.
  • Detaliile de contact trebuie să fie limitate și specifice numai comunicatului de presă actual. Datele de contact trebuie să includă:

    • Numele oficial al companiei
    • Numele oficial al departamentului media și persoana de contact
    • Adresa biroului
    • Numere de telefon și fax cu coduri de țară / oraș și numere de extensie corespunzătoare
    • Număr de telefon mobil (opțional)
    • Orele de disponibilitate
    • Adrese de email
    • Adresa site-ului web
Scrieți un comunicat de presă Pasul 9
Scrieți un comunicat de presă Pasul 9

Pasul 4. Dacă este posibil, includeți un link către o copie online a aceleiași versiuni

Este o bună practică să păstrați un jurnal al tuturor comunicatelor dvs. de presă găzduite pe propriul site web. Acest lucru poate face ca furnizarea unui astfel de link să fie mai ușor de produs, precum și păstrarea unei evidențe în scopuri istorice.

Scrieți un comunicat de presă Pasul 10
Scrieți un comunicat de presă Pasul 10

Pasul 5. Semnalizați sfârșitul comunicatului cu trei simboluri # (hash)

Centrați-le direct sub ultima linie a versiunii. Acesta este un standard jurnalistic. S-ar putea să arăți ca și cum ai fi exagerat pe Twitter, dar nu ești așa. Așa se face.

sfaturi

  • Includeți un „îndemn la acțiune” în versiunea dvs. Acestea sunt informații despre ceea ce doriți să facă publicul cu informațiile pe care le publicați. De exemplu, doriți ca cititorii să cumpere un produs? Dacă da, includeți informații despre locul în care produsul este disponibil. Doriți ca cititorii să vă viziteze site-ul web pentru a participa la un concurs sau să afle mai multe despre organizația dvs.? Dacă da, includeți adresa site-ului web sau un număr de telefon.
  • Nu pierdeți timpul scriind titlul până când nu se face lansarea. Editorii de copii scriu titlurile reale în ziare și reviste, dar este bine să veniți cu un titlu atrăgător sau „titlu” pentru lansare. Acest titlu poate fi singura dvs. șansă. Păstrați-l concis și concret. Este o idee bună să nu-l scrii decât după ce termini comunicatul de presă. Nu știți încă exact ce veți spune - sau cei pe care îi interogați. După ce ați terminat o versiune preliminară a versiunii, puteți decide să vă revizuiți potențialul sau nu. Apoi și numai atunci, gândește-te la titlu.
  • Folosiți-vă titlul ca subiect al e-mailului. Dacă ați scris un titlu bun „grabber”, acest lucru va ajuta mesajul dvs. să iasă în evidență în căsuța de e-mail a editorului.
  • Căutați comunicate de presă reale pe web pentru a obține senzația tonului, a limbii, a structurii și a formatului unui comunicat de presă.
  • Evitați să folosiți jargon sau termeni tehnici specializați. Dacă precizia necesită utilizarea unui termen specific industriei, definiți-l.
  • Creați fiecare versiune pentru a viza un anumit punct de presă și trimiteți-l reporterului specific care acoperă ritmul respectiv. Aceste informații pot fi găsite, de obicei, pe site-ul magazinului. Transmiterea comunicatului de presă identic cu mai multe puncte de vânzare și mai mulți reporteri din același punct de vânzare este un semn că luați comenzi rapide, mai degrabă decât să vizați o anumită piață.
  • Momentul comunicatului de presă este foarte important. Trebuie să fie știri relevante și recente, nu prea vechi și nici prea îndepărtate.
  • Un apel de continuare poate contribui la dezvoltarea unui comunicat de presă într-o poveste completă.
  • Includeți numele companiei în titlu, orice subtitlu și în corpul primului paragraf pentru o mai bună vizibilitate prin intermediul motoarelor de căutare și pentru profesioniștii de știri și alți cititori. Dacă trimiteți prin e-mail o copie pe hârtie, o puteți pune pe antetul companiei.
  • Trimiteți versiunea prin e-mail și utilizați formatarea cu ușurință. Tipul uriaș și culorile multiple nu vă îmbunătățesc știrile, ci vă distrag atenția. Introduceți versiunea în corpul e-mailului, nu ca atașament. Dacă trebuie să utilizați un atașament, faceți-l un text simplu sau un fișier Rich Text Format. Documentele Word sunt acceptabile la majoritatea punctelor de vânzare, dar dacă utilizați cea mai nouă versiune (.docx), salvați o versiune (.doc). Ziarele, în special, au bugete restrânse acum și multe nu s-au actualizat. Utilizați fișiere PDF numai dacă trimiteți un kit media complet cu o mulțime de elemente grafice. Nu tastați o versiune pe hârtie cu antet, apoi scanați-o și trimiteți prin e-mail un jpeg al scanării - aceasta este o pierdere de timp și a editorului. Introduceți versiunea direct în mesajul de e-mail.
  • Includeți numele companiei în titlu, orice subpoziții și în corpul primului paragraf pentru o mai bună vizibilitate prin intermediul motoarelor de căutare și pentru profesioniștii de știri și alți cititori. Dacă trimiteți prin e-mail o copie pe hârtie, o puteți pune pe antetul companiei.

Avertizări

  • Amintiți-vă întotdeauna că multe echipe de editare sunt suprasolicitate și cu personal insuficient. Dacă le puteți face viața mai ușoară, este mai probabil să primiți acoperire. Dacă scrieți un comunicat de presă apropiat de modul în care editorul îl va publica, este posibil să apară publicarea cu o editare minimă. Dar dacă îl umpleți cu o copie publicitară pufoasă, nu utilizați un stil AP adecvat etc., editorul va șterge cu siguranță acest tip de puf. Toată lumea spune că este liderul. Nu pierde timpul editorului. Locul pentru a pune o descriere este în secțiunea de informații despre companie din versiune. Dar păstrați-l exact și faptic.
  • Când trimiteți prin e-mail un comunicat de presă, nu faceți ca subiectul e-mailului dvs. să fie „comunicat de presă”. Te vei amesteca doar în mulțime. Atrageți atenția editorului făcând ca subiectul să fie titlul „captivant”, de exemplu, „Brand Co. câștigă un contract guvernamental de 30 de miliarde de dolari”.
  • Articolele trebuie să fie cât mai performante și mai pozitive posibil. Evitați fraze precum „după demisia președintelui anterior” sau „după o perioadă de inactivitate”. Un jurnalist ar putea decide să investigheze aceste chestiuni în loc să raporteze ceea ce se află în comunicatul de presă și - chiar dacă circumstanțele ar fi fost complet inofensive, de exemplu dacă președintele ar fi demisionat din cauza stării de sănătate - copia rezultată ar putea să nu fie pe placul dvs..
  • Nu includeți datele de contact ale altor persoane fără a obține acordul acestora. În plus, acestea trebuie să fie disponibile la toate orele rezonabile din zilele următoare eliberării.
  • Includeți întotdeauna un citat - în mod ideal de la persoana principală implicată în subiectul lansării. Textul nu trebuie să fie un citat real, dar trebuie să fie plauzibil. Oricum ar fi, este esențial să verificați dacă persoana care este citată este mulțumită de aceasta. Un citat permite unui jurnalist ocupat să pregătească un articol complet fără a face un interviu de urmărire.

Recomandat: