Cum se scrie un raport de management al proiectului (cu imagini)

Cuprins:

Cum se scrie un raport de management al proiectului (cu imagini)
Cum se scrie un raport de management al proiectului (cu imagini)

Video: Cum se scrie un raport de management al proiectului (cu imagini)

Video: Cum se scrie un raport de management al proiectului (cu imagini)
Video: Structura unei prezentări de succes 2024, Martie
Anonim

Un raport de management al proiectului este un document care descrie un proiect de afaceri și pașii pe care ar trebui să-i facă o echipă pentru a-l finaliza. Raportul este distribuit jucătorilor-cheie ai proiectului. Când toată lumea este pe aceeași pagină, toată lumea poate lucra împreună pentru a atinge obiectivul proiectului. Raportul conține de obicei planul de proiect, responsabilitățile echipei, o cronologie proiectată și un buget. Cu organizarea, claritatea și contribuția membrilor echipei dvs., puteți crea cu ușurință un raport eficient de management al proiectului și puteți lucra la îndeplinirea obiectivelor sale.

Pași

Partea 1 din 3: Colectarea informațiilor

Scrieți un raport de management al proiectului Pasul 1
Scrieți un raport de management al proiectului Pasul 1

Pasul 1. Definiți scopul proiectului

Un raport de management al proiectului ar trebui să prezinte scopul și scopul final al proiectului. Înțelegerea obiectivului este esențială pentru înțelegerea nevoilor pe care acest proiect speră să le îndeplinească. Este important ca dvs. și publicul dvs. să aveți o noțiune clară a scopului proiectului de a maximiza eficiența raportului dvs.

Întrebați-vă: „Cum va ajuta acest lucru compania mea, clientul nostru sau comunitatea noastră? Va avea acest proiect un impact pozitiv în alte domenii?” Înțelegerea scopului general vă poate ajuta să apreciați modul în care acest proiect vă poate fi util atât dvs., cât și celorlalți

Scrieți un raport de management al proiectului Pasul 2
Scrieți un raport de management al proiectului Pasul 2

Pasul 2. Identificați publicul

Aflați cine va citi raportul și ce ar putea dori să învețe din acesta. Unele detalii pot fi străine anumitor segmente de public, în timp ce altele ar trebui să fie furnizate cu informații detaliate. Identificarea cititorilor dvs. la început va oferi direcție pentru conținutul raportului de proiect.

Este posibil ca unele segmente de public să nu fie familiarizate cu limba, termenii și jargonul folosit adesea în mediul dvs. de lucru. Dacă scrieți un raport pentru un client, de exemplu, evitați utilizarea jargonului tehnic care necesită explicații îndelungate. În schimb, planificați să scrieți cu o voce care descrie cu ușurință domeniul de aplicare și cronologia proiectului

Scrieți un raport de management al proiectului Pasul 3
Scrieți un raport de management al proiectului Pasul 3

Pasul 3. Creați un cuprins

Un cuprins oferă în esență o schemă ușor de citit pentru publicul dvs. La o privire rapidă, un cititor poate înțelege rapid structura și substanța documentului. Un cuprins poate ajuta, de asemenea, cititorii ocupați să găsească informațiile care sunt semnificative pentru ei rapid și eficient.

Poate că un investitor care citește raportul ar dori să revizuiască mai întâi bugetul. Afișarea locului în care se află bugetul în cuprins va ajuta ghidul investitorului către informațiile de care au nevoie

Scrieți un raport de management al proiectului Pasul 4
Scrieți un raport de management al proiectului Pasul 4

Pasul 4. Discutați cu supraveghetorul dvs

Aveți o întâlnire cu supervizorul dvs. pentru a înțelege așteptările raportului dvs. de management al proiectului. Supraveghetorul dvs. poate avea anumite puncte de interes, îngrijorări sau detalii pe care ar dori să le includeți în raport. Supraveghetorul dvs. vă poate explica, de asemenea, cât timp ar trebui să fie raportul și dacă există anumite formate de care compania dvs. are nevoie pentru aceste tipuri de rapoarte. Încercați să culegeți cât mai multe informații utile pentru a vă ajuta să vă faceți raportul clar și util.

Întrebați-l pe supraveghetorul dvs. despre ce să includeți în raport. „Mă gândeam să includ rezultatele studiului de anul trecut în introducerea proiectului. Credeți că acest lucru i-ar ajuta pe cititori să înțeleagă obiectivele proiectului?” Supervizorul dvs. va aprecia oportunitatea de a vă oferi feedback la începutul procesului

Partea 2 din 3: Formatarea și scrierea raportului

Scrieți un raport de management al proiectului Pasul 5
Scrieți un raport de management al proiectului Pasul 5

Pasul 1. Furnizați un rezumat executiv

Rezumatul este prezentat la începutul unui raport de management al proiectului. Acest rezumat oferă cititorului o imagine de ansamblu concisă a scopului proiectului și a constatărilor echipei, progreselor, obstacolelor anticipate și calendarului. Cititorii ar trebui să poată revizui rezumatul și să înțeleagă procesul general al proiectului.

Rezumă în mod concis importanța proiectului și obiectivul său principal. „Acest proiect va extinde impactul clienților noștri pe piața lor prin satisfacerea acestei nevoi nesatisfăcute în acest domeniu.”

Scrieți un raport de management al proiectului Pasul 6
Scrieți un raport de management al proiectului Pasul 6

Pasul 2. Scrieți o introducere

O introducere ar trebui să descrie natura proiectului, obiectivul său general și valoarea proiectului pentru companie, client sau comunitate.

  • Fii cât mai succint posibil fără să sacrifici detaliile necesare. Este posibil ca publicul dvs. să fie presat pentru timp. Încercați să transmiteți mesajul dvs. în câteva propoziții sau puncte glonț în loc de paragrafe lungi.
  • Dacă publicați o carte, de exemplu, enumerați informații semnificative, cum ar fi „turneul de carte programat să înceapă în septembrie” și „vânzările de sărbători preconizate să crească cu 15%” în puncte glonț, astfel încât informațiile cheie să fie evidente pentru cititor.
Scrieți un raport de management al proiectului Pasul 7
Scrieți un raport de management al proiectului Pasul 7

Pasul 3. Explicați datele cheie într-o secțiune metodologică

Ar trebui să furnizați date care să descrie statistici relevante și observații calitative care să informeze nevoile proiectului dumneavoastră. Permiteți cititorului să înțeleagă cu ușurință de ce este important proiectul dvs., modul în care este adecvat în mod unic pentru a răspunde la o anumită problemă și modul în care acesta va răspunde sau satisface nevoile companiei dvs. sau solicitările clientului.

Dacă obiectivul proiectului dvs. este să ajutați o companie să deschidă un magazin de modă într-o anumită zonă, de exemplu, furnizați date care descriu concurența din apropiere. „Nu există concurenți pe o rază de 15 mile față de centrul comercial local. Deschiderea unui magazin în această locație va oferi clientului nostru o creștere a vânzărilor totale.” Aceste date pot ajuta cititorul să înțeleagă că există posibilitatea de a satisface o anumită nevoie

Scrieți un raport de management al proiectului Pasul 8
Scrieți un raport de management al proiectului Pasul 8

Pasul 4. Enumerați resursele necesare pentru proiect

Descrieți forța de muncă, instrumentele și resursele utilizate pentru a atinge obiectivele proiectului. Utilizați această secțiune pentru a descrie pe scurt ce departamente sunt responsabile de anumite aspecte ale planului și ce programe sau informații utilizează. Această secțiune poate descrie, de asemenea, orice elemente ale proiectului care sunt externalizate. Cititorul ar trebui să fie în măsură să înțeleagă cine este responsabil de anumite livrări.

Scrieți un raport de management al proiectului Pasul 9
Scrieți un raport de management al proiectului Pasul 9

Pasul 5. Furnizați un buget proiectat sau alocat

Furnizați un grafic sau un grafic care să demonstreze detaliile bugetului și să descrie către ce se îndreaptă fondurile. Rețineți dacă bugetul proiectat finanțează în mod adecvat resursele proiectului. De asemenea, este important să se includă dacă proiectul va fi finalizat sau nu în limita bugetului alocat.

Scrieți un raport de management al proiectului Pasul 10
Scrieți un raport de management al proiectului Pasul 10

Pasul 6. Includeți o cronologie a proiectului

Descrieți cât timp va dura finalizarea proiectului și includeți toate etapele relevante ale proiectului. În această secțiune, poate doriți să includeți starea generală a proiectului și modul în care acesta progresează. Permiteți cititorului să înțeleagă rapid starea proiectului dvs.

Dacă vă aflați în mijlocul unui proiect, includeți un procent care descrie finalizarea proiectului și dacă sunteți sau nu înainte de termen

Scrieți un raport de management al proiectului Pasul 11
Scrieți un raport de management al proiectului Pasul 11

Pasul 7. Descrieți provocările proiectului și oferiți soluții

Proiectul dvs. se poate confrunta cu provocări anticipate sau cu contracarări neașteptate. Provocările ar putea include resurse insuficiente, obstacole neașteptate, defecțiuni mecanice sau tehnice sau alte întârzieri. Descrieți soluțiile și explicați pe scurt ce este necesar pentru a remedia provocările proiectului.

Dacă există o întârziere anticipată, menționați-o în această secțiune. „Construcția noii clădiri poate încetini semnificativ în ianuarie, deoarece temperaturile frigide pot crea condiții de muncă nesigure”. Anunțați cititorul că ați ajustat cronologia pentru a ține cont de astfel de întârzieri anticipate

Scrieți un raport de management al proiectului Pasul 12
Scrieți un raport de management al proiectului Pasul 12

Pasul 8. Elaborarea concluziei raportului

Folosiți concluzia pentru a reaminti cititorului pe scurt cele mai importante probleme și obiectivul proiectului. Concluziați-vă pe impulsul și obiectivele proiectului dvs. în final.

Amintiți-vă cititorului ce este necesar în viitor. „Cu sprijinul în timp util al donatorilor noștri, proiectul ar trebui finalizat la timp și sub buget până în luna mai a anului viitor”. Evidențierea nevoilor vă poate ajuta să asigurați că proiectul este finalizat la timp

Partea 3 din 3: Lustruirea raportului dvs

Scrieți un raport de management al proiectului Pasul 13
Scrieți un raport de management al proiectului Pasul 13

Pasul 1. Folosiți tehnici de formatare pentru a ghida atenția cititorilor

Furnizați categorii clare cu subtitluri și puncte glonț pe tot parcursul raportului pentru a economisi timp pentru cititorii care sunt interesați doar de anumite aspecte ale documentului proiectului.

Scrieți un raport de management al proiectului Pasul 14
Scrieți un raport de management al proiectului Pasul 14

Pasul 2. Faceți raportul interesant din punct de vedere vizual

Utilizarea de grafice, diagrame și alte cifre pe parcursul raportului dvs. vă poate ajuta să demonstrați punctele cheie, să reduceți repetarea și să oferiți interes vizual cititorului. Etichetați fiecare grafic și furnizați o cheie ușor de citit.

Economisiți cititorului ceva timp și plasați cifrele alături de porțiuni relevante ale textului în loc de la sfârșitul raportului. Cititorul va putea revizui cu ușurință atât textul, cât și graficul, fără a răsfoi paginile

Scrieți un raport de management al proiectului Pasul 15
Scrieți un raport de management al proiectului Pasul 15

Pasul 3. Circulați raportul preliminar către membrii echipei de proiect

Acesta este un pas deosebit de important înainte de a distribui raportul de proiect către alte departamente, conducere sau clienții dumneavoastră. Membrii echipei vă pot atrage atenția asupra detaliilor importante care lipsesc. Acestea pot ajuta, de asemenea, la sublinierea secțiunilor neclare și dificil de înțeles.

Revizuiți raportul pentru a include contribuțiile membrilor echipei. Folosiți-vă judecata cu privire la detaliile pe care să le includeți

Scrieți un raport de management al proiectului Pasul 16
Scrieți un raport de management al proiectului Pasul 16

Pasul 4. Corectați raportul

Raportul dvs. trebuie să fie curat, clar și fără probleme de formatare și greșeli de ortografie și de gramatică. Un raport bine organizat și fără erori va reduce distracțiile și va permite cititorilor să se concentreze pe principalele puncte ale raportului dvs. Citirea aceluiași document de mai multe ori vă poate face să treceți cu vederea unele greșeli evidente, așa că rugați un membru al echipei să corecteze documentul.

sfaturi

  • Discutați proiectul cu colegii dvs. de echipă în timp ce scrieți raportul. Luând în considerare perspectivele și punctele de vedere ale celorlalți, nevoile lor și obiectivele lor pot contribui la influențarea unora dintre detaliile pe care alegeți să le includeți în raportul de management al proiectului.
  • Dacă compania dvs. are un anumit format sau șablon pentru rapoartele de gestionare a proiectelor, asigurați-vă că respectați aceste linii directoare.

Recomandat: