3 moduri de a gestiona mai multe proiecte

Cuprins:

3 moduri de a gestiona mai multe proiecte
3 moduri de a gestiona mai multe proiecte

Video: 3 moduri de a gestiona mai multe proiecte

Video: 3 moduri de a gestiona mai multe proiecte
Video: 3. Cinci moduri de a incepe un discurs 2024, Martie
Anonim

În lumea afacerilor cu ritm rapid de astăzi, este probabil că veți avea mai multe lucruri la care să lucrați la un moment dat. Pentru a reuși continuu, trebuie să știți cum să gestionați mai multe proiecte simultan. Aceasta începe cu atribuirea priorităților la tot ceea ce lucrați, scrierea planurilor detaliate și păstrarea împreună a informațiilor despre proiect. Puteți exersa mai întâi lucrul la proiecte temute, tranziția între proiecte atunci când vă blocați și reducerea sarcinilor inutile. Când gestionați alți oameni, este bine să știți cum comunică aceștia și să vă asigurați că delegați și lăsați oamenii să lucreze.

Pași

Metoda 1 din 3: Organizarea eficientă

Gestionați mai multe proiecte Pasul 1
Gestionați mai multe proiecte Pasul 1

Pasul 1. Prioritizează-ți proiectele pentru a menține lucrurile în perspectivă

Nu tot ceea ce lucrați are același beneficiu pentru finalizarea acestuia sau consecințe pentru nefinierea acestuia. Pe măsură ce lucrați la proiecte și adăugați în mod constant mai multe la lista dvs., utilizați un fel de sistem pentru a vă reaminti ce este cel mai important și ce puteți amâna pentru perioade lungi de timp.

  • O modalitate de stabilire a priorităților este să luați notă de momentul în care lucrurile sunt datorate și să vă asigurați că lucrați în cea mai mare parte la lucrurile care sunt datorate cel mai repede. În continuare, va trebui să lucrați la proiecte pe termen lung în timp, mai degrabă decât să așteptați până la data limită.
  • De asemenea, puteți acorda prioritate în funcție de dimensiunea proiectului sau de dificultatea de realizare. Poate fi util să stabiliți o prioritate mai mare pentru proiectele dificile, astfel încât să evitați să le amânați și să le grăbiți în ultimul moment.
  • Dezvoltați un sistem de codare a culorilor care vă oferă o imagine vizuală dintr-o privire a nivelurilor relative de prioritate. De exemplu, oricum decideți să atribuiți priorități, faceți roșu cel mai înalt, violet mijlociu și albastru la nivelul pe care îl puteți ține.

SFAT DE EXPERT

Elizabeth Douglas
Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

CEO of wikiHow Elizabeth Douglas is the CEO of wikiHow. Elizabeth has over 15 years of experience working in the tech industry including roles in computer engineering, user experience, and product management. She received her BS in Computer Science and her Master of Business Administration (MBA) from Stanford University.

Elizabeth Douglas
Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

CEO of wikiHow

Elizabeth Douglas, CEO of wikiHow, advises:

“In general, I find it useful to think ahead in the day in terms of how I’m going to spend my time, based on these priorities. I try to map out how much each project needs from me on a daily basis and plan accordingly.”

Gestionați mai multe proiecte Pasul 2
Gestionați mai multe proiecte Pasul 2

Pasul 2. Scrieți un proces detaliat pentru fiecare proiect

Fiecare proiect va presupune mai multe faze, pași sau aspecte. Obișnuiește-te să descompui proiectele în bucăți specifice de muncă. Scrieți-le și faceți un plan pentru modul în care veți lucra în fiecare etapă a procesului. Alocați o limită de timp pentru fiecare sarcină și respectați-o, dar supraestimați cât timp va dura, astfel încât să aveți o pernă.

  • Acesta este genul de obicei care poate părea că folosește doar timp suplimentar, dar dacă aveți un ghid detaliat cu privire la ce trebuie făcut înainte de a începe, vă ajută să nu vă uitați ceva pe parcurs.
  • Nu vă fie frică să treceți peste detalii, deoarece cu cât extindeți lucrurile mai mult, cu atât va fi mai clar ceea ce trebuie să faceți. În plus, veți simți că realizați mai mult pe măsură ce treceți prin fiecare parte mică a proiectului.

SFAT DE EXPERT

Elizabeth Douglas
Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

CEO of wikiHow Elizabeth Douglas is the CEO of wikiHow. Elizabeth has over 15 years of experience working in the tech industry including roles in computer engineering, user experience, and product management. She received her BS in Computer Science and her Master of Business Administration (MBA) from Stanford University.

Elizabeth Douglas
Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

CEO of wikiHow

Elizabeth Douglas, CEO of wikiHow, advises:

“For this, try to understand what the needs of each project are on a daily basis, a weekly basis, even an hour-by-hour basis. Knowing the demands of each project will help you make a better plan for how to spend your time. You should also be sure to give yourself time for any random, surprise needs of a project.”

Gestionați mai multe proiecte Pasul 3
Gestionați mai multe proiecte Pasul 3

Pasul 3. Păstrați informații importante într-un singur loc desemnat

Stocarea informațiilor vitale asupra diferitelor proiecte într-o singură locație vă ajută să vă asigurați că nu le pierdeți niciodată urma. Acest lucru ar putea însemna un notebook sau foaie de calcul sau un folder specific pentru toate documentele proiectului. Acest loc unic ar putea avea secțiuni pentru informații de bază despre toate proiectele și informații specifice pentru fiecare proiect individual.

  • Dacă nu are sens să stocați informații din proiecte separate într-un loc central, cel puțin asigurați-vă că stocați toate informațiile pentru fiecare proiect într-un singur loc.
  • Când lucrați cu o echipă care are nevoie de acces la setul de documente, asigurați-vă că au parolele necesare sau copii ale documentelor fizice.
  • Odată ce un proiect este terminat, luați în considerare aruncarea la gunoi a documentelor sale (dacă este logic să faceți acest lucru) sau mutarea tuturor informațiilor proiectului. Poate că nu ați arunca sau șterge niciodată lucrările pe care le-ați făcut, dar cel puțin le puteți păstra într-un loc separat, destinat special articolelor finite.

Metoda 2 din 3: Menținerea productivității

Gestionați mai multe proiecte Pasul 4
Gestionați mai multe proiecte Pasul 4

Pasul 1. Alegeți ceva de care vă temeți și începeți să lucrați la el la prima oră dimineața

Evitarea lucrurilor pe care le temi să nu le faci niciodată nu le face mai ușor să le faci. Forțați-vă să abordați lucrurile dificile la începutul zilei, în timp ce sunteți oarecum proaspăt. Rareori veți înceta să vă temeți de ceva dacă îl amânați mai mult. Odată ce sarcina temută este finalizată, veți simți o povară ridicată și vă va stimula pentru restul zilei.

  • Sarcinile temute nu pot fi întotdeauna lucruri cu prioritate, dar este o excepție de la regula priorității.
  • Dacă vă temeți de ceva care, de asemenea, se întâmplă să fie o sarcină care consumă mult timp, cântăriți acest lucru în minte. Poate puteți aborda o parte semnificativă a procesului dimineața într-o zi și o puteți termina dimineața a doua zi.

SFAT DE EXPERT

Elizabeth Douglas
Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

CEO of wikiHow Elizabeth Douglas is the CEO of wikiHow. Elizabeth has over 15 years of experience working in the tech industry including roles in computer engineering, user experience, and product management. She received her BS in Computer Science and her Master of Business Administration (MBA) from Stanford University.

Elizabeth Douglas
Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

CEO of wikiHow

Elizabeth Douglas, CEO of wikiHow, adds:

“Consider a to-do list to motivate you here as well. A to-do list lets you have the joy of marking things off as you get them done, which can motivate you to get through those tough tasks.”

Gestionați mai multe proiecte Pasul 5
Gestionați mai multe proiecte Pasul 5

Pasul 2. Efectuați corecțiile cursului atunci când loviți un perete

Veți avea momente în care lucrați la ceva important, dar pur și simplu loviți un perete și nu mai faceți progrese. A te uita la perete și a te bate în picioare nu este de ajutor, așa că fă o tranziție lină către alte lucrări. Este posibil să trebuiască să vă întoarceți rapid, dar luarea unei pauze vă va ajuta să vă mențineți productivi.

  • Deconectarea la o altă sarcină poate să nu fie întotdeauna o opțiune, mai ales dacă vă confruntați cu o perioadă strânsă de timp. Luați în considerare situația dvs. și acționați în consecință. Poate că nu ai timp să treci complet la un alt proiect, dar poți să respiri și să te concentrezi de cinci minute.
  • Dacă aveți timp să vă opriți la un alt proiect, acordați-i atenția deplină. Nu are rost să schimbi proiectele dacă mintea ta este blocată pe primul.
Gestionați mai multe proiecte Pasul 6
Gestionați mai multe proiecte Pasul 6

Pasul 3. Eliminați aspectele inutile ale lucrării

Este posibil să aveți obiceiuri în timp ce lucrați la proiecte, dar vă dați seama că aceste lucruri nu contribuie direct la munca la îndemână. Nu faceți muncă suplimentară pentru dvs. Evaluează-ți procesele și caută lucruri pe care nu le mai poți face. Acest lucru va elibera timp pentru lucruri importante și vă va simplifica eforturile.

  • De exemplu, poate creați întotdeauna un panou de anunțuri tematic pentru proiecte noi, ceea ce este într-adevăr doar o tactică pentru a amâna începutul. Sau poate veniți cu nume de cod amuzante pentru membrii echipei, dar nu le folosiți niciodată în timpul proiectului.
  • Nu doriți să începeți să eliminați lucrurile care sunt practici care merită, dar încercați să fiți sinceri cu privire la ceea ce contribuie și ce nu.

Metoda 3 din 3: Lucrul cu alții

Gestionați mai multe proiecte Pasul 7
Gestionați mai multe proiecte Pasul 7

Pasul 1. Setați limite și spuneți nu

Aveți un prag pentru cât de mult puteți gestiona în mod realist. Este important să cunoașteți această limită și să rămâneți în locul dulce. Dacă ești la capacitate maximă și se prezintă o altă oportunitate, învață să spui nu. Ar putea fi mai bine să pierdeți ceva și să efectuați ceea ce aveți deja decât să luați un alt proiect și să le dați greș tuturor.

  • Învățarea unde este exact limita dvs. poate dura unele încercări și erori. Dacă nu reușești bine prima dată, nu renunța la tine. Trebuie să-ți găsești cumva limita, chiar dacă asta înseamnă să scapi mingea o dată sau de două ori.
  • Poate că proiectul nou oferit nu este ceva ce vă puteți permite să renunțați. Luați în considerare cu atenție când este cazul. S-ar putea să arzi un pod lăsând ceva ce te-ai angajat deja să lucrezi.
Gestionați mai multe proiecte Pasul 8
Gestionați mai multe proiecte Pasul 8

Pasul 2. Atribuiți sarcini și nu gestionați

Când aveți o echipă cu care lucrați sau supravegheați, este întotdeauna cel mai bine să delegați cât mai mult din muncă. S-ar putea să aveți tendința să doriți să dețineți controlul, dar aveți oameni care ajută dintr-un motiv. Acordați sarcini oamenilor la începutul unui proiect și lăsați-i să facă ceea ce li se atribuie. Nu luați înapoi controlul parțial.

  • Când aveți muncitori buni, un grup de oameni poate face mai mult decât puteți face singur. Dacă aveți tendința de a face toată munca, dar delegarea este o opțiune, vă recomandăm să renunțați la o parte din lucrare. Dacă aveți la dispoziție lucrători, nu lăsați ajutorul lor să se piardă.
  • Dacă sunteți responsabil, este totuși responsabilitatea dvs. să vă asigurați că totul se face. Setați câteva momente în care veți verifica progresul și apoi lăsați echipa în pace, cu excepția perioadelor respective.
Gestionați mai multe proiecte Pasul 9
Gestionați mai multe proiecte Pasul 9

Pasul 3. Aflați stilurile de comunicare ale membrilor echipei dvs. și lucrați cu ei

S-ar putea să fii responsabil de oameni care lucrează foarte diferit de tine. Pentru a fi eficient, trebuie să acceptați acest lucru. Să știi cum comunică cel mai bine fiecare membru al echipei tale te va ajuta să faci mai mult. Fără a trece peste bord, răspundeți puțin fiecărei persoane, astfel încât să puteți obține cea mai bună muncă posibilă din ele.

  • Acest lucru s-ar putea aplica în special formelor de comunicare, cum ar fi telefonul și e-mailul. Unii membri ai echipei pot prefera un apel atunci când le oferiți feedback. Alții vor aprecia eficiența e-mailurilor.
  • Se aplică și celor cărora le place să glumească, celor care preferă să fie serioși și modului în care trebuie să încadrați feedback. Vrei să te înțelegi cu echipa ta cât mai mult posibil, astfel încât să dorească să lucreze cu tine.
  • Păstrați note despre oamenii dvs., astfel încât să puteți fi siguri că aplicați ceea ce învățați despre ei. Le puteți întreba direct despre unele dintre preferințele lor sau puteți face mai bine să vă dați seama în timp.
Gestionați mai multe proiecte Pasul 10
Gestionați mai multe proiecte Pasul 10

Pasul 4. Rămâneți în comunicare cu privire la progres

Indiferent dacă sunteți responsabil sau raportați altcuiva, actualizările de progres sunt importante. Stabiliți orele cu persoanele de care vă ocupați pentru ca acestea să vă actualizeze. Fiți proactivi cu privire la raportarea către supraveghetorul dvs. pe măsură ce realizați lucrurile. Actualizările consecvente, dacă nu constante, vor menține un proiect în mișcare.

  • Poate fi util să se stabilească termenele limită ale raportului de progres în diferite etape ale unui proiect. Acest lucru ar putea fi zilnic pentru proiectele scurte sau o dată pe săptămână pentru proiectele aflate în derulare.
  • Acest lucru este important mai ales dacă o parte a unui proiect se bazează pe partea dinaintea acestuia. Dacă Tom așteaptă ca Leslie să-și termine rolul înainte să poată lucra la el, trebuie să știe cât de departe este.
  • Este important să stabiliți așteptări la început cu privire la modul în care vor fi gestionate actualizările de progres. Nu doriți să treceți la jumătatea proiectului și să surprindeți oamenii cu o verificare a progresului.

sfaturi

  • Stabiliți-vă un obiectiv pentru a termina ceva în fiecare zi.
  • Când puteți, lăsați membrii echipei să aleagă la ce lucrează, astfel încât să aveți achiziția completă.
  • Lăsați o oarecare flexibilitate în planurile dvs. pentru situații neprevăzute care pot apărea.

Recomandat: