Adunarea cerințelor de afaceri este un pas în rezolvarea problemelor care are loc după identificarea unei potențiale probleme, dar înainte ca o soluție să fie dezvoltată. Scopul său este de a colecta, rezuma și comunica fapte despre condițiile existente. Aceste fapte sunt apoi utilizate pentru a defini, cuantifica și proiecta în continuare consecințele și impactul continuării status quo-ului.
Pași
Partea 1 din 4: Identificarea cerințelor de afaceri
Pasul 1. Analizați problema identificată
Înainte de a colecta cerințele afacerii, compania are nevoie de o problemă pe care să se concentreze. Odată identificată o problemă, compania, la rândul ei, caută soluția optimă pentru a rezolva problema. Cerințele de afaceri oferă o schiță a justificării proiectului și detaliile necesare pentru a determina soluția optimă.
- Aceasta înseamnă că compania trebuie să adune în mod continuu date despre clienții săi, astfel încât să poată identifica problemele și astfel încât să aibă date care să justifice noile proiecte. Odată ce un nou proiect este decis, puteți trece la colectarea cerințelor afacerii.
- Pentru a clarifica problema, începeți cu declarația problemei. Afirmația problemei este în esență motivul pentru care începeți proiectul. Ați văzut o problemă în cadrul companiei sau cu clienții dvs. care trebuia rezolvată. Declarația dvs. privind problema ar trebui să stabilească exact care este problema.
- „Problema” ar putea fi, de asemenea, o nevoie a companiei sau o oportunitate de creștere.
Pasul 2. Adunați echipa
Deoarece cerințele de afaceri se concentrează pe un anumit proiect, puteți organiza întâlniri cu persoanele relevante din proiect. Echipa va fi compusă din persoane cu diferite roluri asociate cu elementele afectate sau care afectează problema. Este posibil să trebuiască să vă întâlniți de mai multe ori pentru a aduna informațiile de care aveți nevoie.
- În cadrul întâlnirii echipei dvs., discutați care este problema și pe cine afectează. Asigurați-vă că persoanele de la întâlnire au numere pentru a susține problema.
- De exemplu, o problemă de calitate va necesita oameni de producție și inspecție, cum ar fi ingineri industriali și maeștri, precum și orice personal de resurse umane, dacă există potențiale elemente de muncă (sindicat) implicate.
Pasul 3. Abordează toate aspectele problemei
Adică, afirmația problemei ar trebui să acopere, desigur, care este problema, dar ar trebui să acopere și pe cine afectează, unde se întâmplă și când se întâmplă. De asemenea, ar trebui să abordeze ceea ce afectează problema, în afară de oameni. Amintiți-vă că echipa nu identifică problemele, ci cauzele, consecințele și efectele declarației problemei, așa cum s-a dezvoltat anterior.
- Odată cu grupul, începeți identificarea diferitelor departamente afectate, modul în care acestea sunt afectate și impactul existent al status quo-ului. Puneți pe cineva să scrie pe o tablă sau pe un ecran vizibil pentru toată lumea. Scrieți declarația problemei în partea de sus. Lasă oamenii să arunce idei și să le scrie pe tablă.
- Asigurați-vă că oamenii sosesc pregătiți; dacă ați creat deja declarația problemei, ar fi trebuit să o citească și să se gândească singuri la ea.
- Nu judeca ideile. Pe măsură ce oamenii aruncă idei, nu oferi judecată, cel puțin în timp ce face brainstorming. Oamenii vor ezita mai mult să spună lucruri dacă cred că vor fi judecați.
- Încurajați-i pe toți să vorbească. Dacă cineva nu a spus ceva, sunați la persoana respectivă pentru a vedea dacă are ceva de contribuit.
Pasul 4. Limitați ideile
Odată ce ați făcut brainstorming, este timpul să vă restrângeți soluția. Discutați care dintre soluții pare cea mai bună. Practic, veți decide ce va face compania dvs. pentru a rezolva problema. Poate ați decis că doriți să reveniți la unele dintre modelele dvs. originale cu câteva actualizări.
Partea 2 din 4: Dezvoltarea unui plan de proiect
Pasul 1. Elaborați un plan de proiect pentru a finaliza proiectul de colectare a datelor
Aceasta ar trebui să includă o definiție a rolurilor, responsabilităților și autorităților implicate în proiectul de colectare a datelor. Precizați departamentele implicate și datele care trebuie colectate și analizate. Înainte de a merge mai departe, asigurați-vă că fiecare membru al echipei se află pe aceeași pagină și este dedicat planului și succesului său final.
Pasul 2. Definiți exact ce va trebui să se întâmple
Pentru a realiza acest proiect, va trebui să definiți exact ce trebuie să facă compania. De exemplu, dacă problema este că costurile unui produs sunt prea mari, domeniile acoperite vor include achiziționarea, producția, ambalarea, transportul și contabilitatea, printre altele, pentru a determina tendințele actuale și anterioare în costurile materialelor, ciclurile de producție, și cost.
Pasul 3. Stabiliți livrabilele
Singurul dvs. element livrabil într-un proiect de colectare a datelor este un raport al situației actuale cu tendințele anterioare, împreună cu consecințele proiectate dacă status quo-ul rămâne. Dacă problema de afaceri dată echipei solicită date despre soluțiile proiectate, acestea ar fi incluse și în livrabilele dvs.
Pasul 4. Colaborați cu autoritățile necesare
Pentru această parte a proiectului, trebuie să colaborați cu șefii mai multor departamente pentru a decide ce este potrivit să solicitați livrabile. Configurați o modalitate de a lucra cu autoritățile și procesele necesare pentru a colecta informații. De obicei, managerii de departamente sunt reticenți în a oferi acces celor din afară, deci este necesară o autorizare și un acces convenit în avans.
Pasul 5. Stabiliți un program
Stabiliți repere și succesiunea sarcinilor. Această parte este altceva pe care o puteți face într-un grup mic sau o echipă. În esență, doriți să stabiliți când se vor întâmpla anumite părți ale proiectului. Bazați-vă estimările pe cât timp au durat aceste tipuri de proiecte în trecut. Asta înseamnă, de asemenea, să definiți când va începe proiectul și când se va termina.
Pasul 6. Creați un buget
Fiecare proiect trebuie să aibă un buget. Bugetul se va baza pe estimări cu departamentul de contabilitate. Discutați numerele cu departamentul de contabilitate pentru a determina care va fi bugetul pentru fiecare parte a proiectului.
Pasul 7. Documentați domeniul de aplicare al produsului sau al serviciului
Elaborați o descriere detaliată a produsului sau serviciului. Puteți lucra cu echipa de proiectare pentru a veni cu această descriere. Ar trebui să includă livrabile, resursele, programul și costurile.
Partea 3 din 4: Colectarea și documentarea datelor
Pasul 1. Stabiliți procesul
Trebuie stabilit procesul existent pentru fabricarea produselor sau furnizarea de servicii pentru clienții dvs. Evident, procesele vor fi stabilite de departamente întregi care lucrează împreună pentru a veni cu soluția. Cu toate acestea, este de datoria dvs. să definiți procesul în cerințele afacerii. Identificați modul în care procesele studiate afectează problema, fie ca cauză, fie ca consecințe. Studiați procesul prin:
- Compilarea observațiilor procesului.
- Realizarea de interviuri cu angajații care efectuează procesul.
- Analiza măsurilor cuantificate ale procesului, cum ar fi volumul, timpii ciclului, costul, calitatea.
Pasul 2. Creați o diagramă a fluxului de proces
O modalitate de a arăta procesul este utilizarea unei diagrame. Utilizați forme pentru fiecare etapă a procesului cu săgeți pentru a arăta cum se deplasează produsul sau serviciul. Este în esență o hartă a modului în care funcționează procesul. Poate arăta unde ar putea apărea probleme cu procesul dacă produsul ajunge să se blocheze într-o anumită zonă.
De exemplu, dacă o zonă poate produce 40 de produse într-o oră, dar următorul pas al procesului poate face doar 20 într-o oră, atunci procesul trebuie ajustat
Pasul 3. Cuantificați elementele procesului
Analiza procesului dvs. arată cum fiecare pas va afecta un alt pas. Prin urmare, procesul pentru proiectul dvs. nu ar trebui automatizat până nu veți avea o înțelegere completă a procesului printr-o analiză. Includeți o explicație a intrărilor și ieșirilor cu numărare fizică, timpul ciclului și alte date relevante. În special, rețineți când procesul se mută de la un departament la altul, deoarece aceasta este adesea sursa celei mai mari ineficiențe.
Partea 4 din 4: Raportarea constatărilor
Pasul 1. Trageți informațiile într-un raport
Odată ce ați adunat informațiile pentru fiecare parte și le-ați scris, trebuie să strângeți totul într-un raport mare. Împărțiți-l în procese și subprocese majore, astfel încât să fie ușor de citit. Folosiți imagini vizuale acolo unde este posibil pentru a clarifica înțelegerea. În plus, asigurați-vă că sunteți cât mai concis cu putință, deoarece mulți oameni vor trebui să citească acest raport.
Pasul 2. Păstrați-l concis
Această afirmație nu trebuie să aibă lungimea paginilor. Poate fi un paragraf sau doi, deoarece exprimă doar problema. De fapt, partea principală a problemei ar trebui să poată fi exprimată într-o singură propoziție.
Pasul 3. Conferința cu membrii echipei
Confirmați constatările dvs. cu membrii echipei și cu sursele departamentului. Acest pas este o verificare a controlului calității pentru a ne asigura că nimic nu a fost omis sau denaturat. Întrebați dacă trebuie făcute revizuiri.
Pasul 4. Efectuați reviziile necesare
Dacă trebuie să faceți revizuiri, modificați documentul. Odată ce ați făcut revizuiri, trebuie să îl trimiteți din nou, asigurându-vă că evidențiați diferențele, astfel încât cititorii dvs. să nu mai aibă nevoie să citească din nou întregul document.
Pasul 5. Rezumați constatările
Scrieți un scurt rezumat al constatărilor dvs. majore, astfel încât acestea să poată fi înțelese cu ușurință de către cititori. În cele mai multe cazuri, rezumatul nu trebuie să aibă mai mult de două pagini. Asigurați-vă că includeți referințe sau linkuri dacă ați creat un raport electronic.
Pasul 6. Prezentați raportul partidului sponsor
Creați o prezentare și materiale de prezentare, astfel încât să puteți arăta concluziile părții care sponsorizează. Dacă este necesar un raport oral, pregătiți-vă pentru întâlnirea respectivă, examinând constatările dvs.