Un studiu de timp și mișcare este utilizat pentru a analiza eficiența muncii prin observarea și sincronizarea sarcinilor. Vă poate ajuta să vedeți unde ziua dvs. ar putea fi mai eficientă, economisindu-vă timp și energie, pe care toată lumea le-ar putea folosi! Poți efectua una asupra ta sau observa o altă persoană. Mai întâi, trebuie să decideți ce metodă veți utiliza de la observarea în timp real la o abordare de eșantionare, apoi veți observa și cronometra sarcina. După finalizarea studiului, puteți utiliza datele pentru a crea un proces de lucru mai eficient.
Pași
Partea 1 din 3: Alegerea unei metode de înregistrare a datelor
Pasul 1. Folosiți eșantionarea de lucru dacă aveți timp limitat pentru înregistrare
În această abordare, observați persoana în anumite momente, mai degrabă decât continuu. Intervalele pot fi regulate sau aleatorii. Observați persoana pentru un anumit timp și apoi extrapolați din probe cât timp este petrecut pentru fiecare sarcină. Acest tip funcționează mai bine pe sarcini care au mai puține componente sau lucrători care îndeplinesc mai puține sarcini în general.
- De exemplu, dacă sarcina principală a unei persoane este facturarea, eșantionarea aleatorie poate funcționa, deoarece de fiecare dată când faceți check-in, veți obține un instantaneu cu ceea ce face persoana respectivă. Odată ce aveți toate datele, puteți afla ce sarcină sau componentă petrece cel mai mult timp, analizând cât de des și cât timp a apărut în fiecare eșantion aleatoriu.
- Avantajul acestei metode este că puteți observa mai multe persoane într-o perioadă de timp stabilită prin rotirea fiecărei persoane.
- Dacă utilizați această metodă pentru dvs., configurați o alarmă pentru a declanșa la anumite intervale, astfel încât să puteți înregistra ceea ce faceți pentru o anumită perioadă de timp.
Pasul 2. Observați sarcina în timp real pentru a putea pune întrebări
În această abordare, vă aflați în cameră cu persoana în timp ce îndeplinește sarcina. Observați ceea ce fac, împărțind sarcina în componente mai mici pe măsură ce înregistrați timpii. Fiecare componentă ar trebui să aibă sens ca un întreg, fără a fi atât de detaliat încât să nu poți ține pasul.
- Programarea unei sarcini mari nu este utilă fără a analiza componentele fiecărei sarcini. Dacă analizați componentele, puteți căuta ineficiențe. Nu vei opri persoana; doar descompuneți sarcina în scopuri de înregistrare. De exemplu, dacă sarcina verifică poșta, componentele ar include mersul pe jos către zona de poștă, găsirea e-mailului, preluarea acestuia înapoi la birou, deschiderea plicurilor, citirea e-mailului și aruncarea sau tratarea fiecărei scrisori.
- Vă poate ajuta să aveți un grup de observare. În acest fel, puteți avea o persoană care să lucreze cronometrul, 1 persoană care să înregistreze timpii și 1 persoană care să noteze.
- De asemenea, puteți utiliza această abordare asupra dvs. În acest caz, veți scrie fiecare componentă pe măsură ce o faceți.
Pasul 3. Înregistrați un videoclip pentru a face participantul să performeze mai natural
În loc să observați sarcinile în timp real, faceți un videoclip. În acest fel, puteți reveni mai târziu și puteți analiza cât durează fiecare sarcină. Nu veți pierde la fel de mult pentru că puteți oricând derula videoclipul pentru a vedea din nou ceva.
Pasul 4. Înregistrați un videoclip cu dvs. pentru a efectua un studiu mai precis
Dacă faceți studiul asupra dvs., această abordare va fi mult mai ușoară decât cealaltă. 2. Instalați o cameră pe un trepied într-un loc care poate surprinde ceea ce faceți. Lăsați-l să înregistreze în timp ce parcurgeți o sarcină stabilită, cum ar fi scrierea unui raport.
Testați sarcina pe o perioadă dată. De exemplu, poate doriți să-l testați peste o săptămână sau chiar o lună
Partea 2 din 3: Realizarea studiului
Pasul 1. Configurați o foaie de calcul pentru înregistrarea datelor
Veți avea nevoie de un loc pentru a scrie care este sarcina, iar o foaie de calcul este ideală. Alături, veți avea nevoie de un loc pentru timpul respectiv. Adesea, sarcinile se fac în loturi. Dacă acesta este cazul, aveți un loc pentru a înregistra timpul pentru fiecare componentă a fiecărei sarcini. Veți avea nevoie doar de un set de casete numerotate pentru această parte. Adăugați și o coloană pentru note.
De exemplu, dacă sarcina verifică e-mailul și una dintre componente este citirea e-mailului, faceți o înregistrare a timpului necesar pentru a citi fiecare e-mail în casetele numerotate de lângă componentă
Pasul 2. Împarte munca în categorii mici
O parte din efectuarea unui studiu de timp și mișcare constă în a afla exact cât timp este petrecut pentru fiecare sarcină. În general, singura modalitate de a îmbunătăți eficiența este de a privi acțiunile mici din cadrul fiecărei sarcini. Pe măsură ce se lucrează, stabiliți fiecare componentă a sarcinii și scrieți o scurtă descriere.
- Cheia este găsirea nivelului corect de detaliu. Nu doriți să fiți prea detaliați, deoarece nu este util să stabiliți cât timp este necesar să apăsați un singur buton. Cu toate acestea, nici nu doriți să fiți prea largi, deoarece acest lucru nu vă va oferi suficiente date pentru a lucra la eficiență.
- Să presupunem că verificați e-mailul. S-ar putea să îl descompuneți în conectarea la computer și la adresa dvs. de e-mail, ștergerea mesajelor spam fără deschidere, citirea e-mailurilor, compunerea răspunsurilor și organizarea e-mailurilor în dosare.
Pasul 3. Durează fiecare sarcină
Începeți cu un cronometru. Durează fiecare componentă a sarcinii, notând timpul necesar pentru a finaliza fiecare componentă. Este adesea mai ușor să opriți și să porniți cronometrul, folosind timpul scurs. Puteți intra mai târziu și aflați câte secunde au fost cheltuite pentru fiecare sarcină.
Pentru mai multă precizie, luați date pe mai multe zile
Pasul 4. Sarcini de timp folosind video
Când folosiți un videoclip, va trebui să opriți și să porniți videoclipul pentru fiecare componentă pe care o cronometrează. În acest fel, veți avea timp să vă notați notele și orele pentru fiecare componentă.
Partea 3 din 3: Analiza rezultatelor și efectuarea modificărilor
Pasul 1. Mediați timpul pentru fiecare componentă
După ce ați terminat, luați timpii pentru fiecare componentă și găsiți media. Pentru a găsi o medie, adăugați toate timpurile pentru 1 componentă împreună, apoi împărțiți la numărul de ori din grupul respectiv.
De exemplu, dacă ați citit e-mailuri ca componentă, timpul poate fi de 65 de secunde, 210 de secunde, 240 de secunde, 39 de secunde și 354 de secunde. Adăugați numerele împreună: 65 + 210 + 240 + 39 + 354 la egal 908. Împărțiți la numărul de ori. În acest caz, este 5, deci împărțiți 908 la 5 pentru a obține 181,6 secunde în medie pe e-mail
Pasul 2. Găsiți timpul mediu pentru sarcină
Cel mai simplu mod de a găsi timpul mediu pentru întreaga sarcină este să adăugați pur și simplu toate mediile pentru componente. Aceasta vă va oferi media pentru întreaga sarcină.
Pasul 3. Alocați o valoare mare sau mică sarcinilor dvs
Atribuirea unei valori mari sau mici fiecărei sarcini vă poate ajuta să stabiliți prioritatea a ceea ce este important. Nu trebuie să atribuiți un număr; etichetați-le doar ca valoare ridicată sau valoare scăzută. De exemplu, răspunsul la e-mailuri la locul de muncă poate fi important, dar dacă nu sunteți în serviciul pentru clienți, probabil că are o valoare globală mai mică decât finalizarea unui raport important.
Pasul 4. Reduceți sarcinile cu valoare redusă și timp ridicat
După ce v-ați evaluat sarcinile, uitați-vă la ce sarcini necesită o perioadă mare de timp, în timp ce au o valoare generală scăzută. Acestea sunt sarcinile de care aveți nevoie pentru a afla cum să reduceți. De asemenea, este important să vă uitați la sarcinile care necesită mult timp, dar care au și o valoare ridicată. Nu strică să încerci să eficientizezi aceste sarcini.
Pasul 5. Urmăriți multitasking
Multitasking-ul tinde să facă fiecare sarcină individuală să dureze mai mult, deoarece nu vă puteți acorda nici o atenție deplină. În cazurile în care sunteți multitasking, cum ar fi mersul înainte și înapoi între e-mail și scrierea unui raport, încercați să schimbați. Setați o perioadă de timp în care faceți un singur lucru. Dacă scrieți un raport, ignorați e-mailul.
Dacă citești e-mailuri în mod constant pe tot parcursul zilei, îți tragi constant trenul de gândire din orice altceva faci. Adesea, este mai bine să faceți toate sarcinile simultan, cum ar fi citirea e-mailurilor doar dimineața, la prânz și chiar înainte de a părăsi locul de muncă
Pasul 6. Căutați ineficiențe pentru a le reduce
Adesea, veți găsi ineficiențe în rutinele pe care le cronometrați și pe care le descrieți. Eliminarea ineficiențelor vă poate ajuta să lucrați mai bine și să faceți mai mult în timpul pe care îl aveți.