4 moduri de a crea un plan de continuitate a afacerii

Cuprins:

4 moduri de a crea un plan de continuitate a afacerii
4 moduri de a crea un plan de continuitate a afacerii

Video: 4 moduri de a crea un plan de continuitate a afacerii

Video: 4 moduri de a crea un plan de continuitate a afacerii
Video: COMPUNEREA ARGUMENTATIVĂ ÎN 5 PAȘI 2024, Martie
Anonim

BCP oferă proceduri pentru modul în care angajatorii și angajații vor rămâne în legătură și își vor continua să-și facă treaba în caz de dezastru sau urgență, cum ar fi un incendiu la birou. Din păcate, multe companii nu își iau niciodată timpul pentru a dezvolta un astfel de plan, de obicei pentru că nu consideră că este necesar. Cu toate acestea, crearea unui BCP cuprinzător vă va permite să îmbunătățiți capacitatea companiei dvs. de a continua activitatea normală în timpul sau după întreruperi semnificative ale operațiunilor comerciale.

Pași

Metoda 1 din 4: Înțelegerea a ceea ce face un plan bun de continuitate a afacerii

Creați un plan de continuitate a activității Pasul 1
Creați un plan de continuitate a activității Pasul 1

Pasul 1. Acceptați potențialele amenințări și riscuri cu care se confruntă compania dumneavoastră

Posibilitatea ca o întrerupere să vă închidă operațiunile comerciale este înfricoșătoare la gândire, dar ar trebui să fiți întotdeauna pregătiți și dispuși să acceptați că riscurile și amenințările pot cauza tulburări pentru afacerea dvs. Odată ce puteți accepta că neplanificate pentru riscuri și amenințări pot avea rezultate devastatoare asupra operațiunilor comerciale, puteți face apoi un plan care să garanteze că atât activele companiei, cât și personalul sunt suficient protejate.

  • Faceți o listă a riscurilor posibile și a impactului acestora asupra companiei dvs. De exemplu, moartea unei persoane cheie nu va avea ca rezultat închiderea ușilor pentru o vreme, dar poate avea un impact grav asupra rezultatelor, relațiilor cu furnizorii și serviciului cu clienții.
  • După identificarea riscurilor, sortați-le în funcție de impact și mijloace de trai pentru a vă prioritiza planificarea.
Creați un plan de continuitate a activității Pasul 2
Creați un plan de continuitate a activității Pasul 2

Pasul 2. Nu confundați planurile de continuitate a activității cu planurile de recuperare în caz de dezastru

Planurile de continuitate a afacerii sunt uneori denumite planuri de recuperare în caz de dezastru, iar cele două au multe în comun. Planurile de recuperare în caz de dezastru ar trebui să fie orientate spre recuperarea afacerii în urma unui dezastru și atenuarea consecințelor negative ale unui dezastru. În schimb, planurile de continuitate a afacerii se concentrează pe crearea unui plan de acțiune care se concentrează pe prevenirea consecințelor negative ale unui dezastru.

Creați un plan de continuitate a activității Pasul 3
Creați un plan de continuitate a activității Pasul 3

Pasul 3. Luați în considerare potențialele amenințări / riscuri cu care se confruntă compania

Planurile de analiză a impactului asupra afacerii iau în considerare consecințele potențiale pentru afacerea dvs. atunci când capacitatea de funcționare și procesare a fost afectată de o amenințare sau risc. Ca rezultat, crearea unui BIA vă permite să determinați ce probleme, riscuri și amenințări trebuie abordate de planul dvs. de continuitate a afacerii. Ar trebui să luați în considerare posibilele efecte pe care le poate provoca o întrerupere a operațiunilor comerciale, cum ar fi:

  • Venituri și vânzări pierdute
  • Cheltuieli crescute
  • Dezertarea / nemulțumirea clienților
  • Întârzierea prestării serviciului
  • Amenzi de reglementare
  • Întârziere / incapacitate de a începe planuri de afaceri viitoare.

Metoda 2 din 4: Determinarea resurselor cheie de recuperare

Creați un plan de continuitate a activității Pasul 4
Creați un plan de continuitate a activității Pasul 4

Pasul 1. Faceți o listă a personalului intern cheie

După apariția unui eveniment care întrerupe operațiunile normale de afaceri, va trebui să mobilizați rapid personalul cheie pentru a executa cu succes un BCP. Creați o listă a personalului cheie intern și a copiilor de rezervă --- aceștia sunt angajații care ocupă posturi fără de care afacerea dvs. nu poate funcționa absolut. Faceți lista cât mai mare posibil, dar cât mai mică posibil.

  • Faceți o listă cu tot personalul intern cheie, cu toate informațiile de contact, inclusiv telefonul de afaceri, telefonul de acasă, telefonul mobil, pager, e-mail de afaceri, e-mail personal și orice alt mod posibil de a le contacta într-o situație de urgență în care comunicările normale ar putea fi indisponibile.
  • Luați în considerare funcțiile de serviciu necesare pentru a continua operațiunile zilnice. Ar trebui să vă gândiți la cine ocupă aceste posturi atunci când titularul principal al postului este în vacanță.
  • Amintiți-vă că personalul cheie nu include doar directori de rang înalt. De exemplu, un funcționar de creanțe de conturi de nivel mediu până la mediu ar putea fi responsabil pentru procesarea rapoartelor care afectează împrumuturile sau încasările AR, care afectează în mare măsură suma venitului din exploatare disponibil. Grefierul de creanțe ar trebui să fie considerat personal cheie, deoarece funcțiile postului respectiv facilitează accesul companiei la capitalul oferit prin prelucrarea creanțelor și colectarea fondurilor.
Creați un plan de continuitate a activității Pasul 5
Creați un plan de continuitate a activității Pasul 5

Pasul 2. Documentați echipamentele comerciale critice

Computerele de afaceri de la fața locului conțin adesea cele mai importante informații pe care dvs. și angajații dvs. trebuie să le puteți accesa chiar și atunci când lucrați în afara site-ului. Ar trebui să faceți o listă de echipamente / date critice și să creați o strategie pentru acces securizat în caz de întrerupere. Nu uitați de software-ul care ar fi adesea considerat echipament critic, mai ales dacă este software specializat sau dacă nu poate fi înlocuit.

  • Această listă ar trebui să includă parole, date de identificare și locația fișierelor cheie.
  • Unele companii nu pot funcționa chiar și pentru câteva ore fără un aparat de fax. Vă bazați foarte mult pe aparatul dvs. de copiat? Aveți imprimante speciale pe care trebuie să le aveți?
Creați un plan de continuitate a activității Pasul 6
Creați un plan de continuitate a activității Pasul 6

Pasul 3. Identificați documentele critice

Ar trebui să compilați toată documentația necesară pentru a vă relua afacerea în cazul unui incendiu sau a unui alt dezastru care distruge documentele critice aflate la fața locului. Asigurați-vă că aveți copii alternative în spațiul de stocare fizic în afara amplasamentului și modalități de accesare a documentelor critice, cum ar fi actele constitutive și alte acte juridice, facturi de utilități, informații bancare, documente de resurse umane critice, hârtii de închiriere, declarații fiscale și alte documente critice.

Ar trebui să luați în considerare care ar fi planul de acțiune dacă ar exista o pierdere totală a facilității. Ați ști când să plătiți împrumutul pentru vehiculele companiei dvs.? Cui trimiteți plata pentru serviciile dvs. de e-mail?

Creați un plan de continuitate a activității Pasul 7
Creați un plan de continuitate a activității Pasul 7

Pasul 4. Identificați cine poate să efectueze telecomenzile

În cazul în care operațiunile comerciale nu pot continua la locația obișnuită, serviciul de telecomunicații de acasă este o modalitate excelentă pentru angajați de a continua să lucreze ca de obicei. Abilitatea angajaților dvs. de a lucra, chiar și atunci când este departe de birou, va însemna că pot fi evitate cel puțin unele întârzieri în efectuarea muncii ca de obicei. Unele persoane din compania dvs. ar putea fi perfect capabile să desfășoare afaceri de la un birou la domiciliu.

Aflați cine poate și cine nu poate lucra de acasă din cauza limitărilor de conectivitate la internet sau a altor probleme și asigurați-vă că oferiți angajaților dvs. resursele necesare pentru telecomunicații

Metoda 3 din 4: Crearea planului dvs. de continuitate a afacerii

Creați un plan de continuitate a activității Pasul 8
Creați un plan de continuitate a activității Pasul 8

Pasul 1. Identificați opțiunile echipamentului de urgență

Opțiunile de echipament de urgență sunt alternative de echipamente accesibile care pot fi utilizate dacă și când operațiunile normale de afaceri sunt întrerupte.

  • Unde ați închiria camioane dacă un dezastru a deteriorat sau a distrus vehiculele utilizate în cursul obișnuit al activității? Unde ai închiria calculatoare? Puteți utiliza o priză de servicii comerciale pentru copii, fax, tipărire și alte funcții critice?
  • Furnizorii alternativi de echipamente nu trebuie să fie identificați în mod specific, cu excepția cazului în care sunt unici și un acord a fost deja negociat (foarte rar).
  • Este mai important să identificați serviciile, echipamentele și / sau resursele pe care un substitut trebuie să le poată furniza. Personalul cheie însărcinat cu gestionarea relației cu înlocuitorul trebuie să aibă autoritatea necesară pentru a lua decizii relevante.
Creați un plan de continuitate a activității Pasul 9
Creați un plan de continuitate a activității Pasul 9

Pasul 2. Identificați locația dvs. de urgență

Acesta este locul în care veți desfășura activități în timp ce birourile dvs. principale nu sunt disponibile.

  • Ar putea fi un hotel - mulți dintre ei au facilități de afaceri foarte bine echipate pe care le puteți folosi. Poate fi unul dintre birourile contractorilor dvs. sau biroul avocatului dvs.
  • O unitate de închiriere de depozitare în apropierea site-ului dvs. obișnuit ar putea fi un loc minunat pentru mutarea și stocarea produselor într-un vârf.
  • Poate că telecomunicația pentru toată lumea este o opțiune viabilă.
  • Dacă aveți o locație temporară identificată, includeți o hartă a locației în BCP. Oriunde se află, asigurați-vă că aveți toate informațiile de contact adecvate (inclusiv numele persoanelor).
Creați un plan de continuitate a activității Pasul 10
Creați un plan de continuitate a activității Pasul 10

Pasul 3. Faceți o secțiune „Cum se face” în BCP

Ar trebui să includă instrucțiuni pas cu pas despre cum să executați BCP și să abordați ce să faceți, cine ar trebui să o facă și cum. Enumerați fiecare responsabilitate și notați numele persoanei care i se atribuie. De asemenea, faceți invers: pentru fiecare persoană, enumerați responsabilitățile. În acest fel, dacă doriți să știți cine ar trebui să sune la compania de asigurări, puteți căuta „Asigurări” și, dacă doriți să știți ce face Joe Doe, puteți căuta sub „Joe” aceste informații.

Creați un plan de continuitate a activității Pasul 11
Creați un plan de continuitate a activității Pasul 11

Pasul 4. Documentați contactele externe

Dacă aveți furnizori sau contractori critici, creați o listă specială de contacte care include o descriere a companiei (sau a persoanei fizice) și orice alte informații absolut critice despre aceștia, inclusiv informații cheie de contact ale personalului.

  • Includeți în listă persoane precum avocați, bancheri, consultanți IT … pe oricine pe care ar putea fi necesar să îl apelați pentru a vă ajuta cu diverse probleme operaționale.
  • Nu uitați companiile de utilități, birourile municipale și comunitare (poliție, pompieri, apă, spitale) și oficiul poștal!
Creați un plan de continuitate a activității Pasul 12
Creați un plan de continuitate a activității Pasul 12

Pasul 5. Puneți informațiile împreună

Un BCP este inutil dacă toate informațiile sunt împrăștiate în diferite locuri. Un BCP este un document de referință și trebuie păstrat împreună într-un liant cu 3 inele.

  • Faceți o mulțime de copii și dați câte unul personalului dvs. cheie.
  • Păstrați mai multe copii suplimentare la o locație în afara site-ului, acasă și / sau într-o cutie de valori.

Metoda 4 din 4: Implementarea planului dvs. de continuitate a afacerii

Creați un plan de continuitate a activității Pasul 13
Creați un plan de continuitate a activității Pasul 13

Pasul 1. Comunicați BCP angajaților relevanți

Asigurați-vă că toți angajații care ar putea fi potențial afectați de o întrerupere au citit și înțeles BCP. Luați-vă timp pentru a vă asigura că angajații sunt conștienți de rolurile lor relevante în implementarea și executarea politicii.

Creați un plan de continuitate a activității Pasul 14
Creați un plan de continuitate a activității Pasul 14

Pasul 2. Furnizați informații esențiale despre planul BCP personalului non-cheie

Nu lăsați lucrurile la voia întâmplării! Chiar dacă personalul cheie este informat cu privire la rolul lor în cadrul BCP, ar trebui să vă asigurați totuși că toți angajații sunt conștienți de procedurile de evacuare a clădirilor, precum și de locațiile de urgență. Astfel, absența imprevizibilă a personalului cheie nu va împiedica personalul non-cheie să știe cum să răspundă la întreruperile operaționale ale afacerii.

Creați un plan de continuitate a activității Pasul 15
Creați un plan de continuitate a activității Pasul 15

Pasul 3. Planificați modificarea și actualizarea BCP

Indiferent cât de bun este BCP-ul dvs., este probabil că vor exista evenimente perturbatoare care nu sunt prevăzute în plan. Fiți deschis la actualizarea și / sau modificarea BCP-ului dvs. în lumina informațiilor suplimentare și / sau a circumstanțelor modificate. De fiecare dată când se schimbă ceva, actualizați toate copiile BCP-ului dvs. și nu lăsați-l niciodată să cadă.

Video - Prin utilizarea acestui serviciu, unele informații pot fi partajate cu YouTube

Recomandat: