Statutul unei corporații nonprofit stabilește regulile care guvernează funcționarea organizației. Acestea conțin regulile și procedurile pentru organizarea ședințelor, alegerea directorilor, numirea ofițerilor și îngrijirea altor formalități esențiale. Pe măsură ce un organism nonprofit evoluează și se modifică, statutul său ar trebui revizuit periodic și modificat pentru a răspunde acestor schimbări. De exemplu, o organizație non-profit în creștere poate dori să extindă dimensiunea consiliului său sau să redefinească unele dintre atribuțiile membrilor săi. Dacă o organizație nonprofit nu poate demonstra că acțiunile sale sunt conforme cu cerințele statutului său, va fi vulnerabilă la procesele formulate de membrii, auditorii sau furnizorii săi.
Pași
Partea 1 din 2: Redactarea amendamentului propus
Pasul 1. Înțelegeți legea corporativă a statului dvs. nonprofit
Un organism nonprofit este guvernat de statut în statul în care a fost încorporat. Înainte de a elabora un statut sau o modificare a unui regulament existent, este important să revizuiți statutul corporației nonprofit al statului pentru a înțelege prevederile implicite și practicile pe care le interzice.
- Confirmați că modificarea pe care doriți să o faceți nu este interzisă de legea statului. Dacă da, amendamentul nu va avea niciun efect și orice acțiune întreprinsă în temeiul acestuia va fi nulă. De exemplu, Washington State Nonprofit Act prevede: „în niciun caz un cvorum nu va fi mai mic de o treime din numărul directorilor astfel fixați sau declarați.” Aceasta înseamnă că orice statut din statul Washington care permite un cvorum mai mic de o treime nu ar fi valabil.
- Consultați prevederile implicite din legea societăților dvs. nonprofit, cum ar fi numărul minim de voturi necesare într-un vot de către Consiliul de administrație. Dacă doriți să le înlocuiți, modificați statutul pentru a reflecta această modificare.
- În planificarea modului în care veți organiza un vot pentru a obține aprobarea amendamentului dvs., examinați modul în care membrii (dacă există membri votanți) și directorii au voie să se întâlnească și să voteze în conformitate cu legislația statului. Multe acte corporative de stat nonprofit nu permit directorilor să voteze prin împuternicire; în schimb, un director este obligat să participe la ședință personal sau prin telefon pentru a fi numit ca prezent la ședință în scopul cvorumului și al votului.
Pasul 2. Asigurați-vă că modificarea propusă este compatibilă cu alte documente de reglementare
În plus față de asigurarea faptului că statutul dvs. propus este conform cu statutul corporației nonprofit al statului dvs., ar trebui să verificați, de asemenea, dacă acesta este în concordanță cu actele constitutive non-profit și, dacă este cazul, cu alte legi relevante.
- Dacă organizația dvs. este guvernată sau licențiată de o agenție de stat, cum ar fi Departamentul educației sau Departamentul bancar, revizuiți legile statului în aceste domenii pentru dispoziții suplimentare obligatorii.
- De exemplu, dacă doriți să modificați statutul unei asociații a proprietarilor de locuințe, trebuie să faceți referire atât la statutul nonprofit al statului dvs., cât și la Legea privind asocierea proprietarilor de locuințe. Dacă Legea privind asocierea proprietarilor de locuințe specifică faptul că ședințele consiliului trebuie să fie deschise membrilor, statutul dvs. trebuie să permită membrilor să participe la ședințele consiliului, chiar dacă statutul dvs. de stat nonprofit nu o impune.
Pasul 3. Nu vă bazați pe limbajul găsit în statutele altor organizații
Evitați să luați limba pentru regulamentul propus de dvs. din statutul altor organizații. Statutul unei alte organizații poate:
- Nu respectați legea din statul dvs.
- Nu includeți prevederi importante care se aplică în mod implicit organizației dvs. în conformitate cu legislația aplicabilă.
- Nu au fost personalizate pentru a satisface nevoile organizației dvs.
Pasul 4. Abordați toate scenariile previzibile
Gândiți-vă la toate scenariile posibile care ar putea apărea în legătură cu amendamentul propus și abordați-le în limba statutului.
De exemplu, dacă amendamentul dvs. descrie procesul de eliminare a unui membru al consiliului de administrație, trebuie să includeți și o prevedere pentru ocuparea funcției la eliminarea acestuia
Pasul 5. Solicitați unui avocat să revizuiască amendamentul
Dacă aveți îndoieli cu privire la propunerea dvs. de modificare sau intenționați să modificați statutele într-un mod care să le modifice în mod substanțial, solicitați unui avocat specializat în dreptul nonprofit să revizuiască toate proiectele de modificare. Un avocat va putea detecta neconcordanțe și potențiale probleme cu propunerea.
De exemplu, un avocat va fi familiarizat cu statutul nonprofit al statului dvs. și va putea prinde prevederi din proiectul dvs. care ar putea fi nevalide deoarece intră în conflict cu cerințele minime prevăzute de lege. Dacă locuiți într-un oraș, avocatul dvs. va fi, de asemenea, familiarizat cu reglementările orașului care vă afectează statutul, cum ar fi cererea ca un funcționar ales sau un angajat guvernamental să servească în consiliul dumneavoastră
Pasul 6. Fiți pregătiți să explicați de ce este necesară modificarea
Pentru a asigura aprobarea statutului dvs., va trebui să convingeți Consiliul că este necesară modificarea dvs. În general, două treimi din consiliu va trebui să voteze în favoarea dumneavoastră. Din acest motiv, este important să luați în considerare ce motive veți da pentru a justifica modificarea statutului actual.
De exemplu, dacă activitățile organizației dvs. nu mai intră în sfera misiunii dvs., va trebui să vă modificați declarația de misiune. Pregătiți-vă pentru a explica ce activități au fost inițial concepute pentru organizație, cum au evoluat și ce revizuiri specifice ale declarației misiunii ar reflecta această nouă realitate
Partea 2 din 2: Asigurarea aprobării
Pasul 1. Consultați regulamentul actual
Regulile pentru modificarea statutului unei organizații nonprofit sunt cuprinse în ele însele. Pentru a vă asigura că vă modificați statutul într-un mod care nu va fi contestat în instanță, revizuiți regulamentul actual pentru procedurile exacte necesare.
- Căutați procentajul consiliului care trebuie să voteze în favoarea dvs. (de obicei, două treimi).
- Căutați ce tip de notificare vi se cere să transmiteți consiliului înainte de a supune amendamentul la vot.
- Dacă membrii organizației dvs. au, de asemenea, puteri de vot, căutați ce procent din membrii care votează trebuie să voteze în favoarea unui amendament și ce fel de notificare trebuie să li se dea.
- Rețineți că procesul de modificare a statutului este același, indiferent dacă doriți să modificați dispozițiile existente, să adăugați dispoziții noi sau să ștergeți dispozițiile.
Pasul 2. Notificați consiliului de administrație modificarea propusă
Dacă statutul solicită acest lucru, va trebui să anunțați membrii consiliului de administrație cu privire la amendamentul propus înainte de a organiza un vot pentru a stabili dacă îl aprobați sau nu.
- Puneți amendamentul propus în scris și distribuiți-l printre membrii consiliului, astfel încât aceștia să aibă șansa să vă pună întrebări și să ia în considerare dacă vor vota sau nu în favoarea acestuia.
- Prefață proiectul de amendament cu o explicație pentru motivul pentru care consideri că amendamentul este necesar.
Pasul 3. Se votează Consiliul de administrație asupra modificării
Solicitați consiliului de administrație să discute amendamentul propus și să voteze dacă îl aprobă.
- Dacă amendamentul propus este unul minor și statutul dvs. nu vă solicită să anunțați membrii consiliului de administrație cu privire la propunere înainte de ședință, puteți propune modificarea și votați la aceeași ședință.
- Respectați regulile stabilite în statut pentru cine trebuie să fie la ședință, câte persoane trebuie să participe la ședință și procentajul de voturi necesar pentru ca amendamentul să fie adoptat pentru ca votul să fie valid.
- Înregistrați rezultatul votului și păstrați o copie împreună cu celelalte lucrări ale dumneavoastră corporative.
Pasul 4. Scrieți modificarea în statut
După ce ați obținut aprobarea necesară pentru amendamentul dvs., redactați un nou document care să conțină statutul complet, inclusiv modificarea. Circulați noile reglementări printre membrii consiliului de administrație și orice alte persoane relevante.
Pasul 5. Informați IRS
Dacă organizația dvs. nonprofit este recunoscută ca scutită de taxe de către IRS, sunteți obligat să notificați IRS cu privire la orice modificare „structurală sau operațională” a statutului dumneavoastră.
- Un exemplu de schimbare structurală sau operațională ar fi crearea unui nou program.
- Dacă acesta este cazul dvs., fie trimiteți regulamentele modificate, fie o scrisoare care descrie modificările la Biroul de determinări ale organizațiilor scutite de IRS sau raportați modificările prin depunerea formularului 990 sau a formularului 990-EZ.