Termenii și condițiile și politicile de confidențialitate sunt documente legale importante pentru orice afacere. Termenii și condițiile descriu fiecare drepturile și obligațiile companiei și ale clientului. Politicile de confidențialitate descriu modul în care întreprinderile întrețin și utilizează informațiile personale ale clienților. Puteți găsi resurse pe internet pentru a vă ajuta să vă redactați proprii termeni și condiții și o politică de confidențialitate care să se potrivească situației dvs. particulare, dar trebuie să vă consultați întotdeauna cu un avocat pentru afaceri mici înainte de a finaliza aceste documente juridice cruciale.
Pași
Partea 1 din 4: Pregătirea pentru a vă redacta Termenii și condițiile
Pasul 1. Înțelegeți termenii și condițiile
Termenii și condițiile (T&C) stabilesc fundamentul pentru interacțiunile clienților cu afacerea dvs. și definesc modul în care afacerea dvs. va interacționa cu clienții săi. Acestea explică procedurile și procesele dvs., vă limitează răspunderea și stabilesc acordurile pe care dvs. și clientul ați acceptat să le obligați. Vă puteți gândi la ele ca la un contract între afacerea dvs. și clientul dvs. Aceștia vor guverna care sunt drepturile și responsabilitățile dvs. ca afacere și care sunt drepturile și responsabilitățile clientului dvs.
Puteți găsi adesea un „boilerplate” Termeni și condiții pe care îl puteți folosi ca ghid pentru a vă crea propriile
Pasul 2. Aflați zonele de bază care se adresează T&C
Informațiile exacte furnizate în T&C dvs. vor depinde de tipul de afacere pe care îl aveți. Cu toate acestea, există mai multe domenii de bază pe care aproape toate T&C ar trebui să le abordeze:
- Produse și servicii.
- Prețuri și plată.
- Garanții și garanții.
- Drepturi de autor și mărci comerciale.
- Încetarea serviciului.
- Legea aplicabilă, ar trebui să includeți o dispoziție care să precizeze legea care reglementează termenii și condițiile dvs. (adică, propria dvs. lege de stat).
- Modificări ale acordului. Veți dori să includeți o clauză care să ateste că puteți modifica termenii și condițiile în orice moment.
Pasul 3. Faceți o listă cu termenii și condițiile de care are nevoie afacerea dvs
După examinarea tipurilor de termeni și condiții, va deveni clar care se aplică situației dvs. specifice și care nu. Notați-le pe cele pe care ar trebui să le includeți în propriul document.
- Majoritatea fiecărei companii vor dori să includă drepturile de autor, modificările acordului și prevederile legale.
- Toate companiile care vând produse vor trebui să includă o prevedere de returnare, rambursare și pierdere.
- Orice companie care oferă servicii ar trebui să includă încetarea prestării serviciului.
- Dacă vă conectați la alte site-uri, cu siguranță doriți să includeți un link către furnizarea de site-uri.
- Dacă permiteți comentarii pe site-ul dvs., ar trebui să includeți o prevedere care vă limitează răspunderea pentru lucruri precum calomnia.
Pasul 4. Identificați și examinați termenii și condițiile generice
Puteți începe prin a găsi termeni generici și șabloane de condiții pe internet. Le puteți găsi chiar adaptate anumitor țări, cum ar fi Regatul Unit. Referindu-vă la lista dvs. originală, găsiți clauzele de care aveți nevoie din șabloane. Poate doriți să imprimați șabloanele, astfel încât să puteți înconjura ceea ce este relevant pentru situația dvs. și să marcați ceea ce nu este. Lipirea lor într-un document de calculator poate funcționa, de asemenea, bine.
Rețineți că fiecare afacere este diferită. Din acest motiv, atunci când utilizați un șablon generic, îl citiți întotdeauna cu atenție pentru a examina ce aspecte se aplică și nu se aplică afacerii dvs. Nu folosiți niciodată un șablon generic fără a-l citi cu atenție
Pasul 5. Găsiți și examinați exemple de termeni și condiții de la companii similare
După ce ați analizat un șablon generic, analizați termenii și condițiile unei companii care este similară cu a dvs. De exemplu, dacă vindeți produse online, s-ar putea să aruncați o privire asupra termenilor și condițiilor unui retailer online. Dacă afacerea dvs. oferă un serviciu (de exemplu, instalarea încălzitoarelor și aparatelor de aer condiționat), accesați site-ul web al unei companii reputate de încălzire și aer condiționat pentru a vedea termenii și condițiile acestuia. Poate doriți să imprimați termenii și condițiile, astfel încât să puteți înconjura ceea ce este relevant pentru situația dvs. și să marcați ceea ce nu este.
Partea 2 din 4: Redactarea Termenilor și condițiilor
Pasul 1. Consultați mostrele dvs
După ce ați luat în considerare nevoile companiei dvs. și ați efectuat toate cercetările, sunteți gata să vă elaborați proprii termeni și condiții. Referindu-vă la termenii și condițiile pe care le-ați adunat, alegeți și alegeți anumite propoziții sau paragrafe întregi care se aplică companiei dvs. Dacă ați găsit un eșantion care funcționează exact, nu ezitați să îl utilizați în întregime. În această situație, puteți urmări eșantionul și vă puteți pregăti termenii și condițiile numai din acel document.
- Probele de la companii similare cu ale dvs. vor funcționa cel mai bine.
- Folosind eșantioanele dvs., veți putea parcurge toate domeniile principale de T&C enumerate anterior (cum ar fi produsele și serviciile) și puteți utiliza informațiile relevante pe care le-ați identificat în eșantion pentru a vă crea propriile T&C.
Pasul 2. Definiți ce produse și / sau servicii va furniza companiei dvs. clientului
Începând cu produse și servicii, asigurați-vă că definiți orice termeni care ar putea provoca confuzie, cum ar fi utilizarea „bunurilor” pentru a se referi la produsele sau serviciile fizice efectuate. În plus, trebuie să includeți informații despre modul în care politicile dvs. referitoare la aceste produse și servicii vor fi comunicate clientului.
- De exemplu, „Politica noastră de returnare pentru produsul X este disponibilă pe site-ul nostru web și este, de asemenea, tipărită pe toate facturile și extrasele de cont.”
- Adaptați orice informație din eșantioane la produsele și serviciile propriei afaceri.
Pasul 3. Indicați termenii și condițiile legate de prețuri și plăți
Ar trebui să aveți o secțiune care să precizeze ce tipuri de plăți acceptați, când plata este datorată și ce se va întâmpla dacă plata nu este primită la timp sau în suma corectă. De asemenea, ar trebui să includeți informații despre ceea ce face și nu include prețul (de exemplu, dacă prețul include taxe și impozite). Orice informații despre eventuale creșteri de preț ar trebui incluse aici.
- Această secțiune include, de asemenea, informații despre returnări, rambursări și pierderi. Dacă acceptați returnări, veți dori să vă anunțați clienții despre politica dvs. de returnare (de exemplu, la 30 de zile de la cumpărare). Dacă acordați rambursări, ar trebui să anunțați clienții termenii.
- S-ar putea să doriți, de asemenea, să includeți o declinare de responsabilitate pentru pierderi. O declinare de responsabilitate este o declarație care informează clienții că nu sunteți răspunzător pentru anumite tipuri de pierderi. De exemplu, ați putea include o declarație de declinare a responsabilității care să ateste că nu sunteți responsabil pentru produsele care se întrerup la expediere la retur.
Pasul 4. Clarificați garanțiile și garanțiile
Stabiliți condițiile oricăror garanții sau garanții, inclusiv pentru cât timp sunt valabile și ce condiții le-ar anula.
Pasul 5. Furnizați notificări privind drepturile de autor
Pentru a vă proteja opera originală, ar trebui să furnizați notificări privind drepturile de autor. O notificare privind drepturile de autor spune pur și simplu lumii că lucrarea dvs. este originală și că este protejată de legea drepturilor de autor. O notificare privind drepturile de autor ar trebui să conțină: cuvântul „drept de autor” și un „c” într-un cerc (©), precum și data publicării și numele autorului și / sau proprietarului drepturilor de autor. <Dacă aveți mărci comerciale, veți dori să vă asigurați că le notați și pe cele de pe site-ul dvs. web.
Dacă afacerea dvs. implică un site web sau o rețea socială unde clienții pot posta, ar trebui să faceți diferența între care este proprietatea dvs. intelectuală și ceea ce, dacă există, rămâne proprietatea intelectuală a clientului
Pasul 6. Oferiți informații despre cum să încheiați relația
Ar trebui să includeți informații despre modul în care clienții își pot încheia relația cu afacerea dvs. Aceasta ar putea include cum să închideți sau să anulați un cont, precum și cum să reziliați orice servicii pe care le oferiți clientului.
Pasul 7. Limitați-vă răspunderea
Întreprinderile pot fi considerate responsabile pentru o varietate de lucruri, cu excepția cazului în care T&C au limbaje specifice care limitează răspunderea. De exemplu, dacă dețineți o sală de sport, ați dori să vă limitați răspunderea spunând că nu sunteți responsabil pentru persoanele care se rănesc pe proprietatea dvs. Includeți un disclaimer care specifică pentru ce nu veți fi tras la răspundere.
- Ca un alt exemplu, în cazul în care afacerea dvs. include un site web sau rețele de socializare, ați dori ca un disclaimer să explice că nu sunteți responsabil pentru acuratețea comentariilor făcute de terți. De asemenea, se poate afirma că nu susțineți aceste comentarii.
- Un alt tip comun de răspundere este pentru furtul de informații cu caracter personal. Dacă nu păstrați informațiile clienților în siguranță, este posibil să fiți răspunzător pentru pierderile pe care le suportă din cauza furtului respectiv. Cu toate acestea, ați putea include un disclaimer care refuză responsabilitatea pentru furtul de informații dacă clientul nu folosește o parolă sigură.
- Deși declinarea responsabilității dvs. nu vă va proteja în totalitate de o cerere a unei părți vătămate, s-ar putea să vă reduceți daunele.
Pasul 8. Înrolați serviciile unui avocat pentru a vă examina munca
Un avocat specializat în contracte vă poate asigura că termenii și condițiile dvs. includ tot ce aveți nevoie pentru a vă proteja pe dvs. și afacerea dvs. El sau ea se poate asigura, de asemenea, că documentul dvs. respectă legile contractuale existente. Puteți citi mai multe despre legile contractuale online.
Partea 3 din 4: Înțelegerea cerințelor legale pentru politicile de confidențialitate
Pasul 1. Stabiliți dacă aveți nevoie de o politică de confidențialitate
Dacă culegeți informații personale de la clienți, fie prin tranzacții, fie prin intermediul acestora, vizitând un site web sau o pagină de socializare, ar trebui să aveți o politică de confidențialitate. O politică este promisiunea dvs. către utilizatori cu privire la modul în care le veți colecta, utiliza, distribui și proteja datele. Comisia Federală pentru Comerț (FTC) reglementează problemele legate de confidențialitate în S. U. A. Agenția discută importanța confidențialității și politicile pe site-ul FTC. Administrația pentru întreprinderi mici (SBA) recunoaște, de asemenea, importanța confidențialității și a politicilor de confidențialitate pe site-ul web SBA.
Pasul 2. Înțelegeți tipurile de clauze din politicile de confidențialitate
Politicile de confidențialitate conțin o serie de clauze diferite. Acestea includ, dar nu se limitează la aceste tipuri de dispoziții:
- Ce informații colectați. S-ar putea să colectați adrese de e-mail sau informații mai sensibile, cum ar fi numere de telefon, adrese, numere de card de credit sau numere de securitate socială.
- Cum utilizați informațiile pe care le colectați. S-ar putea să utilizați informațiile pentru a comunica mai bine cu clienții sau pentru a le aduce produse noi.
- Dacă divulgați informațiile altora și cui. De exemplu, dacă utilizați o companie de transport maritim căreia îi furnizați informații despre clienți, va trebui să includeți aceste informații în politica dvs. de confidențialitate.
- Că puteți modifica politica la discreția dvs. Este important să vă rezervați dreptul de a vă modifica propria politică.
- Furnizarea datelor din jurnal. O astfel de prevedere le spune utilizatorilor anumite informații sunt înregistrate pe browserul pe care îl utilizează și pe serverul pe care îl utilizați.
- Clauza cookie. Site-urile web stochează în general cookie-uri pe computere și acest tip de clauză notifică utilizatorii ca atare.
- Informații de contact pentru utilizatorii care au întrebări sau probleme de confidențialitate. Ar trebui să le oferiți utilizatorilor o modalitate de a vă contacta dacă au întrebări cu privire la politica dvs.
- Clauze dacă serviți persoane cu vârsta sub 13 ani. Dacă site-ul dvs. web servește persoanelor cu vârsta sub 13 ani, trebuie să aflați regulile de confidențialitate special pentru copii. Puteți vizita site-ul web al Comisiei federale pentru comerț pentru a citi aceste reguli.
- Provizioane pentru companiile din domeniul sănătății. Dacă compania dvs. oferă servicii de asistență medicală publicului, este posibil să vi se solicite să aveți o politică de confidențialitate a Legii privind portabilitatea și responsabilitatea asigurărilor de sănătate (HIPAA). Puteți afla despre regulile referitoare la politica de confidențialitate HIPAA consultând site-ul web al Departamentului Sănătății și Serviciilor Umane.
Pasul 3. Asigurați-vă că nu promiteți mai mult decât puteți efectua
O eroare obișnuită în politicile de confidențialitate este aceea de a spune ceva de genul „Nu împărtășim informațiile dvs. personale cu niciun terț”. Din păcate, din cauza naturii tranzacțiilor de vânzare și a operațiunilor online, practic nu există nicio modalitate de a evita o anumită partajare a acestor informații. De exemplu, banca care procesează o plată cu cardul de credit de la un client trebuie să aibă cel puțin o parte din informațiile clientului. A face declarații de genul acesta ar putea cauza probleme, motiv pentru care este important să revizuiți politica de confidențialitate de către un avocat.
Pasul 4. Găsiți și examinați exemple de politici de confidențialitate din surse de încredere
Tastați „politica de confidențialitate” în orice motor de căutare pentru a extrage politicile de confidențialitate de la diferite companii. Politica de confidențialitate a Yahoo este doar un exemplu bun. De asemenea, puteți consulta alte site-uri, cum ar fi Better Business Bureau sau Small Business Association, pentru șabloane..
Partea 4 din 4: Redactarea politicii de confidențialitate
Pasul 1. Elaborați-vă propria politică de confidențialitate folosind mostrele ca îndrumare
Poate fi cel mai ușor să imprimați politicile sau să le tăiați și să le lipiți într-un document de computer. Pe măsură ce examinați alte politici de confidențialitate, notați ce se aplică și ce nu se aplică situației dvs. Aruncați tot ceea ce în mod clar nu este aplicabil. Păstrați în orice se aplică situației dvs. Revizuiește lucrurile care se aplică, dar care necesită modificări, pentru a se potrivi mai bine situației tale. După ce ați examinat și marcat mostrele, utilizați notele și exemplul pentru a vă redacta propria politică de confidențialitate.
- Dispozițiile care discută informațiile pe care le colectați și modul în care le utilizați și le divulgați ar trebui să fie în acordul dvs.
- O clauză care să ateste că puteți schimba politica ar trebui să fie în acordul dvs.
- O prevedere conform căreia anumite informații sunt înregistrate pe browsere și servere ar trebui să fie în acordul dvs. (adică o furnizare de date jurnal).
- De asemenea, ar trebui să fie inclusă o clauză care să precizeze că puteți stoca cookie-uri pe computerul lor.
Pasul 2. Enunțați politica
Trebuie să explicați în mod clar cum colectați, gestionați și utilizați informațiile personale ale clienților. Acest lucru este important mai ales dacă utilizați internetul pentru procesarea plăților (majoritatea întreprinderilor o fac) sau dacă utilizați sondaje și alte instrumente de marketing pentru a colecta informații despre clienți.
- Dacă scrieți o politică de confidențialitate care include site-ul dvs. web și / sau rețelele de socializare, ar trebui să explicați lucruri precum politica dvs. privind cookie-urile (modul în care site-ul dvs. web stochează datele de navigare ale clienților dvs.) și modul în care partajați informațiile despre clienți cu alții.
- Dacă afacerea dvs. ar colecta vreodată informații de la copii sub 13 ani, va trebui, de asemenea, să vă asigurați că respectați COPPA (Children’s Online Privacy Protection Act). Site-ul web al FTC oferă câteva sugestii utile cu privire la respectarea acestei reguli.
Pasul 3. Oferiți clientului o alegere
O bună politică de confidențialitate le va permite clienților să aleagă ce face afacerea dvs. cu datele lor. De exemplu, ați putea oferi clienților o opțiune de a renunța la comunicările viitoare; în SUA, CAN-SPAM ACT necesită ca comunicările online să aibă o opțiune de renunțare sau dezabonare.
- Oferiți acces la aceste date. Clienții dvs. ar trebui să poată examina datele pe care le-ați colectat, să modificați sau să corectați orice greșeli și să vă solicite ștergerea datelor din orice motiv.
- Oferiți o modalitate de a depune o problemă sau o reclamație. Ar trebui să clarificați și să vă contactați cu ușurință clienții cu privire la orice nelămuriri sau reclamații pe care le au cu privire la datele lor.
Pasul 4. Securizați datele
Oferiți o declarație clară și precisă despre modul în care colectați și securizați datele clienților. În unele cazuri, este posibil să nu știți cum sunt colectate toate datele clienților dvs., mai ales dacă afacerea dvs. folosește instrumente precum aplicații mobile și stocare în cloud. FTC vă recomandă să discutați cu un avocat specializat în drept online sau cu un expert în tehnologiile informației, pentru a vă ajuta să înțelegeți exact cum și ce colectați și stocați.
Pasul 5. Furnizați actualizări
Politica dvs. de confidențialitate ar trebui să rețină că se poate schimba și ar trebui să facă modificări clare și accesibile. De exemplu, puteți trimite un e-mail prin care anunțați modificările sau puteți posta un link actualizat către conturile dvs. de socializare.
Pasul 6. Păstrează un avocat pentru a-ți examina munca
Un avocat specializat în legile privind confidențialitatea se poate asigura că politica dvs. include tot ceea ce aveți nevoie pentru a vă proteja pe dvs. și afacerea dvs. El sau ea se poate asigura, de asemenea, că documentul dvs. respectă legile de confidențialitate existente. Puteți afla mai multe despre legile privind confidențialitatea pe site-ul web Small Business Administration.