Când pierdeți ceva precum un loc de muncă, beneficii sau o oportunitate educațională, puteți crede că aveți un argument puternic că meritați a doua șansă. Una dintre cele mai bune modalități de a încerca să obțineți această a doua șansă este să scrieți o scrisoare de apel. Pentru a vă asigura că scrisoarea dvs. de apel este luată în serios, păstrați-o pe scurt și profesională. Respectați faptele și demonstrați că ați învățat ceva din întreaga experiență.
Pași
Partea 1 din 3: Formatarea scrisorii dvs
Pasul 1. Utilizați formatul tradițional de afaceri
Pentru o scrisoare formală, cum ar fi o scrisoare de apel, formatul tradițional de afaceri este singura dvs. opțiune. De obicei, puteți găsi un șablon de scrisoare de afaceri pe orice aplicație de procesare de text.
Dacă aveți hârtie cu antet, vă recomandăm să o folosiți pentru o notă mai profesională
Pasul 2. Verificați dacă există cerințe
Oricine scrieți pentru a solicita o contestație poate avea informații specifice de care are nevoie pentru toate contestațiile. De asemenea, acestea pot avea un formular specific pe care trebuie să îl utilizați. Aflați-le înainte de a vă scrie scrisoarea, astfel încât să nu trebuie să vă întoarceți și să faceți modificări ulterior.
Poate că veți putea găsi aceste informații online sau va trebui să apelați pe cineva din birou. De obicei, este mai bine pentru dvs. dacă puteți obține informațiile în scris, astfel încât să vă puteți asigura că includeți totul
Pasul 3. Datați-vă scrisoarea
Pe o scrisoare de afaceri, data este de obicei undeva în partea de sus a scrisorii. Această dată ar trebui să fie data la care ați scris scrisoarea. Aplicația dvs. de procesare a textului poate introduce automat data zilei.
Pasul 4. Folosiți salutarea adecvată
Faceți tot posibilul pentru a adresa scrisoarea dvs. unei anumite persoane. Dacă nu puteți obține un anumit nume, utilizați cel puțin un anumit titlu de post. În ultimă instanță, adresați-vă scrisorii „Cui îi poate interesa”.
„Draga dr. Drew” este un salut adecvat. Includeți titlul persoanei dacă este important sau relevant pentru contestația dvs. De exemplu, dacă îi scrieți decanului pentru a solicita o contestație de la suspendare, „Dragă decan Drew” ar fi potrivit
Pasul 5. Creați blocul de semnătură
După ce ați terminat de tastat scrisoarea, o veți imprima și o veți semna manual. Lăsați cel puțin patru rânduri pentru semnătura dvs., apoi introduceți numele dvs. sub spațiu.
Poate doriți să includeți informații de contact preferate sub numele dvs., cum ar fi numărul dvs. de telefon sau adresa de e-mail
Pasul 6. Faceți notații pentru atașamente
Probabil că veți avea documente sau alte informații pentru a susține declarațiile pe care le faceți în scrisoarea de apel. Utilizați formatarea tradițională a companiei pentru a enumera aceste atașamente pe scrisoare, astfel încât destinatarul dvs. să poată confirma că a primit totul.
Partea 2 din 3: Crearea recursului
Pasul 1. Prezintă-te
Începeți scrisoarea de apel luând o frază - cel mult două - pentru a spune persoanei care citește scrisoarea cine sunteți și relația dvs. cu situația în cauză. Păstrați-l pe scurt și nu includeți informații care nu sunt relevante pentru contestație.
- De exemplu, dacă sunteți un student care face apel la o suspendare academică, prima propoziție ar putea citi: „Numele meu este Katie Parker. Sunt junior aici la State Tech, care a fost pe lista decanului trei din cele mai recente cinci semestre ale mele."
- Dacă scrieți scrisoarea de apel în numele altcuiva, includeți informații despre acestea și în prima sau două propoziții.
Pasul 2. Explicați scopul scrisorii dvs
Paragraful inițial al scrisorii dvs. este în esență un rezumat al contestației dvs. Este o idee bună fie să vă schițați mai întâi scrisoarea, fie să vă scrieți contestația și apoi să reveniți la acest rezumat.
- Utilizați paragraful de deschidere pentru a descrie pe scurt decizia pe care doriți să o faceți apel și incidentul care a condus la aceasta. Închideți primul paragraf cu o propoziție care spune cititorului exact ce doriți să se întâmple.
- Pentru a continua exemplul anterior, restul paragrafului de deschidere al lui Katie s-ar putea spune: „Semestrul trecut am fost suspendat din punct de vedere academic, în ciuda faptului că GPA-ul meu general era B. Deoarece acest lucru încalcă politica școlară, suspendarea ar trebui eliminată din dosarul meu."
Pasul 3. Respectați faptele
După primul paragraf, începeți un nou paragraf și spuneți-i cititorului exact ce s-a întâmplat care a condus la decizia pe care doriți să o faceți apel. Oferiți cât mai multe detalii specifice posibil.
- Notați faptele pe care le enumerați pe care le puteți face cu documentație. Cu cât aveți mai multe dovezi pentru a vă susține cazul, cu atât este mai probabil să aveți recurs.
- Păstrați emoția și apelurile la simpatie. Evitați vocea pasivă, care poate face să pară că încercați să evitați responsabilitatea pentru acțiunile dvs.
Pasul 4. Oferă-ți opinia
După ce ați spus povestea, începeți un nou paragraf pentru a explica cititorului dvs. modul în care decizia pe care ați descris-o a fost greșită. Furnizați copii ale regulilor sau politicilor care susțin interpretarea situației.
- Dacă ați făcut greșeli sau ați încălcat regulile, recunoașteți-le. Descrieți circumstanțele înconjurătoare dacă sunt relevante, dar nu faceți scuze. Respectați-vă acțiunile.
- Dacă este relevant, descrieți cum ați crescut sau s-a schimbat ca urmare a întregului incident. În special într-un cadru academic, vă puteți dovedi demn de a doua șansă dacă demonstrați o creștere personală sinceră.
Pasul 5. Spune clar ce vrei să se întâmple
În ultimul paragraf al scrisorii de apel, spuneți cititorului rezultatul dorit. Păstrați-l cât mai simplu și mai simplu posibil. Evitați să faceți amenințări bizare sau orice promisiuni pe care nu intenționați să le urmați.
De exemplu, este posibil să aveți ocazia să inițiați un proces în cazul în care contestația dvs. nu este soluționată spre satisfacția dvs. Dar, cu excepția cazului în care ați vorbit deja cu un avocat și intenționați să inițiați un proces, lăsați din scrisoarea de apel o amenințare cu acțiune în justiție
Partea 3 din 3: Trimiterea scrisorii de apel
Pasul 1. Adunați documentația
Orice apel are șanse mai mari de succes dacă toate faptele sunt documentate temeinic. Tipul de documentație de care aveți nevoie depinde de ce fel de decizie faceți apel.
- Parcurgeți scrisoarea dvs. cu un evidențiere și evidențiați toate faptele - date, locuri, nume. Atunci întrebați-vă dacă aveți vreo dovadă a acestui fapt. Dacă faceți acest lucru, includeți-l.
- De asemenea, veți dori să includeți documentație de identificare, precum și orice vă conectează la destinatar, cum ar fi un card de membru sau un ID de student. Faceți copii ale acestora mai degrabă decât să vă trimiteți originalele.
Pasul 2. Corectați-vă bine scrisoarea
Riscați ca apelul dvs. să nu fie luat în serios dacă scrisoarea dvs. este plină de greșeli de greșeală și erori gramaticale. Citiți scrisoarea dvs. cu voce tare pentru a detecta erori suplimentare sau o formulare incomodă.
- Întoarceți-vă și verificați data scrisorii, mai ales dacă ați redactat-o pe parcursul mai multor zile. Această dată nu trebuie neapărat să fie data la care ați trimis-o prin poștă, dar ar trebui să reflecte data la care ați semnat scrisoarea.
- De asemenea, doriți să vă verificați notațiile pentru atașamente și să vă asigurați că tot ce ați inclus este listat.
Pasul 3. Faceți copii ale întregului pachet
După ce ați semnat scrisoarea, faceți o copie a acesteia împreună cu o copie a fiecărui atașament. Veți dori să le păstrați pentru propriile evidențe, cel puțin până când problema va fi rezolvată.
Poate doriți să creați un folder separat doar pentru acest incident. Păstrați toate documentele și informațiile legate de contestația dvs. până la finalizarea problemei
Pasul 4. Trimiteți-vă scrisoarea
Doriți să trimiteți scrisoarea prin poștă, mai degrabă decât să o luați personal, astfel încât să aveți dovada primirii. Utilizați poștă certificată care va necesita o semnătură și vă va trimite o chitanță. Chiar dacă nu ajungeți niciodată să introduceți un proces, data primirii contestației dvs. poate ajunge să fie importantă.
De exemplu, să presupunem că primiți o notificare în care se spune că apelul dvs. nu a fost primit în termen de 20 de zile de la decizie. Dacă aveți o chitanță prin poștă certificată care arată că scrisoarea a fost primită la 10 zile după decizie, puteți face apelul
Pasul 5. Urmăriți scrisoarea dvs
După ce vă trimiteți scrisoarea prin e-mail, marcați o dată în calendar în termen de aproximativ o săptămână pentru a contacta destinatarul dacă nu ați auzit încă de ei. Întrucât sunteți cel care solicită oa doua șansă, participați activ la proces și arătați că înseamnă ceva pentru dvs.
- Urmărirea nu înseamnă a fi un dăunător. Sunați o dată și aflați dacă au primit scrisoarea. Întrebați care este cronologia lor sau când ar trebui să vă așteptați să auziți și planificați în consecință.
- Dacă solicită mai multe informații sau alte documente, trimiteți de ce au nevoie cât mai repede posibil.