Cum se fac tranzacții contabile: 12 pași (cu imagini)

Cuprins:

Cum se fac tranzacții contabile: 12 pași (cu imagini)
Cum se fac tranzacții contabile: 12 pași (cu imagini)

Video: Cum se fac tranzacții contabile: 12 pași (cu imagini)

Video: Cum se fac tranzacții contabile: 12 pași (cu imagini)
Video: 🌿 Paraziți și VIERMII INTESTINALI 4 Modalități efective de tratament Naturist🌿 2024, Martie
Anonim

Fiecare afacere, oricât de mare sau de mică, trebuie să țină evidența tuturor tranzacțiilor sale. Există multe sisteme software financiare simple pe care le puteți achiziționa, dar cel mai bine este dacă aveți mai întâi o înțelegere clară a modului în care funcționează tranzacțiile contabile. Va trebui să introduceți fiecare tranzacție comercială, cum ar fi primirea plății sau plata unei facturi într-un jurnal contabil, care este ca un jurnal mare. Aici veți avea o colecție de categorii numite conturi și veți debita (crește sau micșora) un cont și creditați (crește sau micșora) un alt cont (vor urma exemple.) Producătorii de programe software de contabilitate urmează în continuare această formulă, dar ei au făcut procesul mult mai ușor pentru utilizatorul mediu.

Pași

Partea 1 din 3: Introducerea tranzacțiilor

Faceți tranzacții contabile Pasul 1
Faceți tranzacții contabile Pasul 1

Pasul 1. Strângeți orice documente legate de tranzacțiile comerciale

Acestea pot include facturi de la furnizori, facturi de utilități, note de credit emise clienților, declarații fiscale, cecuri emise și informații despre salarizare. Verificați exactitatea fiecărei facturi sau plăți primite înainte de a o înregistra într-un jurnal contabil. Asigurați-vă că toate au fost aprobate de către un supraveghetor sau de către proprietarul unei companii înainte de a efectua tranzacții.

Faceți tranzacții contabile Pasul 2
Faceți tranzacții contabile Pasul 2

Pasul 2. Configurați conturi sau categorii diferite pentru fiecare tip de tranzacție

Conturile pot consta în numerar, inventar, cheltuieli etc. Gândiți-vă la ele ca la diferite pagini dintr-un caiet sau elemente rând pe care le-ați putea înscrie în propriul buget personal. Va trebui să configurați următoarele tipuri de conturi:

  • Contul de vânzări sau venituri înregistrează orice vânzări efectuate către clienți.
  • În mod similar, contul de cheltuieli înregistrează orice bani pe care îi cheltuiește afacerea, cum ar fi operarea instalațiilor sale, producerea produsului și vânzarea produsului.
  • În plus, afacerea va trebui să-și înregistreze bunurile, cum ar fi numerar, creanțe (vânzări către clienți care nu au fost încă plătiți) și bunuri fizice, cum ar fi clădiri și echipamente. Acestea vor fi înregistrate în contul de active.
  • Contul de pasiv, pe de altă parte, înregistrează orice bani pe care afacerea îi datorează părților externe, cum ar fi împrumuturile bancare, conturile de plătit (de exemplu, furnizorilor) și salariile de plătit (salariile pe care angajații le-au câștigat, dar nu au fost încă plătite).
  • Aceste categorii mari sunt adesea împărțite în conturi mai specifice, mai mici.
Faceți tranzacții contabile Pasul 3
Faceți tranzacții contabile Pasul 3

Pasul 3. Decideți ce conturi debitează sau creditează

Este cel mai important să ne amintim că fiecare tranzacție poate fi descrisă ca un debit / credit și că creditul (creditele) trebuie să fie întotdeauna însoțit de debituri egale. De exemplu, atunci când primiți plata de la un client, ați debita numerar și credite Conturi de primit în jurnalul contabil. Când plătiți pentru un anunț TV, veți debita „Cheltuieli de publicitate” și veți credita numerar.

  • Debitele cresc cheltuielile, activele (cum ar fi numerarul sau mobilierul), iar conturile și creditele de dividende scad aceste conturi. O modalitate ușoară de a ne aminti această creștere este D-E-A-D (active de debit, cheltuieli, dividende). Alte conturi, precum pasivele și veniturile, sunt majorate cu credite și diminuate cu debitele. Acest sistem de contabilitate are propriul set de logici și este mai bine să îl memorați, spre deosebire de a vă aplica propria logică cu ceea ce este „crescut” și ceea ce este „scăzut”.
  • Rețineți că numărul de intrări de credit și debit poate fi inegal, atât timp cât valorile totale sunt egale. De exemplu, dacă un client ar plăti jumătate dintr-un produs în numerar și jumătate în credit, ar exista două înregistrări de debit, în numerar și conturi de primit, și o singură înregistrare de credit, în vânzări.
  • Toate sistemele software disponibile pentru computer vă vor facilita înregistrarea tranzacțiilor contabile, plasând fiecare intrare în locul corect din jurnal.
  • Este posibil să trebuiască să creați noi nume de cont în jurnal dacă aveți o tranzacție ieșită din comun, cum ar fi vânzarea de acțiuni sau achiziționarea de terenuri.
Faceți tranzacții contabile Pasul 4
Faceți tranzacții contabile Pasul 4

Pasul 4. Verificați din nou toate tranzacțiile contabile introduse în jurnal

Fiecare tranzacție ar trebui să apară în categoria sa corespunzătoare: de exemplu, debit pe o parte a jurnalului și o sumă egală cu acea tranzacție ar trebui să apară în partea de credit opusă a jurnalului.

De exemplu, ați introduce o tranzacție pentru o factură electrică de 500 USD în coloana Debit din Conturi de plătit și în coloana Credit sub Numerar pentru 500 USD după ce a fost plătită. Asigurați-vă că includeți nota facturii și o scurtă descriere în note

Faceți tranzacții contabile Pasul 5
Faceți tranzacții contabile Pasul 5

Pasul 5. Transferați periodic intrările jurnalului într-un registru general

Cartea mare este o colecție a tuturor conturilor dvs. De exemplu, va exista o pagină în registrul general pentru fiecare dintre categoriile dvs. de numerar, creanțe, conturi de plătit, cheltuieli cu utilitățile etc. Apoi veți putea vedea totalurile pentru fiecare tip de cont într-o anumită perioadă de timp..

  • Registrul general înregistrează informațiile în funcție de cont, spre deosebire de jurnal, care înregistrează tranzacțiile. Cu alte cuvinte, o singură tranzacție transferată în registrul general va fi introdusă în cel puțin două locuri sau conturi.
  • De exemplu, o vânzare către un client plătită cu numerar ar fi înregistrată în jurnal ca o singură tranzacție, recunoscând un debit în contul de numerar și un credit pentru venituri. Când este transferată în registrul general, această intrare va fi înregistrată în două locații separate, contul de numerar și contul de venituri. Acest lucru vă permite să vedeți modul în care tranzacția și celelalte din jurul ei au afectat fiecare cont în mod individual.
  • Intrările din registrul mare ar trebui să fie însoțite de data tranzacției pentru a ajuta la identificarea sursei tranzacției. Unii contabili includ, de asemenea, un număr de referință, cum ar fi un număr de comandă, de exemplu, pentru a facilita urmărirea tranzacțiilor înapoi la intrările lor din jurnal.

Partea 2 din 3: Echilibrarea tranzacțiilor contabile

Faceți tranzacții contabile Pasul 6
Faceți tranzacții contabile Pasul 6

Pasul 1. Echilibrați registrul general înainte de a-l închide de fiecare dată când introduceți o tranzacție contabilă

Rulați un sold de probă și alte rapoarte pentru a vă asigura că au fost taxate conturile corespunzătoare și că tranzacțiile au fost înregistrate corect. Indiferent dacă ați introdus o tranzacție sau 100 de tranzacții, debitele totale trebuie să fie egale cu creditele totale.

Dacă adăugați manual sau utilizați software de contabilitate, veți adăuga toate debitele și toate creditele dvs., indiferent în ce categorie sunt. Ele ar trebui să se echilibreze întotdeauna la zero

Faceți tranzacții contabile Pasul 7
Faceți tranzacții contabile Pasul 7

Pasul 2. Verificați dacă există erori în soldul de încercare

Dacă debitele nu sunt egale cu creditele, va trebui să reveniți la intrările din jurnal pentru a găsi eroarea. Chiar dacă debitele au credite egale, totuși poate exista o eroare dacă nu a fost introdusă o tranzacție sau a fost introdusă de două ori sau dacă o tranzacție a fost înregistrată într-un cont greșit.

  • De exemplu, atunci când ați primit plata de la un client, este posibil să fi debitat Numerar, dar ați uitat să creditați Conturile de primit, ceea ce înseamnă că conturile dvs. ar reflecta faptul că vi se datorează încă bani atunci când nu sunteți. În acest caz, creditele dvs. nu ar fi egale cu toate debitele.
  • În unele cazuri, pentru a găsi problema, este posibil să fie necesară urmărirea înregistrărilor contului la înregistrările lor originale din jurnal. Acesta este motivul pentru care este util să asociați întotdeauna aceste intrări cu data tranzacției și / sau un număr de referință.
Faceți tranzacții contabile Pasul 8
Faceți tranzacții contabile Pasul 8

Pasul 3. Rulați rapoarte pentru situațiile de profit și pierdere, bilanțul și situațiile rezultatelor reportate

Acest lucru se poate face manual sau folosind un sistem software de contabilitate. Apoi veți avea o imagine completă a stării afacerii dvs.

  • Declarația de profit și pierdere, de exemplu, vă va scădea cheltuielile din veniturile obținute într-o anumită perioadă de timp și veți ști dacă ați obținut profit sau ați avut o pierdere. Pentru mai multe informații, consultați cum se scrie o declarație de profit și pierdere.
  • Un bilanț arată toate activele și pasivele unei companii. Activele includ numerar, echipamente, terenuri și creanțe. Datoriile includ conturile de plătit și notele de plătit. Pentru mai multe informații, consultați modul de realizare a unui bilanț contabil.
  • Dacă ați plătit dividende (plăți către acționari) în ultima perioadă, veți avea nevoie, de asemenea, de o declarație de rezultat reportat. O declarație a rezultatului reportat arată valoarea profitului pe care l-ați obținut (venitul net) minus orice dividende plătite. Câștigurile reportate reprezintă profituri reinvestite în companie.

Partea 3 din 3: Păstrarea evidențelor detaliate ale tranzacțiilor contabile

Faceți tranzacții contabile Pasul 9
Faceți tranzacții contabile Pasul 9

Pasul 1. Includeți o scurtă descriere pentru fiecare tranzacție pe care o introduceți în jurnal

De exemplu, „plătit în numerar pentru publicitatea TV prin cablu, februarie 2015”. Acest lucru vă va ajuta să clarificați suma, cauza și procesul de înregistrare pentru fiecare tranzacție ulterior.

Faceți tranzacții contabile Pasul 10
Faceți tranzacții contabile Pasul 10

Pasul 2. Păstrați documentația de rezervă pe intrările din jurnal

Acest lucru este foarte important în cazul în care există erori sau pentru orice întrebări ulterioare. Documentația privind toate intrările poate fi depusă prin atribuirea unui număr și a unei date de jurnal ca pachet. Oricine ar trebui să poată căuta o intrare în jurnal în registrul general și apoi să meargă cu ușurință la documentația de rezervă.

Faceți tranzacții contabile Pasul 11
Faceți tranzacții contabile Pasul 11

Pasul 3. Păstrați copii pe hârtie ale tuturor documentelor timp de cel puțin un an

Aceasta include atât jurnalul, cât și înregistrările din registru, împreună cu orice chitanțe și alte documente de tranzacție. Veți avea nevoie de acestea până când conturile dvs. vor fi auditate și taxele dvs. vor fi depuse.

Faceți tranzacții contabile Pasul 12
Faceți tranzacții contabile Pasul 12

Pasul 4. Salvați documentația electronic timp de cel puțin șapte ani

Scanați-le, în față și în spate, și păstrați aceste copii pe două discuri, unul pentru a fi stocat în birou și unul în afara locației pentru a fi utilizat în caz de urgență. Există întotdeauna șansa ca taxele dvs. să fie auditate cu câțiva ani în urmă, deci este important să păstrați aceste evidențe.

Recomandat: