3 moduri de a verifica eligibilitatea angajaților

Cuprins:

3 moduri de a verifica eligibilitatea angajaților
3 moduri de a verifica eligibilitatea angajaților

Video: 3 moduri de a verifica eligibilitatea angajaților

Video: 3 moduri de a verifica eligibilitatea angajaților
Video: Perfect imperfect, cu Emma Zeicescu – ediţia din 7 februarie (prima parte) | LIVE 2024, Martie
Anonim

Fiecare angajat pe care îl angajați trebuie să fie eligibil să lucreze în Statele Unite. Dacă angajezi un angajat neeligibil, poți fi amendat. Odată ce angajați un nou angajat, trebuie să verificați eligibilitatea acestora pentru a lucra rapid (în termen de trei zile). Puteți face acest lucru utilizând o copie pe hârtie a „Formularului I-9” sau utilizând sistemul guvernamental „Verificare electronică”. Dacă sunteți un angajat care vă întrebați eligibilitatea pentru a lucra în SUA, vă puteți verifica propriul statut prin intermediul site-ului web al Departamentului pentru Securitate Internă.

Pași

Metoda 1 din 3: Completarea formularului I-9

Verificați eligibilitatea angajaților Pasul 1
Verificați eligibilitatea angajaților Pasul 1

Pasul 1. Stabiliți când trebuie să completați formularul I-9

Formularul I-9 trebuie completat de fiecare dată când angajați un nou angajat. Sunteți considerat că „angajați” un angajat imediat ce începeți să îi plătiți pentru serviciile lor. Un „angajat” este cineva care prestează servicii sau forță de muncă în Statele Unite. Formularul I-9 nu ar trebui să fie completat până când nu i-ați oferit angajatului un loc de muncă și el sau ea acceptă oferta dvs.

  • Nu trebuie să completați formularul I-9 dacă angajați pe cineva pentru muncă ocazională într-o casă privată (de exemplu, tunderea peluzelor, menaj), angajați un antreprenor independent sau angajați pe cineva care nu lucrează fizic pe solul SUA.
  • Trebuie să completați formularul I-9 complet în termen de trei zile lucrătoare de la angajare.
Verificați eligibilitatea angajaților Pasul 2
Verificați eligibilitatea angajaților Pasul 2

Pasul 2. Obțineți o copie a formularului I-9

Trebuie să completați un formular I-9 separat pentru fiecare angajat nou pe care îl angajați. Puteți obține o copie online de pe site-ul SUA Citizenship and Immigration Services. Pentru a găsi o copie, pur și simplu trebuie să apară „Formularul I-9 USCIS” Google și un link. Formularul este de nouă pagini, deși trebuie completate doar paginile șapte și opt. Celelalte pagini oferă instrucțiuni pentru completarea formularului.

Odată ce ați descărcat și tipărit un formular, îl puteți copia pur și simplu de câte ori este necesar

Verificați eligibilitatea angajaților Pasul 3
Verificați eligibilitatea angajaților Pasul 3

Pasul 3. Cereți angajatului să completeze secțiunea 1

După ce obțineți o copie a formularului I-9 și angajați un nou angajat, angajatul respectiv va trebui să completeze secțiunea 1 a formularului în prima zi de angajare. Așezați-vă cu angajatul și asigurați-vă că Secțiunea 1 este completată complet. Sunteți responsabil pentru verificarea exhaustivității și exactității informațiilor furnizate. Secțiunea 1 cere angajatului să furnizeze următoarele informații:

  • Numele lor juridic complet, inclusiv orice nume de familie pe care le-au folosit în trecut.
  • Adresa lor. Dacă nu au o adresă, angajatul trebuie să furnizeze o descriere a locului în care locuiește.
  • Data lor de naștere. În plus, dacă utilizați sistemul E-Verify, angajatul va trebui să furnizeze și numărul de securitate socială. Angajatul are, de asemenea, opțiunea de a furniza o adresă de e-mail și un număr de telefon.
  • O atestare a statutului lor de cetățenie și a capacității lor de a lucra în SUA. Dacă angajatul atestă că este un „străin autorizat să lucreze”, va trebui să furnizeze fie un număr de înregistrare pentru străin, fie numărul de admitere al formularului I-94.
  • Semnătura și data lor.
Verificați eligibilitatea angajaților Pasul 4
Verificați eligibilitatea angajaților Pasul 4

Pasul 4. Examinați documentele originale ale angajatului

Înainte de a putea completa secțiunile 2 și 3 din formularul I-9, trebuie să obțineți copii originale ale anumitor documente pentru a vă ajuta să verificați identitatea angajatului dumneavoastră. Când angajatul dvs. vă prezintă documentele originale necesare, examinați-le cu atenție pentru a vă asigura că sunt autentice. Persoana care examinează documentele trebuie să fie aceeași persoană care semnează secțiunea 2 din formularul I-9. În plus, angajatul trebuie să vă prezinte fizic documentele. Nu pot face ca altcineva să o facă pentru ei și nu le poate lăsa să le priviți mai târziu. O listă a documentelor acceptabile se găsește în pagina nouă a formularului I-9.

  • Documentele acceptabile includ pașapoarte, permise de conducere, cărți de înregistrare a alegătorilor, cărți de identitate militare, un card de securitate socială și certificate de naștere.
  • Anumite documente se încadrează în anumite liste. Când completați secțiunea 2, va trebui să aveți anumite documente din anumite liste pentru a îndeplini cerințele formularului I-9 (adică, veți avea nevoie de un singur document din lista A sau B și un document din lista C).
Verificați eligibilitatea angajaților Pasul 5
Verificați eligibilitatea angajaților Pasul 5

Pasul 5. Completați secțiunea 2

După ce vi s-au prezentat formulare acceptabile de documente, veți completa secțiunea 2. Mai întâi, introduceți numele angajatului așa cum a fost scris în secțiunea 1. În al doilea rând, introduceți informațiile despre document în zona furnizată. Asigurați-vă că obțineți numărul necesar de documente originale din listele solicitate. În al treilea rând, introduceți data la care angajatul a început să lucreze pentru dvs. În al patrulea rând, angajatorul care a examinat documentele trebuie să ateste examinarea fizică a acestora prin semnarea și datarea secțiunii 2.

În acest moment, îndatoririle dvs. sunt îndeplinite atât timp cât angajatul nu își schimbă numele, nu își schimbă informațiile de identitate sau nu este angajat. În absența acestor circumstanțe, puteți sări peste secțiunea 3 și pur și simplu să depuneți formularul I-9 completat

Verificați eligibilitatea angajaților Pasul 6
Verificați eligibilitatea angajaților Pasul 6

Pasul 6. Completați secțiunea 3 când este necesar

Dacă angajați un angajat sau informațiile acestuia trebuie să fie re-verificate (adică angajatul își schimbă numele sau informațiile de identificare), va trebui să completați secțiunea 3 din formularul I-9. Dacă există oricare dintre aceste circumstanțe, trebuie să găsiți formularul I-9 completat anterior și:

  • Introduceți noul nume al angajatului
  • Introduceți data angajării angajatului
  • Introduceți informațiile despre noul document
  • Semnați și datați secțiunea 3 completată.
Verificați eligibilitatea angajaților Pasul 7
Verificați eligibilitatea angajaților Pasul 7

Pasul 7. Păstrați formularul I-9 într-un loc sigur

Trebuie să păstrați formularele I-9 completate atât timp cât angajatul lucrează pentru dvs. Odată ce angajatul este destituit, trebuie să păstrați Formularul I-9 timp de trei ani după data angajării sau un an după încetare, oricare ar fi ulterior. Copiile pot fi păstrate pe hârtie sau electronic.

  • Dacă depozitați I-9-urile pe hârtie, le puteți stoca pe sau în afara locului, atât timp cât puteți prezenta formularele în termen de trei zile de la solicitare.
  • Dacă stocați I-9-urile dvs. electronic, acestea trebuie stocate în așa fel încât să protejeze informațiile private și să păstreze autenticitatea informațiilor. Atunci când vă stocați formularele pe cale electronică, vi se cere să întrețineți și să puneți la dispoziție documentația proceselor de stocare.
Verificați eligibilitatea angajaților Pasul 8
Verificați eligibilitatea angajaților Pasul 8

Pasul 8. Faceți formularele disponibile la cerere

Guvernul SUA, în special Departamentul pentru Securitate Internă, Biroul consilierilor speciali și Departamentul Muncii, vă pot cere dovada I-9-ului dvs. completat, cu condiția să vă acorde o notificare de trei zile. Dacă primiți o solicitare legală, asigurați-vă că furnizați toată documentația solicitată în timp util. Dacă nu reușiți să faceți acest lucru, este posibil să fiți amendat.

Metoda 2 din 3: verificarea eligibilității pentru ocuparea forței de muncă online

Verificați eligibilitatea angajaților Pasul 9
Verificați eligibilitatea angajaților Pasul 9

Pasul 1. Înscrieți-vă cu E-Verify

E-Verify este un sistem de verificare bazat pe internet care permite angajatorilor să verifice eligibilitatea lucrătorilor lor. Sistemul este liber de utilizat atâta timp cât vă înscrieți și sunteți de acord cu termenii de utilizare. Pentru a vă înscrie, trebuie să vizitați site-ul web de înscriere și să acceptați condițiile de utilizare. După ce ați citit informațiile, faceți clic pe „Începeți înregistrarea prin e-verificare” pentru a începe procesul.

  • Începeți prin a răspunde la întrebări care vă vor ajuta să determinați ce metodă de acces este cea mai potrivită pentru dvs. Odată ce ați completat chestionarul, examinați răspunsurile și confirmați metoda de acces potrivită pentru dvs.
  • Apoi, va trebui să selectați denumirea organizației dvs., ceea ce vă va ajuta să vă configurați E-Verify cu sistemul de verificare adecvat. Unii angajatori trebuie să îndeplinească cerințe unice. De exemplu, dacă sunteți un antreprenor federal, vi se va cere să răspundeți la mai multe întrebări.
  • Examinați obligațiile companiei dvs., care sunt stabilite într-un memorandum de înțelegere (MOU). Dacă sunteți de acord cu termenii memorandumului de înțelegere, faceți clic pe „De acord” și semnați partea de jos a paginii.
  • În acest moment, va trebui să furnizați E-Verify cu informații despre afacerea dvs. și cine va administra procesul de E-Verify. Când ați terminat, puteți revizui informațiile și imprima MOU semnat.
Verificați eligibilitatea angajaților Pasul 10
Verificați eligibilitatea angajaților Pasul 10

Pasul 2. Creați un caz folosind un formular I-9 completat

Chiar dacă utilizați sistemul E-Verify, veți avea în continuare nevoie de angajat pentru a completa secțiunea 1 din formularul I-9 (sau cel puțin să vă furnizeze informațiile necesare). Amintiți-vă, va trebui să aveți numărul de securitate socială al angajatului pentru a utiliza sistemul de verificare electronică. Folosind informațiile solicitate, veți crea un caz în cel mult trei zile de la angajarea angajatului.

Verificați eligibilitatea angajaților Pasul 11
Verificați eligibilitatea angajaților Pasul 11

Pasul 3. Potriviți fotografiile când sunt disponibile

Odată ce introduceți informațiile solicitate și începeți un caz, vi se poate solicita să potriviți fotografii dacă există una. Dacă angajatul dvs. v-a furnizat un pașaport, formularul I-551 card de rezident permanent sau un formular I-766 Document de autorizare a angajării, vi se va solicita automat să comparați fotografia din document cu fotografia care apare pe ecran.

Verificați eligibilitatea angajaților Pasul 12
Verificați eligibilitatea angajaților Pasul 12

Pasul 4. Primiți un rezultat de caz intermediar

După ce informațiile angajatului sunt introduse corect în sistemul de verificare electronică, este furnizat un rezultat al cazului. În unele cazuri, răspunsul dvs. inițial poate fi intermediar. Rezultatele intermediare ale cazurilor apar atunci când E-Verify are nevoie de mai multe informații înainte de a lua o determinare finală cu privire la eligibilitatea unui angajat la muncă. De exemplu, rezultatele cazurilor intermediare apar adesea atunci când:

  • Departamentul pentru Securitate Internă (DHS) sau Administrația pentru Securitate Socială (SSA) nu confirmă provizoriu angajatul. Aceasta înseamnă că informațiile furnizate nu se potrivesc cu înregistrările disponibile și sunt necesare mai multe informații.
  • Informațiile I-9 lipsesc sau sunt introduse incorect. Când se întâmplă acest lucru, va trebui să vă întoarceți și să remediați erorile de introducere.
  • DHS are nevoie de mai mult timp pentru verificare. Când se întâmplă acest lucru, nu trebuie să luați nicio măsură. Majoritatea acestor cazuri sunt finalizate în termen de 24 de ore, dar unele durează până la trei zile.
  • Cazul dvs. se află într-o continuitate. Când se întâmplă acest lucru, înseamnă că un angajat a vizitat un birou SSA sau DHS. Nu este necesară nicio acțiune din partea dvs. Înseamnă pur și simplu că SSA sau DHS au nevoie de mai mult timp pentru a verifica eligibilitatea.
Verificați eligibilitatea angajaților Pasul 13
Verificați eligibilitatea angajaților Pasul 13

Pasul 5. Primiți un rezultat final al cazului

Procesul de verificare electronică nu este finalizat până când nu primiți rezultatul final al cazului și nu vă închideți cazul. Închiderea unui caz este ușoară și veți fi parcurs prin proces după ce veți primi un rezultat final al cazului. Rezultatele finale ale cazului iau una din cele patru forme:

  • Angajare autorizată, ceea ce înseamnă că angajatul este eligibil să lucreze.
  • Neconfirmarea finală DHS sau SSA, pe care E-Verify nu o poate verifica eligibilitatea angajatului la muncă.
  • DHS neprezentare, ceea ce înseamnă că angajatul nu a contactat DHS în perioada de timp necesară.
  • Eroare, ceea ce înseamnă că trebuie să închideți cazul și să îl retrimiteți.

Metoda 3 din 3: Confirmarea propriei eligibilități de angajare

Verificați eligibilitatea angajaților Pasul 14
Verificați eligibilitatea angajaților Pasul 14

Pasul 1. Accesați site-ul web DHS

Dacă sunteți cineva care dorește să vă verifice propria eligibilitate pentru ocuparea forței de muncă, puteți face acest lucru folosind serviciul Self Check din E-Verify. Acesta este un serviciu gratuit disponibil oricui are peste 16 ani. Pentru a vă verifica propriul statut de eligibilitate pentru angajare, vizitați site-ul web DHS E-Verify.

Verificați eligibilitatea angajaților Pasul 15
Verificați eligibilitatea angajaților Pasul 15

Pasul 2. Faceți clic pe linkul Auto Verificare

Odată ajuns pe site-ul DHS, veți vedea un link „E-Verify Self Check” în partea stângă a paginii web, aproximativ 2/3 în josul paginii. Faceți clic pe acel link și veți fi direcționat pe site-ul Self Check. Acolo veți găsi informații despre crearea unui cont, finalizarea procesului de auto-verificare și obținerea rezultatelor.

Verificați eligibilitatea angajaților Pasul 16
Verificați eligibilitatea angajaților Pasul 16

Pasul 3. Creați un cont

Aveți nevoie de un cont pentru a utiliza sistemul Self Check. Din pagina de pornire Self Check, faceți clic pe linkul „Creați un cont” din partea de sus a paginii. De acolo vi se va solicita să acceptați anumite condiții de utilizare. Apoi puteți alege să mergeți mai departe în engleză sau spaniolă.

Verificați eligibilitatea angajaților Pasul 17
Verificați eligibilitatea angajaților Pasul 17

Pasul 4. Introduceți datele dvs. de identificare

Odată ce avansați în engleză sau spaniolă, vi se va solicita să introduceți datele dvs. de identificare. Acesta va include numele dvs., data nașterii și numărul de asigurări sociale. După ce ați completat toate informațiile de pe această pagină, faceți clic pe „Continuați”.

Verificați eligibilitatea angajaților Pasul 18
Verificați eligibilitatea angajaților Pasul 18

Pasul 5. Faceți un test

După ce introduceți informațiile, site-ul web le va verifica folosind mai multe surse guvernamentale. Site-ul web va genera apoi o serie de întrebări personale la care doar tu ar ști răspunsurile. Aceste întrebări vor apărea pe ecranul computerului, unde le puteți răspunde. După ce răspundeți la întrebările testului, dați clic pe „Continuați”.

Verificați eligibilitatea angajaților Pasul 19
Verificați eligibilitatea angajaților Pasul 19

Pasul 6. Introduceți datele documentului

Dacă vă stabiliți cu succes identitatea (de exemplu, răspundeți corect la întrebările la test), veți merge mai departe pentru a vă confirma eligibilitatea la muncă. În acest moment va trebui să furnizați anumite documente care să confirme eligibilitatea dvs. pentru a lucra. Aceasta poate include un număr de securitate socială, statutul de cetățenie și detalii despre orice documentație privind imigrația (de exemplu, un card verde).

Introduceți informațiile din această documentație și apoi faceți clic pe „Continuați”

Verificați eligibilitatea angajaților Pasul 20
Verificați eligibilitatea angajaților Pasul 20

Pasul 7. Obțineți rezultatul

De îndată ce vă trimiteți informațiile, acestea vor fi comparate cu înregistrările guvernamentale pentru a determina eligibilitatea dvs. pentru a lucra. Răspunsul va fi aproape imediat. Rezultatul care apare va lua una dintre următoarele două forme:

  • În primul rând, sistemul Self Check ar putea să vă considere eligibil pentru a lucra. Dacă primiți acest răspuns, orice angajator care utilizează E-Verify va primi și acest răspuns atunci când sunteți angajat.
  • În al doilea rând, sistemul Self Check s-ar putea să nu vă califice pentru a lucra. Dacă se întâmplă acest lucru, se întâmplă deoarece există o nepotrivire în informațiile pe care le-ați furnizat și în informațiile pe care guvernul le are. Dacă primiți acest mesaj, site-ul web vă va oferi informații despre modul în care vă puteți corecta înregistrările pentru a deveni eligibil să lucrați.

Recomandat: