3 moduri de prevenire a furtului de dosare medicale

Cuprins:

3 moduri de prevenire a furtului de dosare medicale
3 moduri de prevenire a furtului de dosare medicale

Video: 3 moduri de prevenire a furtului de dosare medicale

Video: 3 moduri de prevenire a furtului de dosare medicale
Video: Au Uitat Să Oprească Camera De FILMAT! Momente Incredibile Filmate În LIVE 2024, Martie
Anonim

Aproximativ 5-10 milioane de oameni sunt victimele furtului de identitate medicală în fiecare an. Din acest motiv, este esențial ca birourile de îngrijire a sănătății și persoanele să acorde o atenție deosebită modului în care protejează informațiile și înregistrările medicale. În Statele Unite, furnizorii de servicii medicale trebuie să respecte cerințele Legii privind portabilitatea și responsabilitatea asigurărilor de sănătate (HIPAA), care stabilește standarde pentru cine poate accesa dosarele medicale. În calitate de furnizor de asistență medicală, ați beneficia foarte mult respectând aceste standarde, indiferent dacă este necesar din punct de vedere legal sau nu. Ca persoană fizică, vă puteți proteja dosarele medicale stocându-le în siguranță și abordând orice furt de identitate medicală imediat ce apare.

Pași

Metoda 1 din 3: Protejarea dosarelor pacientului într-un cabinet medical

Prevenirea furtului dosarului medical Pasul 1
Prevenirea furtului dosarului medical Pasul 1

Pasul 1. Securizați-vă datele electronice

Datele dvs. trebuie să fie sigure, ceea ce înseamnă că trebuie să stocați date electronice în spatele unui firewall și să utilizați parole pentru a le accesa. Dacă nu, atunci sunteți vulnerabil la încălcarea confidențialității.

Puteți asigura înregistrări pe suport de hârtie în mod similar. Blocați-le în dulapuri și asigurați-vă că numai personalul autorizat are cheia

Prevenirea furtului dosarului medical Pasul 2
Prevenirea furtului dosarului medical Pasul 2

Pasul 2. Auditează cine accesează înregistrările pacientului

Ar trebui să urmăriți cu atenție cine din biroul dvs. accesează dosarele pacienților și motivele pentru acel acces. Dacă păstrați înregistrări medicale electronice, atunci ar trebui să creați nume de utilizator și parole pentru oricine are nevoie de acces la informații. Ar trebui să păstrați un jurnal de audit și să urmăriți următoarele:

  • înregistrarea accesată de un utilizator
  • când a fost accesată înregistrarea
  • ce a făcut utilizatorul cu înregistrarea (cum ar fi actualizarea informațiilor)
Prevenirea furtului dosarului medical Pasul 3
Prevenirea furtului dosarului medical Pasul 3

Pasul 3. Dezvoltă niveluri de acces

Conform HIPAA, un angajat poate vedea doar cantitatea „minimă necesară” de informații care îi permite să își îndeplinească sarcinile. Pentru a limita accesul, ar trebui să decideți cine trebuie să vadă ce informații. De exemplu, un recepționer trebuie doar să vadă numele pacientului și informațiile de facturare, în timp ce o asistentă ar trebui să vadă mai multe informații.

  • Dacă un angajat lucrează doar cu unii pacienți, atunci ar trebui să aibă acces doar la acele informații.
  • Crearea nivelurilor este probabil cea mai ușoară atunci când aveți înregistrări electronice. Cu toate acestea, puteți restricționa și accesul la înregistrările fizice. De exemplu, puteți păstra toate fișierele pacienților pentru un medic într-un dulap încuiat. Fiecare medic ar putea avea propriul cabinet și o persoană ar putea avea o cheie pentru toți.
Prevenirea furtului dosarului medical Pasul 4
Prevenirea furtului dosarului medical Pasul 4

Pasul 4. Oferiți acces în caz de urgență

Uneori, o persoană care nu este autorizată să acceseze informații are totuși nevoie de ea. De exemplu, mai multe persoane cu autorizație în biroul dvs. ar putea fi în același timp. Dacă creați o funcție de „suprascriere”, atunci alte persoane pot accesa informațiile, astfel încât să poată ajuta pacienții să trateze.

  • Cu toate acestea, aveți nevoie de proceduri, astfel încât să puteți revizui fiecare utilizare a acestei funcții de suprascriere. Dacă nu faceți acest lucru, atunci oamenii ar putea să abuzeze de acesta și confidențialitatea pacientului ar putea fi compromisă.
  • Puteți programa software astfel încât mai multe persoane să fie trimise prin e-mail ori de câte ori este utilizată funcția de suprascriere. Puteți apoi să vă întrebați angajatul de ce l-au folosit și să confirmați că a fost necesar.
Prevenirea furtului dosarului medical Pasul 5
Prevenirea furtului dosarului medical Pasul 5

Pasul 5. Securizați-vă comunicările prin e-mail

Astăzi, mulți pacienți doresc să acceseze informațiile în mod electronic. Sunt bucuroși să primească fișele medicale într-un e-mail sau ca atașament la un e-mail. Cu toate acestea, trebuie să asigurați cu atenție aceste comunicări. Încălcați HIPAA dacă nu.

  • Pentru a vă asigura comunicațiile prin e-mail, trebuie să utilizați tehnologia de criptare.
  • Pentru mai multe informații, consultați E-mailul conform HIPAA.
Prevenirea furtului dosarului medical Pasul 6
Prevenirea furtului dosarului medical Pasul 6

Pasul 6. Obțineți autorizația de comunicare electronică

Vă puteți proteja de un proces prin faptul că pacienții autorizează modul în care le utilizați informațiile. De exemplu, doriți o autorizație semnată care să vă permită transmiterea informațiilor prin e-mail. Asigurați-vă că formularul include o dată de expirare pentru autorizare și urmăriți pentru a vă asigura că pacientul continuă să fie de acord cu anumite metode de comunicare.

Prevenirea furtului dosarului medical Pasul 7
Prevenirea furtului dosarului medical Pasul 7

Pasul 7. Faceți o copie de rezervă a informațiilor

Pentru a respecta HIPAA, trebuie să faceți o copie de rezervă a tuturor informațiilor dvs. Adesea, aceasta înseamnă stocarea acestuia în mai multe locuri sau în mai multe formate. Verificați cu furnizorii dvs.

  • De exemplu, toate înregistrările de hârtie din biroul dvs. ar trebui să aibă copii stocate în afara site-ului. Alternativ, puteți crea scanări digitale.
  • Datele electronice trebuie copiate electronic. În consecință, dacă utilizați propriile servere, atunci ar trebui să aflați ce politici de backup sunt în vigoare.
Prevenirea furtului dosarului medical Pasul 8
Prevenirea furtului dosarului medical Pasul 8

Pasul 8. Solicitați asociaților de afaceri să protejeze datele pacienților

Orice furnizor sau asociat care vă accesează dosarele / informațiile pacientului trebuie să fie de acord să protejeze datele și să urmeze procedurile biroului dvs. Puneți-i să semneze un acord „Business Associate”.

  • Puteți găsi un exemplu de contract pe site-ul web pentru sănătate și servicii umane aici:
  • Solicitați avocatului dvs. să revizuiască contractul și să îl revizuiască pentru a se potrivi nevoilor dumneavoastră.
Prevenirea furtului dosarului medical Pasul 9
Prevenirea furtului dosarului medical Pasul 9

Pasul 9. Distrugeți documentele vechi

Nu aruncați documente vechi într-un tomberon și sperați că nimeni nu se pieptene și nu ia informațiile. În schimb, asigurați-vă că înregistrările sunt mărunțite corect. Puteți angaja companii care să vină la biroul dvs. și să distrugă cantități mari de documente pe hârtie.

  • Nu uitați să distrugeți mai mult decât documentele pe hârtie. De asemenea, ar trebui să distrugeți înregistrările electronice, hard disk-urile și razele X.
  • De asemenea, distrugeți în mod corespunzător orice echipament electronic care poate stoca informații despre pacienți, cum ar fi scanere CT.
Prevenirea furtului dosarului medical Pasul 10
Prevenirea furtului dosarului medical Pasul 10

Pasul 10. Raportați încălcările informațiilor despre pacienți

Legea federală are cerințe specifice de notificare ori de câte ori sunt încălcate datele pacientului. În funcție de circumstanțele dvs., poate fi necesar să anunțați următoarele:

  • Notificați pacienții afectați ori de câte ori există o încălcare a informațiilor lor.
  • Contactați secretarul pentru sănătate și servicii umane pentru a notifica cu promptitudine orice încălcare.
  • Notificați publicul și mass-media dacă încălcarea afectează 500 sau mai mulți pacienți.

Metoda 2 din 3: păstrarea în siguranță a fișelor medicale individuale

Prevenirea furtului de înregistrări medicale Pasul 11
Prevenirea furtului de înregistrări medicale Pasul 11

Pasul 1. Obțineți o copie a fișei medicale

Fiecare persoană ar trebui să primească o copie a fișei sale medicale, indiferent dacă a fost sau nu victima furtului de identitate medicală. Obțineți o copie a fișei medicale pentru fiecare membru al familiei dvs., inclusiv pentru copiii dvs.

  • O copie a fișei medicale oferă o „bază” a istoricului dumneavoastră medical adevărat. Odată ce ați fost victimă fraudei, furnizorul dvs. poate fi dificil să vă reconstruiască istoricul medical adevărat. Din acest motiv, ar trebui să primiți o copie a fișierului cât mai curând posibil.
  • Cabinetul medical vă poate percepe taxele pentru copii. Dacă aveți acces online la înregistrările dvs., puteți face instantanee.
Prevenirea furtului de înregistrări medicale Pasul 12
Prevenirea furtului de înregistrări medicale Pasul 12

Pasul 2. Protejați-vă cardul de asigurare medicală

Ar trebui să vă protejați cardul de asigurare medicală la fel ca și cardul de asigurări sociale. Deși doriți cardul cu dvs. în caz de urgență, puteți fotocopia cardul și puteți purta fotocopia cu voi. Asigurați-vă că ați înnegrit ultimele patru cifre ale cardului.

  • În caz de urgență, orice furnizor medical poate suna asigurătorul pentru a găsi numărul complet.
  • Dacă aveți o programare la medic, puteți lua cu dvs. cardul real la cabinetul medicului.
Prevenirea furtului de înregistrări medicale Pasul 13
Prevenirea furtului de înregistrări medicale Pasul 13

Pasul 3. Limitați informațiile medicale pe care le partajați

Vă puteți proteja informațiile medicale refuzând să le distribuiți prin telefon sau online. Nu împărtășiți niciodată cu cineva care vă sună, chiar dacă vă oferă o ofertă gratuită de medicamente în schimbul informațiilor dvs. medicale.

Dacă partajați informații medicale online, asigurați-vă că utilizați o conexiune sigură. Căutați în bara de stare și asigurați-vă că adresa începe cu „https” - „s” reprezintă siguranță

Prevenirea furtului dosarului medical Pasul 14
Prevenirea furtului dosarului medical Pasul 14

Pasul 4. Păstrați în siguranță copii ale fișelor medicale

Ar trebui să vă blocați dosarele medicale într-un loc sigur, cum ar fi un seif acasă. Înregistrările includ declarații ale medicului, informații despre medicamente eliberate pe bază de rețetă și informații sau formulare despre polița de asigurare. Odată ce nu mai aveți nevoie de aceste înregistrări, nu uitați să le sfărâmați înainte de a le arunca.

Scoateți, de asemenea, eticheta din orice sticlă de medicamente înainte de ao arunca. Nu doriți ca nimeni să scoată informații de pe sticlă

Metoda 3 din 3: Răspunsul la furtul de identitate medicală

Prevenirea furtului dosarului medical Pasul 15
Prevenirea furtului dosarului medical Pasul 15

Pasul 1. Primește notificarea unei încălcări

Mulți asigurători de sănătate au suferit încălcări ale datelor în ultimii ani. Ar trebui să vă contacteze și să vă anunțe ori de câte ori apare o încălcare, trimițându-vă o scrisoare.

Chiar dacă nu primiți nicio notificare de la un asigurător, ar trebui totuși să urmăriți cu atenție registrele medicale și istoricul creditelor

Prevenirea furtului de înregistrări medicale Pasul 16
Prevenirea furtului de înregistrări medicale Pasul 16

Pasul 2. Studiați extrasele de asigurare

Citiți fiecare corespondență pe care o primiți de la asigurător. Dacă primiți facturi, verificați dacă ați utilizat vreunul dintre serviciile enumerate. Ar trebui să primiți o scrisoare „explicație a beneficiilor” după ce ați primit tratament.

Prevenirea furtului dosarului medical Pasul 17
Prevenirea furtului dosarului medical Pasul 17

Pasul 3. Solicitați o declarație a beneficiilor pentru sănătate plătite

Unii hoți de identitate vă vor schimba adresa de poștă. În consecință, este posibil să nu primiți nicio comunicare de la asigurătorul dvs. Din acest motiv, ar trebui să vă sunați anual la asigurător și să solicitați o copie a prestațiilor de sănătate plătite pentru anul respectiv.

Prevenirea furtului dosarului medical Pasul 18
Prevenirea furtului dosarului medical Pasul 18

Pasul 4. Corectați erorile din dosarele dvs. medicale

Ar trebui să scrieți o scrisoare asigurătorului și furnizorilor de servicii medicale. Indicați ce informații sunt inexacte. Trimiteți scrisoarea dvs. prin poștă certificată, chitanță de retur solicitată.

  • Dacă din fericire ați obținut copii ale fișelor medicale înainte de fraudă, atunci le puteți arăta asigurătorului și furnizorilor cum ar trebui să arate istoricul medical.
  • Includeți și o copie a raportului dvs. de poliție.
  • Furnizorii de servicii medicale sau planul dvs. de sănătate trebuie să schimbe informații eronate. În caz contrar, spuneți-le că doriți să includeți o scurtă „declarație de dispută” în înregistrare. Afirmația poate fi scurtă. Puteți spune ceva de genul „Nu am vizitat niciodată doctorul la următoarele date” și apoi listați datele.
Prevenirea furtului dosarului medical Pasul 19
Prevenirea furtului dosarului medical Pasul 19

Pasul 5. Trageți o copie a raportului dvs. de credit

Datoriile medicale neplătite vor fi raportate celor trei agenții naționale de raportare a creditelor (ARC) - TransUnion, Equifax și Experian. Puteți obține o copie gratuită a acestor rapoarte de credit în fiecare an. Nu solicitați o copie direct de la CRA. În schimb, utilizați una dintre următoarele metode:

  • Sunați la 1-877-322-8228. Raportul dvs. ar trebui să vă fie trimis prin poștă.
  • Accesați https://www.annualcreditreport.com. Introduceți informațiile dvs. și veți primi raportul dvs. de credit electronic.
  • Completați formularul anual de solicitare a raportului de credit al Comisiei federale pentru comerț, disponibil aici: https://www.consumer.ftc.gov/articles/pdf-0093-annual-report-request-form.pdf. Puteți trimite prin formular formularul completat la adresa tipărită pe acesta.
Prevenirea furtului dosarului medical Pasul 20
Prevenirea furtului dosarului medical Pasul 20

Pasul 6. Raportați furtul de identitate medicală autorităților

Trebuie să anunțați poliția că cineva v-a furat identitatea și a folosit-o pentru a comite furt de identitate medicală. Asigurați-vă că obțineți o copie a raportului poliției.

  • Dacă ați fost victima unei fraude Medicare, atunci sunați la 1-800-633-4227.
  • Victimele fraudelor Medicaid ar trebui să sune la 1-800-447-8477.
Prevenirea furtului de înregistrări medicale Pasul 21
Prevenirea furtului de înregistrări medicale Pasul 21

Pasul 7. Contestați orice datorie medicală rău din raportul dvs. de credit

Treceți și verificați dacă vedeți datorii medicale neplătite raportate în istoricul dvs. de credit. Din păcate, cele trei ARC nu publică datorii medicale rele (neplătite) timp de 180 de zile după ce a fost raportată. Cu toate acestea, ar trebui să vă uitați la raportul dvs. de credit o dată pe an.

  • Dacă găsiți o datorie care nu a fost a dvs., atunci ar trebui să o contestați. Ar trebui să scrieți o scrisoare de dispută către CRA pe care a fost raportată datoria. Puteți utiliza un exemplu de scrisoare de dispută disponibil de la FTC aici:
  • CRA va cere entității care a înregistrat datoria medicală să investigheze. Ar trebui să primiți un răspuns în termen de 30-45 de zile.

Recomandat: